Снижение налогов выдерживает проверку тогда, когда за ним стоит подтверждённая документами хозяйственная операция, а не запись в отчётности. Проверить это можно без знания проводок: по документам, по совпадению цифр в разных отчётах и по тому, как бухгалтер отвечает на ваши вопросы. Ниже — что посмотреть самому и о чём спросить.
Сначала проверьте, есть ли за цифрами документы
Любая сумма, уменьшающая налог, должна опираться на первичный документ: договор, акт, счёт, накладную, платёжное поручение. Попросите бухгалтера показать комплект по одной крупной операции — от договора до отметки об оплате. Если документы есть и они совпадают между собой по датам, суммам и названиям контрагентов, основание для снижения налога у вас есть.
Отдельно посмотрите на сделки с компаниями, которые вызывают вопросы: недавно зарегистрированные, без сайта, с адресом массовой регистрации. Спросите, чем подтверждается реальность такой сделки — кто привёз товар, кто подписал акт, чем оплачено. Если ответ сводится к «так удобнее для налогов», это слабое место.
Проверьте, что снижение налогов не держится на одном документе. Когда весь эффект объясняется единственным актом или одним договором без движения денег и товара, при проверке это разбирается в первую очередь.
Сверьте цифры в разных отчётах между собой
Возьмите последнюю отчётность и сравните показатели между формами. Выручка в отчёте о финансовых результатах должна быть сопоставима с суммой, отражённой в декларации. Остатки по счетам расчётов с покупателями и поставщиками должны биться с актами сверки, которые вы подписываете.
Посмотрите на динамику: резкий рост расходов при падении выручки, появление крупного убытка, скачки по одному контрагенту. Сами по себе такие цифры не нарушение, но они означают, что основание для них должно быть особенно хорошо задокументировано. Попросите бухгалтера объяснить каждое такое изменение одной фразой — без терминов.
Проверьте, что учёт ведётся не «под декларацию». Если цифры в бухгалтерской отчётности и в налоговых расчётах расходятся без внятной причины, при проверке это заметят. Расхождения бывают законными, но у каждого должно быть объяснение.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы, на которые можно ответить коротко и по существу. На каком основании эта операция уменьшает налог и какой документ это подтверждает. Кто из контрагентов проверялся на реальность деятельности и как. Что произойдёт, если налоговая запросит документы по этой сделке и какие бумаги вы представите.
Спросите, какие места в вашем учёте бухгалтер считает рискованными. Хороший признак — когда вам называют конкретные операции и объясняют, чем они уязвимы. Тревожный — когда в ответ звучит «всё нормально, так все делают».
Попросите показать, как хранятся документы: можно ли за день собрать комплект по любой операции за прошлые периоды. Если документы разбросаны по почте и папкам, при запросе вы не успеете собрать их вовремя.
Тревожные сигналы в учёте
Первый сигнал — вы не понимаете, откуда взялась сумма налога, и не можете получить объяснение на одной странице. Второй — документы оформляются задним числом, после того как операция уже прошла. Третий — часть операций вообще не отражается, а обсуждается только устно.
Обратите внимание, если бухгалтер избегает письменных ответов, просит не задавать вопросов «не по теме» или предлагает схемы, которые не можете пересказать своими словами. Также настораживает, когда снижение налогов достигается за счёт фирм, о которых вы ничего не знаете, а договоры с ними подписываете вы.
Отдельный сигнал — отсутствие сверок. Если вы не подписываете акты сверки с ключевыми контрагентами, расхождения копятся и всплывают именно при проверке.
Что делать при тревожных сигналах
Начните с инвентаризации: соберите перечень операций, которые снижают налог, и по каждой запросите комплект документов. Отметьте те, где документов нет или они не совпадают. Это ваш список рисков, с ним уже можно разговаривать предметно.
Зафиксируйте договорённости с бухгалтером письменно: какие документы он готовит, в какие сроки, кто отвечает за их наличие. Если схема вызывает сомнения, откажитесь от неё до того, как её найдут, и пересчитайте налог. Добровольно исправленный учёт переносится спокойнее, чем обнаруженный.
Если самостоятельно разобраться не получается, пригласите стороннего бухгалтера или аудитора для разовой проверки. Смотрите не на обещания, а на то, какие конкретные документы и расхождения он назовёт.
Частые вопросы
Как быстро понять, что учёт ведётся плохо?
Попросите комплект документов по одной крупной операции и объяснение суммы налога. Если за день вы не получили ни того, ни другого, качество учёта под вопросом.
Обязан ли я разбираться в проводках?
Нет. Достаточно понимать, каким документом подтверждена операция и почему она уменьшает налог. Это можно объяснить без терминов.
Что делать, если бухгалтер отказывается объяснять?
Запросите объяснение письменно и параллельно покажите учёт стороннему специалисту. Отказ объяснять — сам по себе повод менять подход к учёту.
Можно ли снижать налоги и не бояться проверки?
Да, если за каждой суммой стоит реальная операция с документами и вы можете её описать. Риск создают не сами расходы, а отсутствие подтверждений.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.