Сверка договоров с учётом по контрагентам показывает, совпадают ли обязательства из ваших документов с тем, что записано в бухгалтерии. Расхождения означают, что вы можете не знать о долге, переплате или спорной поставке. Проверить это можно без специальных знаний: нужны договоры, акты и выгрузка расчётов с контрагентами.
Зачем владельцу сверять договоры с учётом
Договор — это ваше обязательство, а учёт — отражение того, как оно исполняется. Если суммы в них расходятся, решение о платеже или взыскании долга вы принимаете по неверной картине. Например, поставщику уже заплатили, а в учёте долг висит, и вы платите второй раз.
Обратная ситуация тоже опасна. В учёте задолженности нет, а по договору вы должны деньги. Тогда контрагент предъявит претензию внезапно, и времени на подготовку не останется.
Сверка нужна и для отчётности. Суммы в бухгалтерской и налоговой отчётности складываются из учёта по контрагентам. Ошибка в одном контрагенте искажает цифры, которые вы видите в отчётах и на основании которых принимаете решения.
Что подготовить для самостоятельной проверки
Возьмите выборку контрагентов, с которыми у вас больше всего операций или самые крупные суммы. Начните с тех, где есть долги, предоплаты или спорные поставки. По каждому нужны договор, счета, акты, накладные и платёжные документы.
Запросите у бухгалтера выгрузку расчётов с этими контрагентами: сколько начислено, сколько оплачено, какое сальдо на конкретную дату. Попросите разбивку по договорам, а не общую сумму по контрагенту. Без разбивки расхождение по одному договору маскируется переплатой по другому.
Дальше сравните построчно. Сумма по договору, сумма в актах, сумма в оплатах и сальдо в учёте должны складываться в понятную картину. Если какая-то строка не сходится, зафиксируйте её и идите с вопросом к бухгалтеру.
Признаки, что учёт по контрагентам ведётся качественно
Хороший учёт узнаётся по нескольким простым вещам. Сальдо по контрагенту совпадает с актом сверки, который вы подписывали с ним. Расчёты разбиты по договорам, а не свалены в одну сумму.
Каждая операция привязана к документу: оплата — к счёту или договору, поступление — к накладной. По спорным или незакрытым позициям есть пометки, понятные вам без пояснений. Бухгалтер сам сообщает о расхождениях, а не ждёт, пока вы их найдёте.
Ещё один признак — акты сверки с ключевыми контрагентами готовятся регулярно, а не только по запросу. Если вы получаете сверку вовремя и она совпадает с вашими документами, учёт в этой части в порядке.
Какие проверки можно сделать самому
Первая проверка — выборочная сверка. Возьмите несколько контрагентов и сравните сальдо в учёте с последним подписанным актом сверки. Расхождение — повод разбираться.
Вторая — проверка оплат. Посмотрите, все ли ваши платежи отражены и не висит ли долг по уже оплаченному счёту. Это частая ошибка, которая приводит к повторной оплате.
Третья — проверка предоплат. Если вы перечислили аванс, в учёте он должен числиться как задолженность контрагента перед вами. Если аванс «исчез», значит, его закрыли документом, которого вы не видели.
Четвёртая — проверка закрывающих документов. По каждой крупной поставке должен быть акт или накладная. Если услуга оказана, а документа нет, расход может оказаться неучтённым.
Пятая — сверка с контрагентом. Отправьте ему акт сверки и сравните с его данными. Расхождение с его стороны часто вскрывает ошибку быстрее, чем внутренняя проверка.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, как в учёте разбиты расчёты по контрагентам: по договорам или общей суммой. Уточните, кто и как часто готовит акты сверки с ключевыми контрагентами. Поинтересуйтесь, что происходит с расхождениями: фиксируются ли они и как закрываются.
Попросите показать сальдо по конкретному контрагенту на конкретную дату и объяснить, из каких документов оно сложилось. Задайте вопрос про зависшие авансы и старые долги: есть ли они и почему не закрыты. Ответы покажут, насколько учёт прозрачен.
Отдельно спросите, какие документы от контрагентов приходят с задержкой и как это отражается на учёте. Если бухгалтер отвечает общими словами и не может показать цифры по документам, это тревожный сигнал.
Тревожные сигналы и что делать
Первый сигнал — сальдо в учёте не совпадает с актом сверки, и объяснения расплывчаты. Второй — по контрагенту висит долг, которого, по вашим данным, нет. Третий — авансы, которые не закрываются месяцами.
Четвёртый — отсутствие актов сверки с крупными контрагентами. Пятый — бухгалтер не может показать, из каких документов сложилась сумма. Шестой — расхождения находятся только после ваших вопросов, а не сами.
При таких сигналах не откладывайте разбор. Запросите письменное объяснение по каждому расхождению и документы, на которых основаны суммы. Проведите сверку с самим контрагентом и зафиксируйте результат.
Если расхождения единичные и закрываются документами, достаточно навести порядок в сверках. Если картина повторяется по многим контрагентам, стоит проверить учёт целиком и решить, кто будет его вести дальше.
Частые вопросы
Как часто нужно сверять договоры с учётом по контрагентам?
Регулярно, а не раз в год. Достаточно выборочной сверки по крупным и проблемным контрагентам, а полную сверку удобно делать перед подготовкой отчётности.
Что делать, если сальдо в учёте не совпадает с актом сверки?
Запросите у бухгалтера документы, из которых сложилась сумма, и сравните с вашими. Затем отправьте акт сверки контрагенту: его данные часто показывают, где ошибка.
Можно ли проверить учёт, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да. Сравнивайте суммы из договоров, актов и платежей с сальдо в учёте. Вам не нужны проводки — достаточно, чтобы цифры складывались в понятную картину.
О чём говорит зависший аванс контрагенту?
О том, что предоплата не закрыта документом о поставке или услуге. Проверьте, был ли документ, и если нет — запросите его у контрагента.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.