За первичные документы в компании отвечает руководитель, а собирать их обязаны те сотрудники, которые совершают хозяйственные операции. Бухгалтер отражает документы в учёте, но не может отвечать за то, чего ему не передали. Проверить это владелец может сам, без специальных знаний.
Кто за что отвечает
Первичный документ появляется там, где происходит операция: на складе, в отделе продаж, у менеджера, который ездит к клиентам. Продавец подписывает накладную, кладовщик принимает товар, менеджер привозит акт от подрядчика. Эти люди и отвечают за то, чтобы бумага дошла до бухгалтерии.
Бухгалтер ведёт учёт на основании того, что получил. Если документ не принесли, в учёте операции не будет. Поэтому вопрос «кто отвечает за первичку» звучит так: кто в компании отвечает за передачу документов в бухгалтерию и кто это контролирует.
Руководитель отвечает за организацию учёта в целом. Это значит, что он утверждает правила документооборота и назначает ответственных. Если правила нет, каждый приносит бумаги как получится, и учёт становится неполным.
Признаки, что учёт ведётся качественно
Документы поступают в бухгалтерию регулярно, а не раз в квартал перед отчётностью. У бухгалтера есть время их проверить и задать вопросы, пока операция свежа в памяти.
У каждого документа понятен источник: от кого он пришёл, к какому договору относится, кто его подписал со стороны компании. Бухгалтер может объяснить по любому начислению, на основании чего оно сделано.
В компании есть утверждённый порядок документооборота: кто какие документы готовит, в какой срок передаёт и кому. Порядок не обязательно оформлять сложно, но он должен быть понятен сотрудникам.
Бухгалтер сам сообщает о проблемах: не хватает документа, в накладной расхождение, контрагент прислал акт без подписи. Молчание в такой ситуации — плохой признак.
Отчётность сдаётся вовремя, а не в последний момент. Если подготовка всегда идёт в спешке, ошибки почти неизбежны.
Что владелец может проверить сам
Попросите показать папку с документами за последний месяц. Посмотрите, есть ли там договоры, акты, накладные, счета. Если папка пустая или документы лежат россыпью без подшивки, порядок нужно налаживать.
Выберите любую операцию, которую вы помните: закупку, продажу, оплату подрядчику. Попросите бухгалтера показать, как она отражена в учёте и каким документом подтверждена. Если бухгалтер находит ответ быстро, учёт в порядке.
Спросите, какие документы за последний месяц не поступили. Ответ покажет, насколько бухгалтер следит за полнотой учёта.
Проверьте, знают ли сотрудники, куда нести документы. Задайте вопрос менеджеру или кладовщику: куда вы передаёте накладные и когда. Если человек отвечает неуверенно, правило не работает.
Посмотрите, совпадают ли суммы в документах с тем, что вы помните по сделке. Расхождения стоит обсудить сразу.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, по каким операциям за последний период нет подтверждающих документов. Так вы увидите слабые места.
Уточните, кто в компании передаёт бухгалтеру документы по каждому участку: продажи, закупки, склад, зарплата. Если ответ расплывчатый, ответственных нет.
Спросите, как бухгалтер узнаёт о новых договорах. Если только из документов, которые ему в итоге принесли, часть операций может пройти мимо учёта.
Попросите объяснить простыми словами, как формируется какое-либо начисление или отчёт. Если объяснение сводится к «так надо», это повод разобраться глубже.
Спросите, что бухгалтеру мешает работать: задержки документов, неполные данные, поздние ответы от контрагентов. Ответ подскажет, что менять в компании.
Тревожные сигналы
Документы приносят только к отчётной дате, а в остальное время бухгалтерия пуста. Это ведёт к спешке и ошибкам.
Бухгалтер не может показать документ, на основании которого сделана запись в учёте. Значит, запись сделана по памяти или предположению.
Сотрудники не знают, кому передавать документы, и передают их кому придётся. Часть бумаг при этом теряется.
Бухгалтер не задаёт вопросов и не сообщает о нехватке документов. Скорее всего, он просто не сверяет учёт с реальностью.
Отчётность готовится в последний момент, а вы узнаёте о проблемах уже после сдачи.
Что делать при тревожных сигналах
Опишите порядок документооборота: кто какие документы готовит, в какой срок и кому передаёт. Утвердите его у руководителя и доведите до сотрудников.
Назначьте ответственного за сбор первички по каждому участку. Один человек на направление проще контролировать, чем всех сразу.
Заведите правило: документы передаются в бухгалтерию сразу после операции, а не копиться до отчётного периода.
Договоритесь с бухгалтером о регулярной сверке: какие документы поступили, каких не хватает, что нужно запросить у контрагентов. Такая сверка занимает немного времени, но закрывает пробелы.
Если проблемы повторяются, разберитесь в причинах: не хватает людей, нет правил или учёт ведётся формально. Иногда достаточно поменять порядок передачи документов, иногда — пересмотреть, кто ведёт учёт.
Частые вопросы
Кто отвечает за первичные документы в компании?
За организацию учёта отвечает руководитель, а собирать документы обязаны сотрудники, которые совершают операции. Бухгалтер отражает то, что ему передали.
Можно ли проверить учёт, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да. Попросите показать документы по конкретной операции, которую вы помните, и объяснить её простыми словами. Этого достаточно, чтобы увидеть порядок или его отсутствие.
Что делать, если бухгалтер не может подтвердить запись в учёте документом?
Разберитесь, откуда взялась запись, и запросите подтверждение у контрагента или сотрудника. Если так повторяется, обсудите с бухгалтером порядок работы с документами.
Нужен ли письменный порядок документооборота?
Письменный порядок помогает, когда сотрудников несколько. Он снимает споры о том, кто и когда передаёт документы, и делает учёт предсказуемым.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.