Полнота учёта проверяется просто: сравните, что вы знаете о своих сделках, с тем, что видно в документах и отчётах. Если каждая поставка, оплата и отгрузка оставили след в учёте, а расхождения объяснимы, всё в порядке. Если часть операций нигде не всплывает, риск ошибок в отчётности и претензий растёт.
Начните с собственных сделок
Вы лучше бухгалтера знаете, с кем и как работаете. Поэтому проверку удобно вести от своего списка контрагентов, а не от документов, которые вам принесли.
Выпишите всех, с кем за последний период были поставки, работы, услуги, оплаты или отгрузки. Отметьте по каждому: есть ли договор, закрывающие документы, прошла ли оплата. Теперь попросите бухгалтера показать эти же контрагентов в учёте. Если кто-то из списка не находится, значит, сделка не отражена или отражена под другим названием.
Полезно сверить и банк. Возьмите выписку по счёту и пройдитесь по поступлениям и списаниям. Каждая операция должна иметь объяснение: за что заплатили, что получили, как это записано. Платежи без назначения или с размытым описанием — первый повод для вопросов.
Сверка документов и отчётов
Качественный учёт держится на трёх опорах: первичные документы, записи в учёте и отчётность. Они должны сходиться между собой.
Попросите показать, как в учёте отражены несколько конкретных сделок — лучше выберите их сами, включая недавние и не самые крупные. По каждой должно быть видно, когда возникла операция, на каком основании, какими документами подтверждена. Если бухгалтер находит сделку быстро и показывает цепочку, это хороший признак.
Сверьте расчёты с контрагентами. Раз в квартал или хотя бы раз в год обменивайтесь с ключевыми партнёрами актами сверки. Расхождение в суммах или датах говорит о том, что одна из сторон отразила операцию иначе или не отразила вовсе. Это проще исправить сразу, чем разбираться спустя месяцы.
Посмотрите на отчётность в целом. Суммы в ней должны быть объяснимы для вас: выручка похожа на то, что вы реально заработали, долги соответствуют тому, что вы знаете о своих обязательствах. Если цифры вызывают недоумение, просите расшифровку.
Что спросить у бухгалтера
Разговор о качестве учёта лучше вести не в обвинительном тоне, а как обычную рабочую сверку. Задайте несколько прямых вопросов.
Спросите, как построен порядок обработки документов: что происходит с накладной или актом после того, как он попал в работу. Уточните, какие операции за последний период оказались самыми сложными и почему. Попросите назвать сделки, по которым не хватает документов, — так вы увидите, где у вас самого есть пробелы.
Отдельно обсудите, как учитываются операции, которые легко пропустить: возвраты, зачёты, сделки без оплаты, операции по личным средствам предпринимателя. Спросите, что бухгалтер делает, когда документ приходит с опозданием. Ответы покажут, есть ли у работы система или всё держится на памяти.
Тревожные сигналы
Есть признаки, при которых стоит насторожиться. Учёт не сходится с банком или с вашим списком контрагентов. На вопрос о конкретной сделке бухгалтер отвечает общими словами или просит подождать. Документы теряются, а восстановление каждый раз начинается с нуля.
Плохо, если вы не можете получить расшифровку любой суммы в отчёте. Ещё хуже, если отчётность сдаётся, а вы не понимаете, что в ней написано. Насторожить должно и то, что ошибки находятся только после проверки или после звонка контрагента.
Отдельный сигнал — отсутствие сверок. Если расчёты с партнёрами годами никто не сверял, расхождения почти наверняка есть, просто о них пока не знают.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте, что именно не сходится. Составьте короткий список: сделка, контрагент, документ, что видно в учёте. С этим списком идите к бухгалтеру и просите объяснить каждую позицию.
Если пробелы единичные, достаточно навести порядок в документах и договориться о регулярной сверке. Если расхождений много или ответы не дают ясности, обсудите смену схемы работы: кто отвечает за сбор первичных документов, как и когда они передаются, кто проверяет полноту.
Проверку стоит сделать привычкой. Раз в месяц просматривайте банк и свои сделки, раз в квартал сверяйтесь с ключевыми контрагентами. Так ошибки находятся вовремя, пока их исправление не превратилось в большую работу.
Частые вопросы
Как часто нужно проверять полноту учёта?
Достаточно ежемесячного просмотра банка и своих сделок и сверки с ключевыми контрагентами раз в квартал. Перед сдачей отчётности проверку стоит повторить.
Что делать, если контрагент не находится в учёте?
Найдите документы по сделке и покажите их бухгалтеру. Уточните, отражена ли операция под другим названием или пропущена, и попросите исправить.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сравнивайте учёт со своим списком сделок и с банковской выпиской. Если каждая операция объяснима, а расхождения понятны, учёт в порядке.
О чём говорит отсутствие актов сверки с контрагентами?
О том, что расхождения в расчётах могли накопиться и остаться незамеченными. Начните сверку с самыми крупными партнёрами.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.