Электронный документооборот сам по себе не делает учёт правильным. Он лишь ускоряет обмен документами. Понять, что порядок есть, можно по нескольким простым признакам, которые владелец способен проверить без специальных знаний.
Документы доходят до учёта, а не оседают в почте
Первый признак порядка — каждый электронный документ от контрагента попадает в учёт, а не остаётся непрочитанным во входящих. Спросите бухгалтера, кто отвечает за приём документов из ЭДО и как часто их разбирают. Если ответ расплывчатый, есть риск, что часть счетов и актов не отражена.
Проверить это можно самому. Попросите показать список поступивших электронных документов за прошлый месяц и сравните его с тем, что вы знаете о своих сделках. Если по знакомым поставщикам документов нет, значит, они где-то застряли.
Отдельно уточните, что происходит с документами, которые пришли с опозданием или в неверном формате. Порядок — когда такие случаи не теряются, а фиксируются и разбираются.
Сверка с контрагентами идёт регулярно
Качественный учёт предполагает, что расхождения с поставщиками и покупателями выявляются, а не копятся. Спросите, проводится ли сверка расчётов и как часто. Ответ «когда возникнет вопрос» — тревожный.
Вы можете проверить это сами. Возьмите одного крупного поставщика и попросите бухгалтера показать, что числится за ним в учёте. Затем запросите акт сверки у самого контрагента и сравните. Расхождение — повод разобраться, откуда оно.
Если сверки проводятся, у вас на руках должны быть подтверждающие документы. Их отсутствие — сигнал, что сверка существует только на словах.
Отчётность сдаётся вовремя и без сюрпризов
Порядок в учёте виден по тому, как проходит сдача отчётности. Узнайте, кто отвечает за сроки, есть ли у компании календарь отчётных дат и кто его контролирует. Если всё держится на памяти одного человека, риск сбоя высок.
Проверьте сами: запросите подтверждения сдачи за последние периоды. Это квитанции о приёме отчётности. Их наличие и даты покажут, насколько всё стабильно.
Спросите, что происходит, если срок пропущен или документ не принят. Хороший признак — когда у бухгалтера есть понятный порядок действий на такой случай, а не импровизация.
Учёт прозрачен для владельца
Вы должны понимать, что происходит с вашими деньгами и обязательствами, не имея бухгалтерского образования. Попросите короткую регулярную сводку: сколько нужно заплатить, когда и за что. Если вам отвечают только терминами и отсылками к документам, которые вы не видите, это плохой знак.
Проверка простая. Задайте вопрос по конкретной сделке: как она отражена и что из неё следует для платежей. Ответ должен быть понятным и опираться на документы, которые вам покажут.
Ещё один признак — доступность первичных документов. Вы вправе в любой момент увидеть договор, счёт, акт по интересующей операции. Если доступ к ним затруднён, порядок под вопросом.
Тревожные сигналы, которые видно без проверок
Есть признаки, которые заметны сразу. Документы от контрагентов приходят, но вы не понимаете, попали ли они в учёт. Бухгалтер отвечает на вопросы с задержкой или уходит от конкретики. Суммы к уплате меняются без объяснений.
Насторожить должно и то, что вы узнаёте о проблемах постфактум: о расхождениях, о непринятых документах, о пропущенных сроках. Порядок — когда о рисках говорят заранее.
Если бухгалтер не может показать, где хранятся электронные документы и как их найти, это тоже сигнал. ЭДО без порядка хранения превращается в свалку файлов.
Что делать при тревожных сигналах
Начните с разговора. Задайте конкретные вопросы: кто отвечает за приём документов, как часто проводится сверка, где подтверждения сдачи отчётности, как вы получите сводку по платежам. Запишите ответы.
Затем проведите собственную проверку по одному-двум контрагентам и по последнему отчётному периоду. Сравните то, что вам рассказали, с тем, что видно по документам.
Если расхождения серьёзные, обсудите их с бухгалтером и договоритесь о понятном порядке работы: кто за что отвечает, какие документы вам показывают регулярно, как вы узнаёте о рисках. Если договориться не получается, рассмотрите смену подрядчика или найм бухгалтера в штат. Решение принимайте по фактам, а не по обещаниям.
Частые вопросы
Мы подключили ЭДО, но документы всё равно теряются. Это нормально?
Нет. Потеря документов означает, что не выстроен порядок их приёма и разбора. Стоит выяснить, кто отвечает за входящие документы и как проверяется, что все они попали в учёт.
Как часто владельцу стоит смотреть, что происходит в учёте?
Достаточно регулярных коротких сводок и проверки по конкретным сделкам. Главное, чтобы вы понимали, какие платежи предстоят и на основании каких документов.
Бухгалтер говорит, что всё в порядке, но подтверждений не показывает. Что делать?
Попросите показать документы: подтверждения сдачи отчётности, акты сверки, первичные документы по сделке. Если показать не могут, разберитесь в причинах до того, как доверитесь словам.
Можно ли проверить качество учёта, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сравните данные учёта с документами контрагентов, проверьте наличие подтверждений сдачи отчётности и попросите понятных объяснений по конкретным операциям. Этого достаточно, чтобы заметить проблемы.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.