Порядок в бухучёте виден по тому, как бухгалтер отвечает на вопросы: называет конкретные документы, сроки и действия или говорит общими словами. Задайте несколько простых вопросов и попросите показать документы. По ответам и по тому, как быстро вы их получаете, многое становится понятно без проверок и аудита.
Спросите, какие документы есть по вашим операциям
Попросите бухгалтера показать, чем подтверждается конкретная сделка: поступление товара, оплата поставщику, выдача зарплаты. Хороший признак — он открывает список документов и называет, чего не хватает. Плохой — отвечает «всё есть» и не может быстро назвать ни одного документа.
Спросите, где хранятся документы и в каком виде: бумажном, электронном или в обоих. Уточните, что произойдёт, если документ потеряется или придёт с опозданием. Бухгалтер, у которого порядок, объяснит, как он это отслеживает и кто отвечает за сбор бумаг от ваших сотрудников.
Проверьте, как устроен обмен документами
Спросите, каким способом вы передаёте бухгалтеру первичные документы и как быстро он их подтверждает. Если ответ звучит как «пришлите когда сможете», это тревожный сигнал. Понятный порядок: у документов есть канал передачи, бухгалтер сообщает о получении и говорит, если чего-то не хватает.
Попросите показать, как выглядит список ваших незакрытых вопросов: неполученные документы, неясные платежи, нерешённые задачи. Такой список должен существовать в каком-то виде. Если бухгалтер не может его показать, скорее всего, он держит всё в голове, а это ненадёжно.
Задайте вопросы про отчётность и платежи
Спросите, какие отчёты вы получаете, с какой периодичностью и в каком виде. Попросите показать последний отчёт, который вам присылали. Если отчёт есть и по нему понятно, сколько вы заработали, сколько потратили и сколько заплатили в бюджет, это хороший признак.
Уточните, как бухгалтер сообщает вам о предстоящих платежах и сроках сдачи отчётности. Порядок — это когда вы узнаёте о платеже заранее и понимаете, откуда взялась сумма. Хаос — когда о платеже вы вспоминаете в последний момент или узнаёте о нём уже после срока.
Проверьте, отвечает ли бухгалтер на вопросы по существу
Задайте вопрос про конкретную операцию из вашей практики и посмотрите на ответ. Хороший бухгалтер говорит, что сделает, какие документы для этого нужны и что будет, если их не будет. Он не боится сказать «не знаю, уточню» — и потом действительно уточняет.
Обратите внимание на то, как он реагирует на ваши вопросы о рисках. Если на любой вопрос звучит «всё нормально, не переживайте», это повод насторожиться. Спокойный и точный ответ про возможные последствия полезнее, чем общие успокоения.
Тревожные сигналы в разговоре
Вас должно насторожить, если бухгалтер не может назвать, какие документы подтверждают ваши операции. Плохо, если он не показывает список незакрытых вопросов и не говорит, чего ему не хватает от вас. Ещё один сигнал — вы не получаете регулярных отчётов и узнаёте о платежах в последний момент.
Обратите внимание, если на вопросы о рисках и последствиях бухгалтер отвечает уклончиво или раздражается. Также тревожно, когда он не может объяснить, почему сумма в отчёте именно такая. Если хотя бы часть этих сигналов совпала, стоит разобраться подробнее.
Что делать, если порядок вызывает сомнения
Начните с простого: попросите бухгалтера показать документы и отчёты по вашим операциям за последнее время. Если он не может этого сделать или отвечает общими словами, обсудите ситуацию прямо. Скажите, какие отчёты и в каком виде вы хотите получать и как хотите передавать документы.
Если договориться не получается, рассмотрите смену бухгалтера. Перед этим соберите все документы по вашим операциям и проверьте, что они у вас есть. Передача дел новому бухгалтеру покажет, насколько всё было в порядке: чем больше документов и пояснений приходится восстанавливать, тем серьёзнее были проблемы.
Частые вопросы
Можно ли оценить бухучёт, не разбираясь в нём?
Да, по нескольким признакам. Смотрите, отвечает ли бухгалтер конкретно, показывает ли документы и присылает ли отчёты регулярно.
Что попросить показать в первую очередь?
Документы по последним сделкам и последний отчёт, который вам присылали. Ещё попросите список незакрытых вопросов и неполученных документов.
Какой ответ бухгалтера должен насторожить?
Общие слова вместо конкретики: «всё в порядке», «всё есть», «не переживайте». Если он не может назвать документы и суммы, это повод разбираться дальше.
Что делать, если бухгалтер не может показать документы?
Обсудите это прямо и договоритесь, какие отчёты и документы вы будете получать. Если ситуация не меняется, рассмотрите смену бухгалтера и заранее соберите все документы по вашим операциям.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.