Порядок в документах виден не по толщине папок, а по тому, что любую бумагу можно найти за пару минут и объяснить, откуда она взялась. Проверить это владелец может сам, без специальных знаний. Достаточно задать несколько вопросов и посмотреть на несколько вещей.
Документ можно найти, а не вспомнить
Попросите бухгалтера найти конкретный документ: договор с поставщиком за прошлый год, счёт на оплату, акт выполненных работ. Смотрите не на результат, а на процесс. Если поиск идёт через понятную структуру папок или учётную программу — это хороший знак. Если начинаются звонки, переписка и «сейчас посмотрю в почте» — порядок под вопросом.
Хороший признак — у каждого документа есть своё место, привязанное к периоду и контрагенту. Плохой — документы лежат стопками по мере поступления, а разбирать их приходится задним числом.
Первичка совпадает с тем, что вы знаете о бизнесе
Вы как владелец знаете, с кем работаете и за что платите. Сверьте: в учёте отражены те же поставщики, покупатели и суммы, что вы помните. Если в документах появляются контрагенты, о которых вы не слышали, это повод разобраться.
Обратная ситуация тоже тревожная: вы точно знаете, что сделка была, а в документах её нет. Значит, первичка собирается не полностью, и учёт показывает не реальную картину, а удобную.
Проверьте, что по каждой крупной операции есть подтверждение: договор, счёт, акт, платёжный документ. Отсутствие хотя бы одного элемента — сигнал, что цепочка документов не выстроена.
Отчётность сдаётся вовремя и без сюрпризов
Спросите бухгалтера, какие отчёты и в какие сроки сдаются по вашей компании. Ответ должен быть чётким и без запинки. Если бухгалтер путается в датах или говорит, что «там всё под контролем, не переживайте», — уточняйте дальше.
Попросите показать подтверждения сдачи отчётности за последние периоды. Это могут быть квитанции, протоколы отправки, отметки о приёме. Их наличие — простой и понятный признак, что работа идёт по календарю, а не в последний момент.
Отдельно спросите, приходили ли по компании требования, уведомления или запросы от проверяющих. Скрытые письма — частая причина неприятных открытий спустя месяцы.
Вы понимаете, что происходит с вашими деньгами
Бухгалтер должен уметь объяснить простыми словами, сколько компания заработала, сколько потратила и что осталось. Не формулами и терминами, а по-человечески. Если на вопрос «почему прибыль есть, а денег на счёте нет» вы не получаете внятного ответа, это тревожно.
Хороший признак — регулярные отчёты, которые вы получаете сами, без напоминаний. Плохой — когда цифры появляются только по вашему запросу и каждый раз не совпадают с прошлыми.
Проверьте, что вы понимаете назначение крупных платежей в выписке банка. Если там есть списания, которые вы не можете объяснить, — разбирайтесь сразу, а не в конце года.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов и посмотрите на реакцию. Спокойные и конкретные ответы — хороший знак. Раздражение или общие слова — повод насторожиться.
- Где хранятся документы и как вы их находите?
- Какие отчёты по компании сдаются и когда?
- Что вы делаете, если не хватает какого-то документа от контрагента?
- Как я узнаю, что с отчётностью всё в порядке?
- Что происходит, если проверяющие присылают запрос?
Ответы не обязаны быть одинаковыми у разных бухгалтеров. Важно, чтобы они были понятными и не менялись от раза к разу.
Тревожные сигналы
Есть несколько признаков, при которых стоит насторожиться. Документы хранятся в личной почте бухгалтера или на его домашнем компьютере. Отчётность сдаётся, но подтверждений вы не видели ни разу. На ваши вопросы отвечают «это не ваше дело» или «вы всё равно не поймёте».
Ещё один сигнал — частая смена людей, которые ведут ваши документы, без объяснений. И ситуация, когда при уходе бухгалтера выясняется, что часть бумаг восстановить невозможно.
Что делать, если порядок под вопросом
Начните с разговора: обозначьте, что хотите видеть документы и подтверждения. Попросите навести порядок в хранении и настроить регулярные отчёты для вас. Часто этого достаточно.
Если после разговора ничего не меняется, стоит проверить дела независимо: посмотреть, что сдано, что хранится и чего не хватает. По итогам решайте, продолжать работу или передавать документы другому бухгалтеру. Чем раньше вы это сделаете, тем проще будет восстановить картину.
Частые вопросы
Как часто владельцу смотреть на документы?
Достаточно регулярно получать короткий отчёт и иногда проверять поиск конкретных бумаг. Главное — не оставлять бухгалтерию без внимания на год.
Обязательно ли хранить бумажные документы?
Часть документов может храниться в электронном виде, но правила хранения зависят от типа бумаг. Уточните у бухгалтера, что и в каком виде хранится у вас.
Что делать, если бухгалтер уходит?
Запросите перечень документов и доступы к учётной системе заранее. Передача дел должна быть оформлена, чтобы вы понимали, что получили.
Можно ли проверить всё самому без знаний?
Полностью — нет. Но найти документ, сверить контрагентов и увидеть подтверждения сдачи отчётности вы можете без специальной подготовки.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.