Первичка теряется, когда документы не доходят до бухгалтера или не фиксируются вовремя. Проверить это можно самому, без специальных знаний. Ниже — признаки, простые проверки и вопросы, которые стоит задать бухгалтеру.
Признак первый: вы не помните, когда последний раз передавали документы
Если вы не можете вспомнить, когда отправляли бухгалтеру накладные, акты или чеки, скорее всего, часть бумаг осела у вас. Документы копятся в машине, в переписке, в ящике стола. Бухгалтер работает с тем, что получил, и не знает о том, что не дошло.
Проверка: откройте почту и мессенджеры за последний месяц. Найдите, что именно вы отправляли и в каком виде. Сверьте с тем, что лежит у вас в папке «отправить бухгалтеру». Если папка не пустая — это сигнал.
Признак второй: документы приходят от поставщиков, но вы не знаете, дошли ли они
Поставщики и подрядчики присылают акты и счета на вашу почту. Вы их пересылаете или обещаете переслать. Дальше след теряется. В итоге расходы не подтверждены, а вы уверены, что всё в порядке.
Проверка: возьмите несколько последних крупных покупок или услуг. По каждой найдите документ и подтверждение, что он ушёл бухгалтеру. Если хотя бы по одной нет — система передачи не работает.
Что сделать: заведите одно место, куда складывается вся первичка, и одно правило — документ уходит бухгалтеру в день получения. Не «потом», не «в конце месяца».
Признак третий: бухгалтер задаёт вопросы о том, что вы уже присылали
Если бухгалтер регулярно спрашивает про документы, которые вы точно отправляли, значит, у него их нет. Или они лежат не там, где он ищет. Это не мелочь: без документа операция не попадает в учёт.
Проверка: спросите бухгалтера, какие документы за последний период он ждёт от вас. Составьте список и закройте его. Если список длинный и повторяется из месяца в месяц — передача документов не отлажена.
Признак четвёртый: вы не видите, что происходит с вашими документами
Качественный учёт означает, что вы в любой момент можете узнать, какие документы получены, какие проведены и каких не хватает. Если ответ на такой вопрос занимает дни или вы его не получаете вовсе, процесс непрозрачен.
Проверка: попросите бухгалтера показать список недостающих документов на текущую дату. Если такого списка нет и его нужно «собирать», значит, учёт ведётся по факту поступления бумаг, а не по вашему бизнесу.
Что сделать: договоритесь о регулярном отчёте — какие документы получены, какие отсутствуют, что нужно от вас. Формат не важен, важен результат: вы видите картину, а не догадываетесь о ней.
Признак пятый: расхождения всплывают в самый неудобный момент
Бывает так: вы сдаёте отчётность, а потом выясняется, что часть расходов не учтена или доходы посчитаны не полностью. Причина одна — документы не дошли вовремя. Исправлять приходится задним числом, и это отнимает время у бизнеса.
Проверка: сравните, что вы реально потратили и получили за период, с тем, что отражено в учёте. Если расхождения есть, а вы о них не знали, — первичка теряется.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов. Как организован приём документов: кто, когда и куда их складывает? Как вы узнаете, что документ дошёл? Есть ли список недостающих документов и как часто он обновляется? Что происходит, если документ пришёл с опозданием?
Ответы покажут, есть ли процесс или всё держится на памяти и переписке. Если процесс есть, вы услышите конкретные шаги. Если нет — услышите общие слова.
Тревожные сигналы и что делать
Сигналы: вы не помните, когда передавали документы; бухгалтер повторно спрашивает одно и то же; нет списка недостающих бумаг; расхождения всплывают после сдачи отчётности; документы хранятся в разных местах без единого правила.
Что делать при них. Первое — заведите единое место хранения первички и правило передавать документы сразу. Второе — договоритесь о регулярном отчёте по недостающим документам. Третье — проверьте, что все последние операции подтверждены документами, и закройте пробелы. Если своими силами навести порядок не получается, обсудите с бухгалтером, как выстроить передачу документов так, чтобы ничего не терялось.
Частые вопросы
Как понять, что первичка теряется, если я не разбираюсь в бухучёте?
Смотрите на простые вещи: помните ли вы, когда передавали документы, есть ли у бухгалтера список недостающих бумаг, всплывают ли расхождения после сдачи отчётности. Если хотя бы один ответ вас настораживает, стоит разобраться.
Что делать, если бухгалтер говорит, что всё в порядке, а я сомневаюсь?
Попросите показать список полученных и недостающих документов за период. Сверьте его с тем, что вы реально отправляли. Конкретный список убедит лучше общих слов.
Нужно ли хранить бумажные документы, если всё есть в электронном виде?
Правила хранения зависят от вида документа и способа его получения. Уточните у бухгалтера, что и в каком виде нужно хранить именно вам, и закрепите это правило.
Как часто проверять, что документы не теряются?
Достаточно регулярной сверки: раз в месяц смотрите, что отправлено, что получено и чего не хватает. Так пробелы находятся вовремя, а не после сдачи отчётности.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.