Отсутствие подписи и обязательных реквизитов — самая частая причина, по которой документ не принимают ни проверяющие, ни контрагенты, ни суд. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках: достаточно посмотреть, как оформлены первичные документы и что происходит с ними после подписания. Ниже — что именно открыть, какие вопросы задать бухгалтеру и на что обратить внимание в первую очередь.
Начните с папки первичных документов
Попросите показать первичку за последний закрытый месяц: счета, акты, накладные, кассовые документы, договоры. Выберите несколько документов наугад и посмотрите на них глазами постороннего человека. Понятно ли, кто продавец и кто покупатель, что за товар или услуга, на какую сумму и когда это произошло? Если из документа это не следует, перед вами проблема.
Дальше проверьте подписи. На бумажном документе должна стоять подпись уполномоченного лица, на электронном — действительная электронная подпись. Документ без подписи не подтверждает ничего, даже если сделка реально была. Отдельно посмотрите на исправления: зачёркивания, замазанные суммы, дописанные от руки реквизиты — всё это снижает доверие к документу.
Проверьте реквизиты и полноту данных
У каждого первичного документа должны быть обязательные реквизиты: название, дата, содержание операции, её измерители, данные сторон и подписи ответственных лиц. Проверьте, совпадают ли названия контрагентов с тем, что вы знаете о своих партнёрах. Ошибка в наименовании или адресе — повод переоформить документ, а не оставлять как есть.
Посмотрите, нет ли в папке документов без даты или с датой, которая не совпадает с реальной отгрузкой. Проверьте, что к каждой операции есть основание: договор, счёт, заявка. Если бухгалтер не может быстро показать, откуда взялась та или иная цифра, это сигнал, что документы собираются не системно.
Сверьте цифры в отчётности с документами
Возьмите последнюю отчётность и сравните её с тем, что видите в первичке. Суммы выручки, расходов и остатков должны быть объяснимы: за каждой строкой стоит конкретный документ. Попросите бухгалтера показать, из каких документов сложилась крупная сумма расходов или необычно большой остаток на складе.
Проверьте, нет ли расхождений между тем, что вы знаете о бизнесе, и тем, что в отчётах. Если вы точно помните крупную сделку, а в документах её нет, или наоборот — разбирайтесь сразу. Расхождение почти всегда означает, что часть документов потеряна или оформлена задним числом.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Спросите, как организован приём документов от контрагентов: кто проверяет подписи и реквизиты, что происходит с документом, если он пришёл с ошибкой. Уточните, есть ли список документов, которые вы обязаны подписывать лично, и как они до вас доходят. Хороший признак — когда бухгалтер сам говорит, чего не хватает, и просит донести.
Спросите, что происходит с документами, которые пришли в последний момент перед сдачей отчётности. Есть ли у бухгалтера привычка принимать неподписанные документы «на потом»? Спросите, как хранятся документы и сможете ли вы получить любой из них по первому требованию. Если ответы расплывчаты, проверьте несколько документов самостоятельно.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — документы без подписей или с подписями, которые вы не ставили. Второй — реквизиты, которые не совпадают с реальными данными контрагентов. Третий — когда бухгалтер не может быстро показать основание для крупной суммы в отчётности.
Обратите внимание, если документы появляются задним числом, если в папке много копий и мало оригиналов, если электронные документы приходят без подписи. Тревожно и тогда, когда бухгалтер избегает показывать первичку или отвечает общими словами. Любой из этих сигналов стоит разобрать, пока проверка или спор с контрагентом не сделали это за вас.
Что делать при проблемах
Сначала соберите все документы, которые вызывают сомнения, и составьте список: что не подписано, где нет реквизитов, где цифры не сходятся. Попросите бухгалтера объяснить по каждому пункту, что произошло и как это исправляется. Если ошибки единичные, их можно исправить: переоформить документ, получить подпись, запросить корректный экземпляр у контрагента.
Если проблема системная, стоит пересмотреть порядок работы с документами: кто и когда проверяет подписи и реквизиты, как хранятся оригиналы, кто отвечает за приём документов от контрагентов. При серьёзных расхождениях в отчётности разумно провести сверку с контрагентами и привести документы в порядок до того, как это сделают проверяющие. Если бухгалтер не может объяснить происхождение цифр, подумайте о смене подхода к учёту.
Частые вопросы
Как быстро проверить, все ли документы подписаны?
Возьмите первичку за последний закрытый месяц и выборочно посмотрите несколько документов. Проверьте наличие подписи или электронной подписи и обязательных реквизитов. Если хотя бы часть документов вызывает сомнения, разбирайте весь месяц.
Что делать, если контрагент прислал документ без подписи?
Не принимайте его в учёт и запросите корректный экземпляр. Документ без подписи не подтверждает операцию, и исправлять это задним числом сложнее, чем сразу получить правильный вариант.
Можно ли исправить документ с ошибкой в реквизитах?
Да, обычно документ переоформляют или вносят исправление по установленным правилам. Важно, чтобы исправление было видно и подтверждено сторонами, а не замазано.
Как понять, что бухгалтерия ведётся качественно?
Документы подписаны, реквизиты совпадают с реальными данными, а по каждой сумме в отчётности есть основание. Бухгалтер сам говорит о нехватке документов и может показать любой из них по вашему запросу.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.