Проверить сохранность оригиналов можно без знания бухгалтерии. Достаточно посмотреть, как организовано хранение, выбрать несколько сделок и пройти по ним от документа к записи в учёте. Если бумаги находятся быстро и совпадают с тем, что отражено в учёте, порядок есть.
Зачем владельцу вообще это проверять
Оригинал подтверждает, что операция была на самом деле. Если документ потерян, расход может оказаться неподтверждённым, а вычет — спорным. Восстанавливать бумаги долго: придётся запрашивать копии у контрагентов, банков, перевозчиков.
Отвечает за хранение сама компания, а не бухгалтер лично. Поэтому проверка — это ваша задача как руководителя или предпринимателя, а не недоверие к сотруднику.
Как устроено хранение: что должно быть в офисе
Спросите, где лежат оригиналы и кто имеет к ним доступ. Хороший признак — отдельное место хранения, а не папки на рабочем столе и не коробки в подсобке.
Попросите показать опись или реестр документов. По нему должно быть понятно, что за документ, от какого контрагента, за какой период и где он хранится. Если описи нет, попросите её завести.
Уточните, как устроен порядок выдачи. Кто и на каком основании забирает оригинал, где это фиксируется и когда документ возвращается на место. Документы, которые уходят наружу, полезно отдавать под отметку о получении.
Отдельно спросите про электронные документы. Если часть первички подписана электронно, она должна храниться так, чтобы её можно было открыть и предъявить. Проверьте, что доступ к этому хранилищу есть не только у одного человека.
Пять проверок, которые владелец может сделать сам
Первая — выборка по сделкам. Возьмите несколько операций за разные месяцы: закупку, продажу, оплату. Попросите показать оригиналы по каждой. Документы должны находиться за пару минут, а не после долгих поисков.
Вторая — сверка с учётом. По выбранной сделке сравните оригинал с тем, что отражено в учёте: сумма, дата, контрагент, назначение. Расхождения должны объясняться, а не обнаруживаться впервые при вашей проверке.
Третья — папка по контрагенту. Назовите любого крупного поставщика или покупателя и попросите поднять все документы по нему за период. Так видно, ведётся ли хранение по контрагентам или бумаги свалены в общую кучу.
Четвёртая — документы на подпись. Посмотрите, что вам приносят подписывать. К каждой бумаге должен прилагаться комплект: договор, счёт, подтверждение поставки или оказания услуги. Подписывать документ в одиночку, без основания, не стоит.
Пятая — возврат документов. Проверьте, что оригиналы, которые вы или сотрудники забирали наружу, вернулись на место. Это самая частая точка потерь.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и попросите короткие ответы. Как организовано хранение оригиналов и где оно находится? Есть ли опись и как часто она обновляется? Что происходит, когда документ нужен контрагенту или проверяющему?
Спросите, как поступают с документами, которые пришли с опозданием или в неполном виде. Кто отвечает за то, чтобы комплект был полным, и как это отмечается.
Уточните, что делать, если оригинал всё-таки потерян. Должен быть понятный порядок: запросить копию у контрагента, зафиксировать факт, решить, чем подтвердить операцию.
Попросите показать, как вы сами можете быстро найти любой документ. Если для этого нужен только бухгалтер, вы зависите от одного человека.
Тревожные сигналы
Насторожитесь, если оригиналы хранятся вперемешку с черновиками и копиями. Если никто не может назвать место хранения и не ведёт опись. Если документы забирают без отметок и не возвращают.
Плохой признак — когда на ваши вопросы отвечают общими словами и обещают «разобраться позже». Ещё хуже, если при проверке выбранной сделки документ не находится или не совпадает с учётом.
Отдельный сигнал — если подписанные вами бумаги потом не встречаются в хранилище. И если доступ к документам имеет человек, который уже не работает в компании.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте, чего именно не хватает. Составьте список: какие документы, по каким сделкам, за какой период. Так вы поймёте масштаб, а не будете действовать наугад.
Затем восстановите утраченное. Запросите копии у контрагентов, банка, у перевозчика или у того, кто выставлял документ. Копию стоит хранить вместе с пометкой, что оригинал утрачен.
После этого наведите порядок в хранении. Заведите опись, определите место хранения, введите правило выдачи под отметку. Назначьте одного ответственного и проверьте, что правило работает.
Повторите проверку через некоторое время по новой выборке сделок. Если документы находятся быстро и совпадают с учётом, порядок держится. Если нет — стоит менять не отдельные бумаги, а подход к хранению.
Частые вопросы
Можно ли проверить сохранность документов, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Достаточно выбрать несколько сделок и попросить показать оригиналы по каждой. Затем сравнить суммы и даты с тем, что отражено в учёте.
Что делать, если оригинал потерян?
Запросить копию у контрагента или в банке и сохранить её с пометкой об утрате оригинала. Параллельно разобраться, на каком этапе документ пропал, чтобы это не повторилось.
Как часто стоит устраивать такую проверку?
Достаточно периодически, но обязательно по разным периодам и разным контрагентам. Регулярная выборка показывает больше, чем одна большая проверка раз в год.
Кто отвечает за хранение оригиналов?
Компания или предприниматель. Бухгалтер может вести эту работу, но ответственность за сохранность документов лежит на владельце бизнеса.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.