Акт сверки показывает, совпадают ли ваши записи об оплатах с записями поставщика. Если в нём есть расхождения, часть ваших платежей поставщик не видит или не признаёт. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках.
Что вообще показывает акт сверки
Акт сверки — это таблица из двух частей: что числится за вами и что числится за поставщиком. По каждой строке видно документ, дату и сумму. Итог — сальдо: кто кому и сколько должен по бумагам.
Для вас главное — не итог, а построчное совпадение. Ваш платёж должен стоять в акте со стороны поставщика. Если он стоит только у вас, значит поставщик ваши деньги не подтверждает.
Три проверки, которые владелец делает сам
Первая проверка — построчное сравнение. Возьмите выписку по расчётному счёту за период сверки и найдите каждый платёж в акте. Платёж, которого нет в акте, — первый сигнал.
Вторая проверка — даты. Один и тот же платёж может стоять в разных месяцах у вас и у поставщика. Тогда сальдо сходится, а сроки нет. Это тоже расхождение, и его нужно объяснить.
Третья проверка — назначение платежа. В акте напротив суммы должно быть понятно, за что она. Если вместо номера счёта или договора стоит общая фраза, поставщик мог отнести деньги к другому обязательству.
Отдельно посмотрите на возвраты и зачёты. Если вы платили за одно, а поставщик закрыл этим другую поставку, в акте появится путаница. Такие строки проверяйте первыми.
Что означают расхождения на практике
Самая частая причина — платёж не опознан. Деньги пришли, но в назначении платежа нет ссылки на договор или счёт. Поставщик не смог связать платёж с вашим лицевым счётом.
Вторая причина — платёж прошёл через третье лицо. Если за вас платил другой человек или компания, поставщик может не зачесть сумму в вашу задолженность. В акте она останется висеть.
Третья причина — документы не переданы. Поставка была, но счёт или закрывающий документ до поставщика не дошёл. Тогда у него числится долг, а у вас — оплата.
Бывает и обратное: поставщик подтверждает оплату, которой у вас нет. Это повод проверить, не было ли платежа, о котором вы не знаете, или ошибки в его учёте.
Что спросить у бухгалтера
Спросите прямо: какие строки акта расходятся с нашей выпиской и почему. Ответ должен быть конкретным — с номерами платежей и объяснением по каждому.
Попросите показать, как в учёте отражены спорные оплаты. Вам не нужны проводки, достаточно ответа: платёж зачтён, висит в авансах или отнесён к другому договору.
Уточните, отправляли ли поставщику акт сверки со своей стороны и что он ответил. Молчание поставщика — не подтверждение, а незакрытый вопрос.
Спросите, есть ли по этим контрагентам неподтверждённые суммы в целом, а не только за выбранный период. Расхождение может тянуться с прошлых лет.
Тревожные сигналы
Первый — бухгалтер не может объяснить расхождение словами. Если ответ сводится к «там всё нормально», а строки не сходятся, разбирайтесь дальше.
Второй — акт не подписан поставщиком или подписан без печати и расшифровки. Такой документ ничего не подтверждает.
Третий — расхождения повторяются из месяца в месяц по одному и тому же контрагенту. Значит, причина не разовая ошибка, а порядок работы.
Четвёртый — вы не получаете акты сверки вовсе. Тогда проверить нечего, и долг может накопиться незаметно.
Что делать при расхождениях
Сначала соберите свою сторону: выписку по счёту, платёжные поручения, счета и договоры по спорным суммам. Без этого разговор с поставщиком будет беспредметным.
Затем направьте поставщику свой акт сверки с отметкой о разногласиях. Укажите в нём платежи, которые он не подтверждает, и приложите копии документов.
Параллельно попросите бухгалтера привести учёт в соответствие с подтверждёнными документами. Если платёж не опознан, его нужно переоформить или уточнить назначение.
Если расхождение связано с оплатой через третье лицо, оформите документы, которые связывают этот платёж с вашим договором. Иначе сумма так и будет висеть.
Когда поставщик не отвечает, зафиксируйте свою позицию письменно. Письмо с описью вложения и уведомление о вручении пригодятся, если спор дойдёт до разбирательства.
Частые вопросы
Поставщик прислал акт с долгом, которого я не признаю. Что делать?
Направьте ему свой акт с разногласиями и приложите платёжные документы по спорным суммам. Письменный ответ с вашей позицией важнее устных переговоров.
Это ошибка поставщика или моя?
Смотрите на назначение платежа и даты. Если платёж есть в вашей выписке, но не опознан поставщиком, причина чаще в оформлении, а не в деньгах.
Нужно ли подписывать акт, если суммы не сходятся?
Подписывать можно с отметкой о разногласиях. Подпись без замечаний означает, что вы согласны с цифрами поставщика.
Как часто проверять акты сверки?
Регулярно, по каждому крупному поставщику. Чем короче период между сверками, тем проще найти причину расхождения.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.