Электронные документы хранятся ненадёжно, если вы не можете быстро получить нужный файл, не понимаете, где лежит оригинал, и не видите, кто и когда вносил изменения. Проверить это можно самому, без специальных знаний. Достаточно задать бухгалтеру несколько вопросов и посмотреть на несколько вещей своими глазами.
Вы не можете найти документ за пару минут
Попросите бухгалтера найти конкретный документ: счёт от поставщика, акт, договор. Назовите контрагента и примерный период. Смотрите, сколько времени это займёт и что вам покажут.
Если поиск идёт через переписку в мессенджере, по памяти или через несколько папок с непонятными названиями, это плохой признак. Хороший признак — когда документ находится по названию контрагента, дате или номеру. И когда вы сами можете открыть папку и увидеть там файлы, а не только слышать «я найду и пришлю».
Отдельно проверьте, есть ли у вас доступ к архиву. Если все документы хранятся только на компьютере бухгалтера или в его личном облаке, вы зависите от одного человека. При смене бухгалтера или поломке техники документы могут оказаться недоступны.
Названия файлов ничего не говорят
Откройте любую папку с документами и посмотрите на имена файлов. Плохо, когда там набор вида «документ», «скан», «новый документ», «1», «итог». По таким названиям невозможно понять, что внутри, не открывая каждый файл.
Хороший признак — когда из названия видно, что это за документ, от кого и за какой период. Тогда архив можно передать другому человеку, и он разберётся без объяснений. Это же помогает при проверках и запросах от контрагентов.
Спросите бухгалтера, по какому принципу раскладываются документы. Если ответ звучит как «я и так помню, где что», значит, система хранения держится на памяти одного человека.
Непонятно, где оригинал, а где копия
Электронный документ может быть подписан электронной подписью, а может быть просто сканом бумаги. Это разные вещи. Скан не заменяет оригинал, и по нему не всегда можно подтвердить сделку.
Попросите показать, как хранятся документы, подписанные электронной подписью. Уточните, хранятся ли файлы подписи вместе с документами. Если бухгалтер не может ответить, где лежит подпись и чем её можно проверить, это тревожный сигнал.
Спросите и про бумажные оригиналы. Где они лежат, кто отвечает за их сохранность, что происходит, когда место заканчивается. Если ответа нет, документы могут потеряться при переезде или увольнении сотрудника.
Нет следов правок и истории изменений
Спросите, можно ли увидеть, кто и когда менял файл. Если документы лежат в системе, где ведётся история изменений, это хороший признак. Если файлы просто перезаписываются, следов не останется.
Проверьте, не хранятся ли рабочие версии вперемешку с финальными. Плохо, когда в одной папке лежат черновики, старые версии и итоговые документы без пометок. Тогда непонятно, какой файл настоящий.
Спросите, что происходит, если документ случайно удалили или испортили. Есть ли копия, можно ли восстановить. Если ответ «будем аккуратнее», значит, защиты нет.
Нет резервных копий и понятного доступа
Уточните, делаются ли резервные копии и где они хранятся. Копия на том же компьютере не спасает: при поломке пропадут оба варианта. Копия должна лежать отдельно от основного архива.
Спросите, кто имеет доступ к документам. Если доступ есть у всех подряд или у людей, которые уже не работают с вами, это риск. Доступ должен быть у тех, кому он нужен, и его нужно закрывать, когда человек уходит.
Проверьте, что будет, если бухгалтер заболеет или уйдёт. Сможет ли другой человек открыть архив и продолжить работу. Если нет, вы в уязвимом положении.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и запишите ответы. Где хранятся документы: на компьютере, в облаке, в программе. Кто ещё имеет доступ. Как называется файл с конкретным документом. Как отличить оригинал от скана. Делаются ли резервные копии и где. Что происходит при увольнении сотрудника с доступом.
По ответам многое станет понятно. Если бухгалтер отвечает спокойно и показывает всё на месте, скорее всего, порядок есть. Если ответы путаные, а показать ничего не получается, стоит разобраться глубже.
Тревожные сигналы и что делать
Тревожно, если документы есть только в переписке. Если вы не можете сами открыть архив. Если названия файлов ничего не значат. Если нет резервных копий. Если доступ есть у посторонних. Если на вопросы о хранении отвечают общими словами.
При таких сигналах начните с простого: попросите собрать архив за прошлый период в понятную структуру и дать вам доступ. Обсудите, как будут называться файлы и где будут лежать копии. Договоритесь, что доступ закрывается, когда человек перестаёт работать с вашими документами.
Если договориться не получается, подумайте о смене того, кто ведёт учёт. Перед этим заберите свои документы в понятном виде. Проверьте, что архив открывается и что в нём есть всё нужное. Лучше потратить время на это заранее, чем искать документы в спешке.
Частые вопросы
Как быстро понять, что с хранением документов проблемы?
Попросите найти конкретный документ и показать его вам. Если поиск идёт долго, через переписку или по памяти, порядок стоит проверить глубже.
Обязательно ли хранить документы в облаке?
Нет, способ хранения вы выбираете сами. Важно, чтобы архив был доступен вам, защищён от потери и понятен другому человеку.
Что делать, если бухгалтер хранит всё только у себя?
Попросите дать вам доступ и собрать архив в понятном виде. Если это невозможно, стоит задуматься о смене того, кто ведёт учёт.
Можно ли проверить хранение, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Достаточно посмотреть, как называются файлы, найти пару документов и задать вопросы о доступе и копиях.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.