Готовность бухгалтерии к вопросам инспектора по сделкам проверяется просто: по каждой крупной сделке вы можете за несколько минут получить документы, пояснения и расчёт налогов. Если для этого нужно звонить бухгалтеру и ждать неделю, учёт держится на памяти одного человека, а не на порядке в документах. Ниже — что проверить самому и о чём спросить бухгалтера.
Что значит «готова к вопросам по сделкам»
Инспектора интересует не красивый отчёт, а цепочка: кто ваш контрагент, зачем сделка, как подтверждены цена и реальность поставки, как посчитаны налоги. Готовая бухгалтерия отвечает на это документами, а не словами. У каждого договора есть папка: сам договор, счета, акты или накладные, переписка, платёжные документы.
Проверьте, сможете ли вы без бухгалтера открыть папку любой сделки за прошлый год и увидеть полный набор документов. Если да — база для ответов инспектору есть. Если документы разбросаны по почте, мессенджерам и бумажным стопкам, при первом же запросе начнётся спешка.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с контрагентов. Возьмите список компаний, с которыми работали в этом году, и по каждой посмотрите: есть ли договор, совпадают ли реквизиты в договоре, счёте и платёжке. Расхождения в адресе или названии — повод разобраться, почему так вышло.
Затем сверьте суммы. Выберите несколько сделок и сравните сумму в договоре, в счёте, в документе о приёмке и в банковской выписке. Все четыре цифры должны сходиться. Если бухгалтер объясняет разницу «округлением» или «так удобнее», попросите показать, где это отражено в учёте.
Посмотрите на оплату и отгрузку. По сделке должно быть понятно, что вы получили и когда, и чем это подтверждено. Товар без документа о приёмке, услуга без акта, предоплата без счёта — слабые места, которые инспектор заметит первыми.
Проверьте, есть ли у вас доступ к учётной системе хотя бы на просмотр. Вы не обязаны разбираться в проводках, но видеть список документов по контрагенту и статус расчётов полезно. Если доступ закрыт полностью, вы зависите от чужой памяти.
Наконец, задайте себе вопрос: если инспектор попросит пояснить самую крупную сделку года, вы сможете рассказать, зачем она была нужна и как выбирали контрагента? Ответ «так получилось» — сигнал, что деловая цель сделки нигде не зафиксирована.
Что спросить у бухгалтера
Спросите прямо: какие сделки за последний год выглядят рискованными и почему. Бухгалтер, который ведёт учёт внимательно, назовёт конкретные договоры и объяснит, что в них смущает: неполные документы, странные условия оплаты, несовпадение адресов.
Попросите показать, как хранятся документы по сделкам и сколько времени нужно, чтобы собрать полный комплект по любому контрагенту. Ответ «полдня» нормальный, ответ «надо поднять архивы» — повод навести порядок заранее.
Уточните, кто отвечает за проверку контрагентов перед сделкой и по каким признакам. Хорошо, если это делается до оплаты, а не после. Спросите, фиксируются ли результаты проверки хоть в каком-то виде.
Спросите, как в учёте отражаются нестандартные операции: зачёт, возврат, скидка, оплата третьим лицом. По каждой такой операции должен быть документ и понятное объяснение. Если бухгалтер отвечает общими словами, попросите разобрать один реальный пример.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — документы появляются только после вашего напоминания. Второй — бухгалтер не может быстро назвать, какие сделки за год были самыми крупными. Третий — суммы в договорах и учёте расходятся, и никто не может объяснить почему.
Опасны и ответы в духе «инспектор до нас не дойдёт» или «все так делают». Это не аргумент, а отказ разбираться. Также настораживает, когда учёт ведётся в разрозненных файлах без общей системы: тогда любая проверка превращается в сбор документов по кусочкам.
Отдельно обратите внимание на сделки с контрагентами, о которых вы почти ничего не знаете. Если компания появилась незадолго до сделки, у неё нет сайта и понятного профиля, а бухгалтерия не задавала вопросов, риск лежит на вас как на владельце.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала наведите порядок в документах по крупным сделкам: соберите договоры, счета, документы о приёмке и оплате в одно место. Это можно сделать своими силами, не дожидаясь запроса инспектора.
Затем обсудите с бухгалтером список рискованных сделок и решите, какие документы нужно восстановить или получить от контрагентов. Если по сделке не хватает подтверждений, лучше выяснить это сейчас, чем на проверке.
Если ответы бухгалтера вас не устраивают или учёт держится на одном человеке без системы, стоит получить второе мнение по документам. Это не обязательно смена бухгалтера — иногда достаточно разобрать несколько сделок и наладить хранение.
Частые вопросы
Как быстро понять, готова ли бухгалтерия к вопросам инспектора?
Попросите собрать полный комплект документов по одной крупной сделке. Если это занимает минуты и все суммы сходятся, база в порядке.
Нужно ли мне разбираться в проводках?
Нет. Вам достаточно видеть документы по сделке, суммы и статус расчётов с контрагентом.
Что делать, если бухгалтер отвечает общими словами?
Попросите разобрать один конкретный договор: документы, суммы, налоги. Уклончивый ответ на конкретном примере — повод искать второе мнение.
Опасно ли, что документы хранятся в переписке и файлах?
Да, при запросе инспектора их придётся долго собирать, а часть может потеряться. Лучше заранее свести документы по сделкам в одно место.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.