Проверить это можно без знания проводок. Смотрите, как быстро документы попадают в учёт, совпадают ли суммы с реальными сделками и есть ли у вас регулярный отчёт о том, что сделано. Если документ ушёл контрагенту, а через неделю его нет в учёте и никто не может сказать, где он, — это сигнал.
Что значит «документ завис»
Счёт выставлен, акт подписан, деньги пришли, а в учёте этих событий нет. Или наоборот: в учёте есть, а в реальности сделка не закрыта. Зависание — это разрыв между тем, что происходит в бизнесе, и тем, что видит бухгалтерия.
Опасность в том, что ошибка всплывает не сразу. Она проявляется позже — при сверке с контрагентом, при подготовке отчётности, при запросе из налоговой. Тогда разбираться приходится в спешке и по неполным данным.
Проверки, которые вы можете сделать сами
Начните с простого: возьмите список сделок за последний месяц. Это могут быть выставленные счета, подписанные акты, отгрузки. Сравните его с тем, что бухгалтер показывает вам в отчёте или в учётной системе.
Проверьте три вещи. Первое — каждая ли сделка из вашего списка отражена в учёте. Второе — совпадают ли суммы и даты. Третье — нет ли в учёте документов, о которых вы не знаете.
Отдельно посмотрите на первичные документы. Счёт, акт, накладная, договор — у каждого должна быть понятная судьба: получен, проверен, проведён, подшит. Если документы лежат в переписке, в мессенджере или на столе и никто не отвечает за их передачу в бухгалтерию, зависания будут.
Ещё одна простая проверка — сверка с контрагентом. Попросите бухгалтера подготовить акт сверки по ключевому партнёру. Если расхождения есть, вы увидите их до того, как они превратятся в проблему.
Что спросить у бухгалтера
Задайте прямые вопросы и посмотрите на ответы. Что происходит с документом после того, как он попал в бухгалтерию? Кто проверяет, что счёт и акт относятся к одной сделке? Как вы узнаёте, что документ не потерялся?
Спросите, как организована работа с первичкой: кто её принимает, в каком виде, что считается подтверждением получения. Попросите показать реестр или список документов, которые сейчас в работе. Хороший признак — если такой список существует и его можно посмотреть.
Уточните, как вы будете узнавать о проблемах. Будет ли бухгалтер сам сообщать, что документ не пришёл или пришёл с ошибкой, или вы узнаете об этом последним. Договоритесь о регулярном коротком отчёте: что проведено, что ждёт, что требует вашего решения.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не можете быстро получить ответ, где находится конкретный документ. Второй — суммы в отчётах не сходятся с тем, что вы знаете о сделках. Третий — бухгалтер работает только по вашим напоминаниям и сам ничего не запрашивает.
Настораживает, когда документы принимают без проверки: лишь бы были. Или когда на вопрос о конкретном счёте отвечают общими словами вместо точного статуса. Также плохо, если вы не видите, что происходит с документами, и узнаёте о состоянии учёта только в момент отчётности.
Отдельно обратите внимание на повторяющиеся ошибки. Если одна и та же проблема с актами или счетами возникает из месяца в месяц, значит, процесс не выстроен, а ошибки просто тушат по одной.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте порядок работы с документами. Определите, кто передаёт первичку в бухгалтерию, в какой срок и в каком виде. Договоритесь, что каждый документ получает статус: получен, проверен, проведён.
Затем введите регулярную сверку. Раз в месяц смотрите список сделок и список проведённых документов рядом. Расхождения разбирайте сразу, а не откладывайте.
Если проблемы повторяются, обсудите их с бухгалтером прямо и по конкретным случаям. Если ситуация не меняется, стоит рассмотреть смену того, кто ведёт учёт, или добавить контроль с вашей стороны. Чем раньше вы заметите зависание, тем дешевле его исправить.
Частые вопросы
Как часто проверять, что документы не зависли?
Достаточно смотреть на это регулярно, например раз в месяц, и сразу после крупных сделок. Главное — делать это до момента отчётности, а не в последний момент.
Можно ли проверить это, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сравнивайте свой список сделок с тем, что отражено в учёте, и просите точный статус по каждому документу. Для этого не нужно знать проводки.
Что делать, если бухгалтер не даёт внятных ответов?
Задавайте вопросы по конкретным документам и просите показать реестр. Если ясности нет и ситуация повторяется, обсудите смену того, кто ведёт учёт.
Кто должен передавать документы в бухгалтерию?
Это зависит от того, как устроен ваш бизнес. Важно, чтобы за передачу отвечал конкретный человек и это было закреплено в порядке работы.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.