Проверить учёт можно без знания проводок. Смотрите не на отчёты, а на то, сходится ли учёт с реальностью: с банком, с документами, с тем, что вы помните о своих сделках. Если каждая операция оставляет след и её можно найти, дыр, скорее всего, нет.
Начните с банка, а не с отчётов
Банковская выписка — самая честная точка опоры. В ней видно каждое поступление и каждый платёж, и их нельзя «забыть» так же легко, как бумажный документ. Возьмите выписку за месяц и пройдитесь по ней глазами.
По каждому поступлению вы должны понимать, за что пришли деньги. Если видите платёж, о котором ничего не помните, — это первая дыра. По каждому списанию должен быть документ: счёт, акт, договор, чек. Если списание есть, а документа нет, бухгалтер либо не получил его, либо не провёл.
Отдельно посмотрите на переводы между своими счетами и на возвраты. Такие операции часто зависают: деньги ушли, а в учёте отразились только с одной стороны.
Сверьте документы с тем, что вы подписывали
Вспомните сделки за последние месяцы: с кем работали, что отгружали, какие услуги оказывали. Теперь попросите показать, где каждая из них в учёте. Не ищите сами в программе — просто спросите и посмотрите, как быстро вам ответят.
Хороший признак — бухгалтер находит сделку по названию контрагента или по сумме за минуту. Плохой — начинает объяснять, что «это не проводилось, потому что не было документов». Тогда встречный вопрос: а запрос на документы вам направляли?
Проверьте и обратную сторону: нет ли в учёте сделок, которых не было. Дубликаты счетов, лишние акты, задвоенные поступления — такая же дыра, только с другого края.
Посмотрите на долги и остатки
Откройте список тех, кто должен вам, и тех, кому должны вы. По каждой крупной сумме вы должны помнить, откуда она взялась. Если в списке висит контрагент, с которым вы не работаете уже давно, — разберитесь, почему долг не закрыт.
То же с товарами и материалами. Если по учёту на складе что-то числится, а физически этого нет, остатки недостоверны. И наоборот: получили товар, но в учёт он не попал — значит, и затраты не учтены.
Отдельно спросите про зависшие авансы. Вы перечислили предоплату, сделка не состоялась, деньги не вернули — такая сумма не должна молча лежать в учёте годами.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Вопросы работают лучше, чем попытка самому разобраться в регистрах. Спрашивайте коротко и просите короткий ответ.
- Как вы узнаёте о новой сделке — я вам присылаю документы или вы запрашиваете сами?
- Что происходит, если документ так и не пришёл: вы напоминаете или ждёте?
- Как я узнаю, что по сделке не хватает бумаг?
- Покажите, где в учёте вот эта конкретная операция.
- Какие операции за прошлый месяц вы провели без документа?
Последний вопрос самый показательный. Если ответ «никаких», попросите подтвердить это выпиской или списком. Если ответ расплывчатый — проверяйте дальше.
Тревожные сигналы
Первый — вы не можете получить ответ о конкретной сделке сразу. Второй — документы у бухгалтера «находятся потом», после вашего напоминания. Третий — вы сами не помните часть операций в выписке: значит, их никто не разобрал.
Четвёртый сигнал — учёт живёт отдельно от вас. Вам не приходят запросы на документы, вам не задают вопросов по сделкам, вам не показывают расхождения. Пятый — суммы в отчётах меняются задним числом без объяснений.
Шестой — бухгалтер работает с тем, что дали, и не сверяется с банком. Тогда всё, что прошло мимо документов, просто выпадает.
Что делать, если нашли дыры
Сначала соберите список: какие операции без документов, какие документы есть, но не проведены, какие суммы висят непонятно почему. Дальше разделите: что можете закрыть вы (договоры, акты, переписка с контрагентом), а что должен сделать бухгалтер.
Затем договоритесь о правиле: каждая операция по банку получает документ или пометку, почему его нет. И о регулярной сверке — раз в месяц вы смотрите выписку и список незакрытых вопросов.
Если дыр много и они копятся месяцами, обсудите восстановление учёта. Это отдельная работа: поднять первичные документы, сверить с банком, привести остатки в порядок. Чем раньше начать, тем меньше сделок придётся восстанавливать по памяти.
Частые вопросы
Как часто проверять учёт, если сделок немного?
Достаточно сверяться с банковской выпиской раз в месяц. Раз в квартал проходите по списку долгов и незакрытых сделок.
Что делать, если документ от контрагента так и не пришёл?
Зафиксируйте, что его нет, и держите вопрос открытым. Не закрывайте сделку «на словах» — иначе она останется дырой в учёте.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в проводках?
Да. Сверяйте учёт с банком, с подписанными документами и с тем, что помните о сделках. Расхождения видны и без знания проводок.
Бухгалтер говорит, что всё в порядке. Как убедиться?
Попросите показать конкретную сделку в учёте и список операций без документов. Если показать не могут — проверяйте дальше.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.