Проверить, что первичные документы попадают в учёт вовремя, можно без знания бухгалтерии. Смотрите на три вещи: как документы поступают к бухгалтеру, совпадают ли его отчёты с тем, что вы видите в банке и у контрагентов, и задаёт ли он вам вопросы по сделкам. Если хотя бы одно звено даёт сбой, часть операций окажется в учёте с опозданием или не попадёт туда вовсе.
Как устроен нормальный поток документов
Качественный учёт начинается не в программе, а в момент сделки. У вас должен быть понятный порядок: кто собирает документы, куда их складывает и как они передаются бухгалтеру. Если этот порядок описан и выполняется, документы не теряются.
Проверьте, что по каждой закупке, продаже и оплате у вас есть документ от контрагента. Счёт, акт, накладная, чек, выписка — набор зависит от сделки. Бухгалтер должен получать их сразу, а не раз в квартал из вашего стола.
Спросите, в каком виде он принимает документы: бумага, скан, электронный документооборот. Уточните, что происходит, если документ пришёл позже. Хороший ответ — конкретная процедура, а не «разберёмся».
Проверки, которые владелец может сделать сам
Первая проверка — банк. Откройте выписку за месяц и выберите несколько платежей. Спросите бухгалтера, как отражён каждый из них. Если он не может быстро показать операцию в учёте, значит, выписка обрабатывается с задержкой.
Вторая проверка — контрагенты. Возьмите пару поставщиков и сверьте, все ли их акты и накладные у вас есть и переданы бухгалтеру. Расхождения всплывают быстро: у поставщика документ есть, у вас в учёте его нет.
Третья проверка — отчёты. Попросите показать, сколько у вас дебиторской и кредиторской задолженности и из чего она складывается. Если цифры не бьются с вашим представлением о том, кто и сколько вам должен, ищите причину.
Четвёртая проверка — вопросы. Бухгалтер, который видит документы вовремя, задаёт уточнения по сделкам: что это за оплата, почему нет акта, кто подписал. Молчание месяцами — плохой признак.
Что спросить у бухгалтера
Задайте прямые вопросы и смотрите на конкретность ответов. Когда вы получаете документы от контрагентов и как проверяете, что все они дошли? Как вы отслеживаете те, что ещё не пришли?
Спросите, как построена сверка с контрагентами и как часто она делается. Уточните, что происходит с документом, который пришёл с опозданием: где он хранится и когда попадёт в учёт.
Попросите объяснить, по каким операциям у него сейчас не хватает документов. Если список пуст всегда, это повод усомниться. Полный порядок в бумагах бывает редко, а вот честный перечень «вот эти акты ждём» — нормальная рабочая ситуация.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы регулярно слышите, что документы «придут позже», а учёт всё равно закрывается. Значит, часть операций проводится без основания или не проводится совсем.
Второй — расхождения при сверке с контрагентом. Если поставщик присылает акт сверки, а у вас в учёте других сумм, ищите, где потерялся документ.
Третий — бухгалтер не может быстро ответить, отражён ли конкретный платёж. Это говорит о том, что выписки обрабатываются пачками и с задержкой.
Четвёртый — вы сами находите документы, которые не передавали. Например, акт лежит в почте или в мессенджере, а в учёте его нет. Поток документов не выстроен.
Пятый — отчёты не совпадают с реальностью: долг, который вы закрыли, всё ещё висит, или наоборот. Такие расхождения накапливаются и мешают видеть картину бизнеса.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте порядок передачи документов. Определите, кто отвечает за сбор первичных документов с вашей стороны, и куда он их складывает. Договоритесь с бухгалтером о регулярной передаче, например раз в неделю, и о том, как вы будете узнавать о недостающих бумагах.
Заведите простой список: сделка, контрагент, документ, передан или нет. Его можно вести в таблице. Это не бухгалтерия, а контроль за потоком бумаг, и он не требует специальных знаний.
Проводите сверку с ключевыми контрагентами. Так вы сами увидите, где документы расходятся, и успеете исправить это до того, как накопится путаница.
Если после наведения порядка ситуация не меняется, обсудите её прямо. Спросите, что мешает работать вовремя и что нужно изменить. Если ответа нет и расхождения повторяются, стоит подумать о смене порядка работы или того, кто ведёт учёт.
Частые вопросы
Как часто проверять, что документы попадают в учёт?
Достаточно смотреть выписку и список переданных документов раз в месяц. Если сделок много, проверяйте чаще, например раз в неделю.
Что делать, если контрагент задерживает документы?
Запросите документ письменно и зафиксируйте дату запроса. Пока бумаги нет, держите сделку на контроле в своём списке.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сверяйте платежи по банку, документы от контрагентов и суммы долгов. Расхождения видны и без знания проводок.
О чём говорит то, что бухгалтер никогда не задаёт вопросов?
Скорее всего, он не сверяет документы со сделками. Уточните, как он проверяет полноту первичных документов, и попросите показывать список недостающих.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.