Качественный учёт виден не по толщине папок, а по тому, сходится ли одно и то же событие в разных местах: в договоре, в первичных документах, в банковской выписке и в отчётности. Если по одной сделке все эти следы совпадают, вероятность ошибки низкая. Проверить это владелец может сам, не разбираясь в проводках.
Начните со сверки документов по одной сделке
Возьмите любую сделку за прошедший месяц и соберите по ней весь пакет: договор, счёт, документ о передаче товара или оказании услуги, платёжное поручение или выписку по счёту. Сверьте реквизиты: наименование контрагента, его идентификационный номер, дату, сумму, предмет сделки. Расхождения в одной цифре или букве — уже повод задать вопрос.
Отдельно посмотрите, совпадает ли сумма в документе от контрагента с суммой, которая фактически ушла или пришла по банку. Если оплата прошла частями или с зачётом, это должно быть видно из документов, а не только со слов бухгалтера.
Проверьте, что документ от контрагента относится именно к вашей сделке, а не является общей накладной на несколько поставок. Позиции, количество и цены должны читаться однозначно.
Сверьте учёт с банком и с отчётностью
Попросите выгрузку по счёту за период и сравните её с тем, что отражено в учёте. Каждая операция по банку должна иметь объяснение: за что заплатили, что получили, к какой сделке относится. Операции без документов — первый тревожный сигнал.
Посмотрите, попадают ли ваши сделки в отчётность за период. Если по банку прошли крупные поступления или списания, а в отчёте этих сумм нет, значит, учёт и реальность разошлись. Причину должен объяснить бухгалтер, и объяснение должно быть проверяемым.
Обратите внимание на задолженность контрагентов и вашу задолженность перед ними. Если по документам вы должны поставщику, а по банку давно всё закрыто, где-то потерялась оплата или документ.
Проверьте полноту первичных документов
По каждой сделке должен быть документ, подтверждающий её содержание. Для товара — документ о передаче, для услуги — акт или иной документ о том, что услуга оказана. Отсутствие такого документа означает, что подтвердить сделку нечем.
Проверьте, что документы от контрагента получены своевременно, а не собраны задним числом перед отчётностью. Массовое появление документов в последние дни периода — сигнал, что учёт ведётся наспех.
Убедитесь, что у вас есть доступ к документам, а не только устные пояснения. Если бухгалтер говорит «там всё учтено», попросите показать конкретный документ и конкретную запись.
Что спросить у бухгалтера
Задайте прямые вопросы по конкретной сделке: каким документом она подтверждена, в каком периоде отражена, совпадает ли сумма с банком. Попросите показать, где в учёте видна эта сделка. Ответ «всё под контролем» без документа — не ответ.
Спросите, как ведётся учёт расчётов с контрагентами: видно ли по каждому, сколько вы должны и сколько должны вам. Попросите регулярную сверку с банком и с контрагентами.
Уточните, кто отвечает за получение документов от поставщиков и подрядчиков и как фиксируется их отсутствие. Если такого порядка нет, документы будут теряться.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — расхождения между документами, банком и отчётностью по одной и той же сделке. Второй — операции по банку без подтверждающих документов. Третий — документы от контрагентов, появившиеся задним числом и пачкой.
Четвёртый — отсутствие сверки расчётов: вы не можете быстро узнать, кому и сколько должны. Пятый — бухгалтер не может показать конкретную запись по конкретной сделке. Шестой — документы хранятся только у бухгалтера, и вы не можете их посмотреть.
Что делать при тревожных сигналах
Начните с одной сделки и доведите её до конца: документ, банк, учёт, отчётность. Если цепочка не сходится, зафиксируйте, на каком шаге расхождение, и попросите бухгалтера объяснить письменно.
Введите простой порядок: по каждой сделке собирать пакет документов и сверять его с банком. Это занимает немного времени, но сразу показывает, где учёт расходится с реальностью.
Если расхождения повторяются, обсудите с бухгалтером причину и срок исправления. При системных проблемах имеет смысл проверить учёт за период целиком, чтобы понять масштаб.
Частые вопросы
Как быстро проверить, что сделка отражена верно?
Возьмите одну сделку и сверьте договор, документ о передаче или оказании услуги, банковскую выписку и отчётность. Если суммы, даты и контрагент совпадают во всех местах, сделка отражена верно.
Что делать, если по оплате нет документа от контрагента?
Запросите документ у контрагента и зафиксируйте, что он отсутствует. Пока документа нет, подтвердить сделку нечем, и это нужно устранить до сдачи отчётности.
Можно ли доверять учёту, если бухгалтер не показывает документы?
Нет. Учёт должен быть проверяемым: вы вправе увидеть конкретный документ и конкретную запись по сделке. Отказ показать документы — повод разбираться дальше.
Как часто нужно сверять учёт с банком?
Регулярно, а не раз в год. Чем короче период между операцией и сверкой, тем проще найти расхождение и тем меньше ошибок накопится к отчётности.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.