Проверить первичные документы можно без знания бухгалтерии. Достаточно посмотреть, как оформлены бумаги и как быстро вы получаете ответы на простые вопросы. Если хотя бы два признака из пяти вам знакомы, порядок в документах стоит навести до того, как их попросят показать.
Признак первый: в документах есть пустые места
Возьмите папку с документами за прошлый месяц и пролистайте её. В каждом счёте, акте, накладной должны быть заполнены все обязательные поля: кто продавец и покупатель, что именно поставлено или сделано, когда, кто подписал. Пустые строки, прочерки вместо реквизитов, отсутствие расшифровки подписи — всё это делает документ уязвимым.
Отдельно проверьте подписи. Если в компании есть приказ о том, кто вправе подписывать документы, сверьте фамилии с этим приказом. Документ, подписанный человеком без полномочий, легко оспорить.
Признак второй: документы не совпадают с реальностью
Сравните несколько сделок, которые вы помните. В акте указана услуга, которой вы не заказывали? В накладной количество больше, чем реально привезли? В счёте сумма отличается от той, что вы согласовали? Такие расхождения — прямой сигнал, что документы оформляют «для вида».
Проверьте даты. Документ не может быть подписан раньше, чем стороны заключили договор, и позже, чем прошла оплата, если по условиям сделки оплата идёт после поставки. Сдвинутые даты видны при простом сличении договора, акта и выписки по счёту.
Признак третий: вы не видите, что происходит с вашими деньгами
Попросите у бухгалтера короткую сводку: сколько денег на счетах и в кассе, сколько вы должны контрагентам и сколько должны вам, какие обязательные платежи предстоят в ближайшее время. Если такую сводку не могут подготовить быстро или отвечают общими словами, учёт ведётся формально.
Хороший признак — когда вы получаете такую картину регулярно и без напоминаний. Плохой — когда цифры появляются только к отчётной дате и только после ваших просьб.
Признак четвёртый: документы приходят с опозданием и теряются
Спросите себя, как часто вы подписываете документы задним числом. Бывает ли, что акт от поставщика приносят через месяц после услуги? Теряются ли накладные при передаче между вами и бухгалтерией?
Проверьте, есть ли у вас правило: документ попадает в бухгалтерию сразу после сделки, а не в конце квартала. Если документы собирают «к отчёту», часть из них неизбежно потеряется или придёт в неверном виде. Восстанавливать их потом сложнее и дольше.
Признак пятый: на ваши вопросы отвечают «так надо»
Задайте бухгалтеру несколько простых вопросов. Почему эта операция отражена именно так? На каком основании в документе стоит эта сумма? Что будет, если контрагент не пришлёт исправленный акт?
Ответ «так положено» или «вы всё равно не поймёте» — тревожный сигнал. Бухгалтер должен уметь объяснить операцию обычными словами и показать документ, на котором она основана. Если объяснения нет, вы не можете быть уверены, что операция оформлена верно.
Что спросить у бухгалтера
Задайте эти вопросы в спокойной обстановке и запишите ответы.
- Кто в компании отвечает за сбор первичных документов и где они хранятся?
- Как проверяется документ перед тем, как попасть в учёт?
- Что происходит, если контрагент прислал документ с ошибкой?
- Как я узнаю, что документы за месяц собраны полностью?
- Какие документы нужно запросить у контрагента, если сделка была, а бумаг нет?
Ответы покажут, есть ли в работе система или всё держится на памяти одного человека.
Что делать при тревожных сигналах
Начните с инвентаризации: соберите документы за последний период и проверьте их по договорам и выпискам по счёту. Составьте список того, чего не хватает или что оформлено с ошибками.
Затем договоритесь о правилах. Кто и в какой момент передаёт документы в бухгалтерию, кто проверяет их перед подписанием, где хранятся копии. Пропишите это коротко, чтобы правило работало без напоминаний.
Если ошибок много, обсудите с бухгалтером план исправления: какие документы нужно запросить у контрагентов заново, какие подписать корректно, что восстановить. Двигайтесь от крупных сделок к мелким — так вы быстрее закроете главные риски.
Частые вопросы
Можно ли проверить документы, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да. Смотрите на заполненность полей, совпадение сумм и дат с договорами, наличие подписей. Этого достаточно, чтобы заметить явные проблемы.
Что делать, если контрагент не присылает исправленный документ?
Запросите документ письменно и сохраните переписку. Пока исправления нет, не подписывайте спорный вариант и обсудите с бухгалтером, как отразить сделку корректно.
Как часто нужно проверять документы?
Регулярно, а не раз в год. Спокойный ритм — просматривать документы за месяц в начале следующего, пока детали сделок ещё свежи в памяти.
Означает ли один тревожный признак, что учёт плохой?
Не обязательно. Один сбой бывает у всех. Тревожно, когда признаки повторяются из месяца в месяц и никто не может объяснить причину.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.