Качественная подготовка к аудиту видна не по толщине папок, а по порядку в документах и по тому, как бухгалтер отвечает на ваши вопросы. Если вы можете быстро получить любую цифру с пояснением, а документы сходятся между собой, учёт, скорее всего, ведётся нормально. Ниже — проверки, которые владелец может сделать сам, без отчётов и специальных знаний.
Документы собираются быстро и без вашего напоминания
Попросите показать первичные документы по любой крупной сделке за прошлый месяц: договор, счёт, акт, платёжку. Хороший признак — бухгалтер находит всё за несколько минут и складывает в одну папку или подборку. Плохой — начинает искать по почте, просит у менеджеров, обещает «завтра».
Проверьте, как хранятся документы за прошлые периоды. Если их можно поднять по названию контрагента или дате, это говорит о системе. Если всё лежит вперемешку в ящиках и файлах с непонятными именами, при аудите придётся тратить время на разбор.
Отдельно посмотрите на документы, которые обычно теряются: акты сверки с контрагентами, подтверждения от поставщиков, документы по возвратам. Их наличие и порядок — хороший сигнал.
Цифры в учёте совпадают с реальностью
Возьмите выписку по расчётному счёту за месяц и сравните с тем, что бухгалтер показывает в учёте. Суммы поступлений и списаний должны совпадать. Расхождения бывают, но о них бухгалтер должен сказать вам сам, а не выяснять это при проверке.
Спросите, сколько у компании числится денег, долгов и запасов на текущую дату. Бухгалтер, который ведёт учёт качественно, отвечает быстро и поясняет, откуда взялась цифра. Если ответ начинается с «надо посмотреть» и длится днями, это повод разобраться.
Сверьте список контрагентов, с которыми вы реально работаете, с тем, что есть в учёте. Лишние или пропавшие названия — сигнал, что документы вносятся с задержкой или не вносятся вовсе.
У бухгалтера есть ответы на неудобные вопросы
Задайте несколько простых вопросов. Что изменилось в учёте за последний квартал? Какие операции вызывают сомнения и почему? Что нужно от вас, чтобы закрыть период? Спокойные и конкретные ответы — хороший признак.
Спросите, какие документы не хватает прямо сейчас. Качественный учёт означает, что бухгалтер знает о пробелах и говорит о них заранее, а не после того, как пришёл запрос от аудитора или из налоговой.
Поинтересуйтесь, как оформляются нестандартные операции: займы, возвраты, операции с имуществом, расчёты с сотрудниками. Если на каждый такой случай есть понятное объяснение и подтверждающие документы, это признак порядка.
Тревожные сигналы, которые видно сразу
Первый сигнал — вы не можете получить цифры по компании в течение дня. Второй — документы подписываются задним числом и пачками перед сдачей отчётности. Третий — бухгалтер избегает письменных ответов и просит «решать вопросы голосом».
Насторожить должно и то, что вы не видите, кто и когда вносил изменения в учёт. Если нет следов правок и пояснений к ним, при аудите будет сложно объяснить расхождения.
Ещё один признак — постоянные «технические» операции, которыми закрывают дыры в документах. Их наличие само по себе не приговор, но если их много и они повторяются, стоит разобраться, что за ними стоит.
Что делать при тревожных сигналах
Начните с разговора: попросите бухгалтера показать, как устроен учёт по одному участку — например, по расчётам с поставщиками. По этому срезу обычно видно, есть ли система.
Зафиксируйте, какие документы и в какие сроки должны попадать в учёт. Договоритесь, что о пробелах вам сообщают заранее, а не в последний момент.
Если картина не меняется, рассмотрите передачу учёта другому бухгалтеру или на сопровождение. Перед этим соберите документы за текущий период и попросите проверить учёт по отдельным участкам — так вы увидите состояние дел до того, как начнётся аудит.
Частые вопросы
Как понять, что учёт в порядке, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Смотрите на скорость ответов и на совпадение цифр с реальностью. Если бухгалтер быстро находит документы и объясняет цифры простыми словами, это хороший признак.
Что спросить у бухгалтера в первую очередь?
Спросите, каких документов не хватает сейчас и что нужно от вас, чтобы закрыть период. Ещё один полезный вопрос — какие операции за последнее время вызывают сомнения.
Какие документы проверить самому?
Возьмите выписку по счёту и сравните с учётом, а по одной крупной сделке попросите собрать весь комплект документов. Так вы увидите и порядок хранения, и точность цифр.
Когда стоит менять бухгалтера?
Если вы не получаете цифры и документы в разумное время, а пробелы всплывают только перед проверкой, стоит рассмотреть смену. Перед этим проверьте учёт по отдельным участкам, чтобы понимать состояние дел.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.