Качественный учёт подрядчиков видно по простому признаку: по каждой сделке есть документ, и этот документ совпадает с тем, что вы видите в учёте и в банке. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках. Ниже — что смотреть, о чём спрашивать бухгалтера и какие сигналы должны насторожить.
Начните с простой сверки: банк, документы, учёт
Возьмите выписку по расчётному счёту за месяц и выпишите все платежи подрядчикам. К каждому платежу должен находиться документ от подрядчика: акт, счёт, договор. Затем попросите бухгалтера показать эти же операции в учёте. Если список платежей и список документов совпадают, база для проверки есть.
Тревожный сигнал — платёж есть, а документа нет. Или документ есть, а в учёте операции не видно. Оба случая означают, что часть сделок живёт отдельно от учёта, и отчётность может не совпадать с реальностью.
Проверку удобно делать не за один месяц, а за несколько подряд. Так видно не разовую ошибку, а систему: например, подрядчик присылает акты с задержкой, и они копятся «на потом».
Признаки, что учёт ведётся без пропусков
Первый признак — у каждой сделки есть договор. Даже короткий, даже в виде обмена письмами. Без договора непонятно, за что заплатили, и такой платёж легко потерять при проверке.
Второй признак — документы приходят вовремя. Акт или другой закрывающий документ появляется по факту выполнения работ, а не через полгода, когда его срочно ищут к отчётности.
Третий признак — вы видите реестр контрагентов. Это может быть таблица или список в учётной системе, где по каждому подрядчику собраны договоры, документы и платежи. Если такого реестра нет и всё хранится «в переписке», риск пропусков высокий.
Четвёртый признак — сверка с подрядчиками проходит регулярно. Стороны подтверждают, что задолженность совпадает. Расхождения всплывают сразу, а не в конце года.
Пятый признак — вы получаете от бухгалтера не только отчёты, но и короткую сводку по расчётам с подрядчиками. Хотя бы раз в месяц, в понятном виде.
Что проверить самому за полчаса
Откройте список подрядчиков, с которыми работали за последние месяцы. По каждому задайте три вопроса: есть ли договор, есть ли закрывающий документ, отражён ли платёж в учёте. Если по кому-то ответ «нет» или «не знаю», это и есть точка проверки.
Сравните сумму платежей подрядчикам по банку с суммой, которую бухгалтер показывает в учёте. Расхождение — повод разбираться, а не списывать на округления.
Посмотрите на даты. Документ должен быть датирован тем периодом, когда работы реально шли. Если акт за прошлый квартал появляется сильно позже, сделка могла «зависнуть» между периодами.
Проверьте, нет ли подрядчиков, которые есть в платежах, но отсутствуют в списке контрагентов у бухгалтера. Такое бывает, когда оплату провели по счёту, а договор и акт так и не дошли.
Что спросить у бухгалтера
Спросите прямо: как вы отслеживаете, что по каждому подрядчику есть закрывающий документ? Ответ должен описывать конкретный порядок, а не общие слова.
Попросите показать, как выглядит сверка с подрядчиком. Если сверка делается, вы увидите форму и поймёте, как часто она проходит.
Уточните, что происходит, когда документ от подрядчика не пришёл вовремя. Кто напоминает, как это фиксируется, попадает ли сделка в список «не закрыто».
Спросите, как в учёте отражаются авансы подрядчикам. Выданный аванс без закрывающего документа — отдельная зона риска, и по ней должен быть понятный контроль.
Ещё один полезный вопрос: какие сделки за последний период вы бы сами назвали спорными? Ответ покажет, насколько бухгалтер видит картину, а не просто вносит документы.
Тревожные сигналы и что делать
Сигнал первый: документы от подрядчиков хранятся только в переписке и почте. Соберите их в одно место и попросите бухгалтера подтвердить, что все они попали в учёт.
Сигнал второй: вы не можете быстро получить список своих подрядчиков и суммы по ним. Значит, данные разрознены. Договоритесь о простом реестре, который будет обновляться.
Сигнал третий: на вопрос о конкретной сделке бухгалтер отвечает «надо посмотреть» и не возвращается с ответом. Одна такая сделка — не приговор, но повторяющаяся история говорит о том, что контроль не налажен.
Сигнал четвёртый: сверка с подрядчиком не проводилась давно или не проводилась вовсе. Начните с тех контрагентов, где суммы больше.
Сигнал пятый: платежи подрядчикам идут, а закрывающих документов нет месяцами. Это не только учётная, но и договорная проблема. Зафиксируйте список таких сделок и назначьте, кто и когда закроет каждую.
Что делать при любом из сигналов: не пытайтесь чинить учёт самостоятельно, но и не оставляйте как есть. Соберите факты — платежи, документы, переписку — и обсудите с бухгалтером порядок, по которому такие сделки будут закрываться дальше. Если договориться о порядке не получается, стоит показать учёт другому бухгалтеру и получить второе мнение по конкретным сделкам.
Частые вопросы
Как часто нужно проверять расчёты с подрядчиками?
Достаточно регулярной сверки, которую вы делаете сами, и сверки с контрагентами, которую ведёт бухгалтер. Главное — не разово, а постоянно, чтобы пропуски не копились.
Что делать, если подрядчик не прислал закрывающий документ?
Зафиксируйте сделку в списке незакрытых и назначьте, кто напомнит подрядчику. Платёж без документа — повод для отдельного контроля, а не для того, чтобы забыть о нём.
Можно ли доверять учёту, если всё делает бухгалтер?
Можно, если вы понимаете, как проверить результат. Простая сверка платежей, документов и учёта даёт вам точку опоры без погружения в проводки.
О чём спросить бухгалтера в первую очередь?
О том, как отслеживаются закрывающие документы и как проходит сверка с подрядчиками. Ответы на эти два вопроса показывают, есть ли порядок в учёте сделок.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.