Закрытие квартала можно оценить без знания проводок. Смотрите на сроки, документы и на то, как бухгалтер отвечает на ваши вопросы. Если отчётность сдана вовремя, цифры в ней совпадают с тем, что вы знаете о бизнесе, а на вопросы вы получаете понятные ответы, учёт, скорее всего, в порядке.
Что должно быть готово к концу квартала
К концу квартала у вас на руках должен быть комплект отчётности и понятное объяснение цифр. Попросите бухгалтера показать отчёт о финансовом результате, баланс и расшифровку основных сумм. Вам не нужно проверять каждую строку, достаточно увидеть, что документы собраны в одном месте и датированы.
Отдельно уточните, какие налоги и взносы начислены за квартал и что уже уплачено. Спросите, есть ли задолженность перед бюджетом и по зарплате. Ответ должен быть коротким и конкретным, без отсылок к сложным расчётам.
Хороший признак — бухгалтер сам присылает итоги квартала, не дожидаясь вашего напоминания. Плохой — вы узнаёте о сданной отчётности постфактум или случайно.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с простого: сравните выписку по расчётному счёту с тем, что бухгалтер отразил в учёте. Суммы поступлений и списаний за квартал должны сходиться. Если в выписке есть операции, которых нет в учёте, спросите, почему.
Посмотрите на дебиторскую и кредиторскую задолженность. Вы примерно знаете, кто вам должен и кому должны вы. Если в отчёте висят контрагенты, с которыми вы давно не работаете, это повод задать вопрос.
Проверьте зарплату. Суммы к выплате сотрудникам должны совпадать с тем, что вы фактически перечисляете. Расхождения по взносам и удержаниям — сигнал разобраться.
Сверьте склад или остатки, если они у вас есть. Данные учёта должны быть близки к реальности. Большие расхождения означают, что документы поступают с задержкой или теряются.
Наконец, посмотрите на налоги. Сумма к уплате должна быть объяснима: вы понимаете, из чего она сложилась. Если цифра вызывает недоумение, попросите расшифровку.
Какие вопросы задать бухгалтеру
Задавайте вопросы простым языком и ждите простых ответов. Спросите, все ли первичные документы получены и что осталось запросить у контрагентов. Уточните, какие операции за квартал остались без подтверждающих документов.
Спросите, как изменились налоги по сравнению с прошлым кварталом и почему. Ответ вроде «так получилось» — не ответ. Вам нужна причина: выросла выручка, появились новые расходы, изменилась ситуация с сотрудниками.
Попросите назвать риски. Что может вызвать вопросы у проверяющих, какие документы стоит подстраховать. Бухгалтер, который видит слабые места, обычно говорит о них сам.
Спросите, что нужно от вас. Какие документы подписать, какие данные предоставить, к какому моменту. Чёткий список задач — признак организованной работы.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — срыв сроков. Если отчётность сдаётся в последний момент или с опозданием, страдает не только репутация: вы можете получить штраф и лишние вопросы. Регулярные переносы говорят о перегрузке или о проблемах в работе.
Второй — размытые ответы. Если на вопрос о сумме налога вам отвечают общими фразами или предлагают «не забивать голову», это плохо. Вы вправе понимать, за что платите.
Третий — расхождения между документами и учётом. Выписки, договоры, акты и отчёты должны согласовываться. Когда бухгалтер не может объяснить разницу, ошибка может быть глубже, чем кажется.
Четвёртый — отсутствие первичных документов. Если часть операций проведена без подтверждения, при проверке эти расходы могут снять. Спросите, какие документы не хватает и кто их должен получить.
Пятый — смена людей без передачи дел. Когда бухгалтер уходит, а документы и доступы остаются в беспорядке, восстановление занимает время и силы.
Что делать при проблемах
Сначала соберите факты. Запросите у бухгалтера письменное объяснение по спорным суммам и список недостающих документов. Письменный ответ дисциплинирует и даёт вам опору для разговора.
Затем проверьте доступы. У вас должны быть доступы к банку, к системе сдачи отчётности и к своим документам. Вы не должны зависеть от одного человека, который хранит всё у себя.
Если ошибки повторяются, обсудите смену подхода: другой бухгалтер, аутсорсинговая компания или штатный сотрудник. Перед переходом проведите сверку: что сдано, что уплачено, какие документы переданы. Зафиксируйте это письменно.
И последнее: не откладывайте разбор на конец года. Проблемы, замеченные в квартале, исправить проще и дешевле, чем тянуть их до годовой отчётности.
Частые вопросы
Как понять, что квартал закрыт хорошо, если я не бухгалтер?
Смотрите на сроки, совпадение цифр с вашими данными и ясность ответов. Если отчётность сдана вовремя, суммы объяснимы, а документы в порядке, поводов для беспокойства мало.
Что делать, если бухгалтер не объясняет цифры?
Попросите письменную расшифровку основных сумм. Если ответы остаются размытыми, стоит задуматься о смене специалиста или о дополнительной проверке учёта.
Какие документы должны быть у меня на руках?
Отчётность за квартал, расшифровки ключевых сумм, сведения об уплаченных налогах и взносах. Также держите у себя доступы к банку и к системе сдачи отчётности.
Как часто проверять работу бухгалтера?
Достаточно смотреть итоги каждого квартала. Регулярная проверка помогает замечать проблемы раньше, чем они превратятся в штрафы и доначисления.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.