Корректный учёт сделок с покупателями держится на простом правиле: каждая отгрузка или услуга подтверждена документом, сумма в учёте совпадает с договором, а долг покупателя виден в любой момент. Проверить это можно без знания проводок — по документам и отчётам, которые бухгалтер обязан вам показывать. Ниже — признаки порядка и проверки, которые вы можете сделать сами.
Документы по каждой сделке на месте
Сделка с покупателем начинается с договора или счёта и заканчивается закрывающими документами: актом, накладной, счётом-фактурой, если он нужен. Попросите бухгалтера показать подборку документов по нескольким последним покупателям. По каждой сделке должен быть полный набор, а не отдельные бумаги.
Проверьте, что в документах совпадают реквизиты покупателя, наименование товара или услуги, количество и сумма. Расхождения между договором, счётом и актом — первый признак того, что учёт поедет. Если покупатель подписал акт на одну сумму, а в учёте стоит другая, ищите причину сразу.
Отдельно посмотрите, как хранятся документы. Если на вопрос «где акт по этому покупателю за прошлый месяц» бухгалтер отвечает не сразу, это повод разобраться в порядке хранения. Документы должны находиться по названию покупателя и дате, а не в переписке и не в папке «разное».
Сальдо по покупателям совпадает с вашей памятью
Попросите отчёт по расчётам с покупателями: кто сколько должен вам и кому должны вы. Пройдитесь по крупным контрагентам и сравните с тем, что вы знаете сами. Если покупатель, по вашей информации, оплатил счёт, а в отчёте долг висит — разбирайтесь, куда ушла оплата.
Хороший признак — когда отчёт по задолженности формируется быстро и по любой дате, а не только на конец месяца. Владельцу полезно смотреть его регулярно, а не раз в год. Так вы замечаете зависшие долги и неоплаченные счета раньше, чем они станут проблемой.
Сверяйте и поступления денег с отгрузками. Если товар ушёл, а оплаты нет и никто её не ждёт, сделка могла остаться без внимания. Задача учёта — показывать такие случаи, а не скрывать их.
Выручка в отчётах сходится с реальностью
Сравните сумму продаж в бухгалтерской отчётности с вашими собственными данными: выгрузкой из кассы, банковской выпиской, данными складского учёта. Расхождений быть не должно, а если они есть, у них должна быть понятная причина, которую бухгалтер объясняет на словах, без сложных терминов.
Спросите, как в учёте отражаются возвраты, скидки и предоплаты. Эти операции чаще всего искажают картину: возврат может уменьшить выручку не того периода, а аванс — попасть в продажи. Вам достаточно понять логику: каждая такая операция должна быть видна отдельно.
Проверьте, что продажи разных периодов не смешиваются. Сделка, закрытая в одном месяце, не должна всплывать в учёте другого без объяснения. Если такое происходит, отчёты перестают быть надёжной опорой для решений.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов и посмотрите, насколько ясны ответы. Кто из покупателей имеет просроченную задолженность и что по ней делается? Какие сделки за последний период закрыты не полностью? Как учитываются предоплаты и возвраты?
Спросите, как быстро можно получить отчёт по конкретному покупателю и в каком виде. Хороший признак — когда бухгалтер отвечает по существу и сам предлагает показать документы. Тревожный — когда ответы сводятся к «там всё правильно» без подтверждения.
Уточните, что происходит, если покупатель не прислал подписанный акт или прислал его с замечаниями. У вас должно быть понятное правило на этот случай. Если правила нет, документы будут копиться незакрытыми.
Тревожные сигналы
Насторожитесь, если отчёты по покупателям появляются только по запросу и с задержкой. Учёт, который не показывает долги вовремя, не помогает вам управлять деньгами. Также плохой знак — когда суммы в учёте расходятся с документами, а объяснение находится только после долгих поисков.
Обратите внимание на сделки, которые «зависли»: товар отгружен, документы не закрыты, оплата не пришла, и никто этим не занимается. Ещё один сигнал — если бухгалтер избегает показывать первичные документы или отвечает общими словами. Учёт должен быть прозрачным для владельца.
При таких признаках не откладывайте разбор. Запросите документы и отчёты по спорным покупателям, сверьте их с договорами и оплатами, зафиксируйте расхождения списком. Дальше обсудите с бухгалтером, как эти расхождения исправляются и что меняется в порядке работы, чтобы они не повторялись.
Частые вопросы
Как часто владельцу смотреть отчёты по покупателям?
Регулярно, в удобном для вас ритме — например, раз в месяц по крупным контрагентам. Главное, чтобы отчёт можно было получить быстро и на любую дату.
Что делать, если покупатель не вернул подписанный акт?
Зафиксируйте это и решите, как закрывать сделку документально. Обсудите с бухгалтером порядок действий, чтобы документ не остался незакрытым.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в проводках?
Да. Сравнивайте документы, суммы в отчётах и свои данные об оплатах и отгрузках. Расхождения должны иметь понятное объяснение.
О чём говорит расхождение между продажами в отчёте и вашими данными?
О том, что сделка отражена не полностью или не в том периоде. Попросите показать документы по этой сделке и объяснить разницу.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.