Проверить бухгалтерию можно без знания проводок: посмотрите, есть ли на месте первичные документы, отчёты и регистры, и совпадают ли их данные с тем, что вы видите в банке и в договорах. Если документы лежат в порядке, их легко найти и они не расходятся между собой, учёт, скорее всего, ведётся нормально. Если найти что-то нельзя или цифры не сходятся, это повод разбираться.
Что бухгалтерия должна хранить
Начните с перечня. У вас должен быть список документов, которые компания обязана хранить, и понятное место для каждого. Если такого списка нет, попросите бухгалтера его составить — это первая проверка качества работы.
В список обычно входят учётные документы по хозяйственным операциям: договоры, счета, акты, накладные, кассовые документы, банковские выписки. Отдельно — отчётность, которую компания сдаёт, и документы по налогам и взносам. Отдельно — документы по сотрудникам: трудовые договоры, приказы, расчёты по оплате труда.
Спросите, где хранятся документы: в офисе, в архиве, в электронном виде. Важно, чтобы вы как владелец могли получить нужный документ по запросу, а не искать его неделями. Если всё хранится только в голове бухгалтера или в его личной почте, это риск для компании.
Проверка первичных документов
Возьмите выписку по расчётному счёту за любой месяц и выберите несколько операций: оплату поставщику, поступление от покупателя, списание комиссии банка. По каждой попросите документ-основание.
К платежу поставщику должен прилагаться договор, счёт и документ о получении товара или услуги. К поступлению от покупателя — договор и документ об отгрузке или акт. К банковской комиссии — документ банка. Если по операции документов нет, спросите почему.
Проверьте, что документы подписаны и содержат обязательные реквизиты: дату, стороны, предмет, сумму. Документ без подписи или с пустыми полями не подтверждает операцию. Это касается и документов от контрагентов.
Сверка цифр: три простых теста
Первый тест — банк. Сумма поступлений и списаний в учёте должна совпадать с выпиской по счёту. Попросите бухгалтера показать обороты за месяц и сравните с выпиской. Расхождений быть не должно.
Второй тест — контрагенты. Выберите двух-трёх крупных поставщиков или покупателей и сверьте с ними расчёты. Если по вашим данным долг один, а контрагент говорит про другой, значит, в учёте что-то не отражено.
Третий тест — отчётность. Сравните цифры из последней сданной отчётности с тем, что бухгалтер показывает вам сейчас. Доходы и расходы не должны меняться задним числом без объяснений. Если меняются, попросите рассказать, что и почему исправлено.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и посмотрите на реакцию. Спокойный и конкретный ответ — хороший признак. Раздражение или общие слова — повод насторожиться.
Спросите, какие документы за последний месяц не получены от контрагентов и что делается, чтобы их получить. Спросите, есть ли задолженности перед бюджетом и как они закрываются. Спросите, когда последний раз проводилась сверка с налоговой и с ключевыми контрагентами.
Ещё один вопрос: что произойдёт, если вы завтра попросите документы за любой прошлый период. Если ответ «найдём», уточните где и как быстро. Хороший учёт не зависит от того, помнит ли бухгалтер конкретную операцию.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — документы «есть, но потом». Если на любую просьбу отвечают «пришлю позже» и это повторяется, скорее всего, документов нет или они в беспорядке.
Второй сигнал — вы не видите отчётности. Владелец должен получать понятную картину: сколько заработали, сколько должны, сколько должны вам. Если бухгалтер говорит только на языке проводок и не может объяснить цифры простыми словами, это проблема.
Третий сигнал — расхождения при сверке с банком или контрагентами. Одно расхождение можно объяснить, систематические — нет. Четвёртый сигнал — исправления задним числом без вашего ведома.
Пятый сигнал — доступ к банку и к учётной системе есть у людей, которых вы не контролируете, а пароли не меняются при смене сотрудников. Это уже вопрос не только учёта, но и сохранности денег.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте, чего именно не хватает: составьте список отсутствующих документов и расхождений. С этим списком идите к бухгалтеру и просите план устранения. Письменный план с понятными шагами лучше обещаний.
Если расхождения серьёзные, проведите сверку с контрагентами и с банком своими силами или с привлечённым человеком. Восстановите недостающие документы: запросите копии у контрагентов, банка, сотрудников.
Проверьте, кто имеет доступ к деньгам и к учётным данным, и ограничьте его до необходимого. Пароли смените. Если бухгалтерия ведётся outside или у вас нет доступа к документам, обсудите передачу документов и доступов вам.
Когда проблема в качестве работы, а не в одном забытом акте, разумно сменить того, кто ведёт учёт. При передаче дел составьте опись документов и передайте её по акту — так вы будете знать, что именно получили.
Частые вопросы
Как часто владельцу проверять документы?
Достаточно регулярно, например раз в месяц или квартал, смотреть выписку, отчётность и наличие документов по крупным операциям. Регулярная короткая проверка надёжнее одной большой ревизии.
Обязан ли бухгалтер отдавать мне документы?
Документы компании — это документы компании, а не личный архив бухгалтера. Вы вправе получить их копии или оригиналы по запросу; порядок передачи стоит закрепить заранее.
Что делать, если документы потеряны?
Запросите копии у контрагентов и банка, восстановите то, что возможно, и зафиксируйте, чего не хватает. Дальше решайте с бухгалтером, как отразить это в учёте.
Можно ли проверить бухгалтерию, не разбираясь в учёте?
Да. Сверка с банком, сверка с контрагентами и сравнение отчётности с текущими цифрами не требуют знания проводок. Этого достаточно, чтобы заметить проблему.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.