Полнота учёта возвратов и претензий проверяется просто: сравните, что вы знаете о сделках, с тем, что отражено в учёте. Если возврат товара, скидка или претензия покупателя есть в вашей переписке и на складе, но не видны в отчётности, учёт неполный. Ниже — как это проверить самому, без специальных знаний.
Почему возвраты и претензии — слабое место учёта
Возврат товара, отказ от услуги, скидка после выставления счёта, претензия по качеству — всё это меняет выручку, долги покупателей и складские остатки. Ошибка здесь искажает сразу несколько показателей: сумму дохода, дебиторскую задолженность и себестоимость. Владелец видит в отчёте одну картину, а по факту бизнес заработал меньше или больше.
Отдельная сложность в том, что такие операции часто идут мимо бухгалтера. Менеджер договорился о возврате по телефону, кладовщик принял товар, а документы до учёта не дошли. Бухгалтер работает с тем, что ему передали, и не обязан догадываться о договорённостях в переписке.
Что владелец может проверить сам
Начните с простого сопоставления. Возьмите список возвратов и претензий за период из своей почты, мессенджеров, журнала рекламаций или актов со склада. Затем попросите бухгалтера показать, где эти же операции отражены в учёте. Каждая позиция из вашего списка должна находиться в учёте — или иметь понятное объяснение, почему её там нет.
Второй шаг — сверка склада. Если товар физически вернулся на склад, это должно быть видно и в складском учёте, и в бухгалтерском. Расхождение означает, что возврат провели частично или не провели вовсе.
Третий шаг — сверка с покупателями. Попросите акт сверки по нескольким контрагентам, у которых были возвраты или претензии. Сумма долга в акте должна совпадать с тем, что вы знаете о сделке. Если покупатель по вашим данным уже получил возврат денег, а в акте долг висит прежний, учёт отстал от реальности.
Четвёртый шаг — проверка документов на возврат. У каждой такой операции должна быть бумажная или электронная основа: заявление покупателя, соглашение об изменении условий сделки, акт о возврате, корректировочный документ. Если операция в учёте есть, а документа нет, это риск при проверке. Если документ есть, а операции нет — риск потери денег.
Какие документы и регистры смотреть
Вам не нужно разбираться в проводках. Достаточно посмотреть несколько понятных отчётов. Попросите отчёт по расчётам с покупателями за период: в нём видно, как менялся долг каждого контрагента. Резкие изменения без новых продаж — повод спросить, что произошло.
Затем посмотрите отчёт по возвратам и отчёт по списаниям долгов. Если покупателю простили долг или списали его как безнадёжный, вы должны понимать причину. Такие операции уменьшают ваш доход, и решать по ним должен владелец, а не бухгалтер в одиночку.
Полезно посмотреть и на складские документы о возвратах: накладные на приёмку возвращённого товара, акты о браке, документы на утилизацию. Их наличие подтверждает, что возврат не только оформлен на бумаге, но и произошёл в реальности.
Наконец, сверьте претензии. Заведите простой список: кто предъявил претензию, на какую сумму, чем она закончилась. Спросите, отражены ли в учёте признанные претензии и созданы ли обязательства по тем, которые вы признали или которые, скорее всего, придётся удовлетворить. Непризнанные и оспариваемые претензии тоже стоит держать на виду.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте вопросы по существу и просите ответ в понятной форме, без терминов. Рабочий набор вопросов выглядит так:
- Где в учёте отражены возвраты за период и совпадает ли их сумма с моим списком?
- Какие претензии покупателей учтены, а какие нет и почему?
- Есть ли возвраты, по которым товар пришёл, а документы от покупателя не поступили?
- Какие долги покупателей списаны или прощены за период и на каком основании?
- Сходятся ли складские остатки с бухгалтерскими данными по возвращённому товару?
- Какие документы нужно передавать вам, чтобы возврат или претензия попали в учёт сразу?
Ответы «это мелочь» или «это не влияет на налоги» — повод копать глубже. Любая операция с выручкой влияет на отчётность, даже если сумма кажется небольшой.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — расхождение между вашим списком возвратов и учётом. Даже несколько неучтённых позиций означают, что процесс передачи документов не работает.
Второй — возвраты, оформленные только устно. Если менеджеры договариваются о возврате денег или товара без документов, учёт будет неполным всегда.
Третий — долги покупателей, которые растут без новых продаж или висят годами без движения. За ними могут стоять неоформленные возвраты или претензии.
Четвёртый — склад, который не сходится с учётом по возвращённому товару. Это и риск недостачи, и признак того, что часть операций прошла мимо бухгалтерии.
Пятый — отсутствие связи между претензиями и учётом. Если вы знаете о претензии, а бухгалтер о ней не слышал, обязательство может не попасть в отчётность.
Что делать при обнаружении проблем
Сначала зафиксируйте процесс. Определите, кто в компании сообщает бухгалтеру о возврате или претензии и в какой срок, и какие документы при этом передаются. Проще всего завести единый журнал возвратов и претензий, куда попадают все случаи.
Затем проведите сверку по всем спорным позициям и оформите недостающие документы. По возвратам, которые уже произошли, восстановите бумаги с покупателями и складом. По претензиям определите, какие вы признаёте, и передайте это бухгалтеру.
После этого договоритесь о регулярной проверке. Раз в месяц или квартал сверяйте свой журнал с учётом и складом. Такая сверка занимает немного времени, но не даёт ошибкам накапливаться.
Если расхождения повторяются из раза в раз, обсудите с бухгалтером, как перестроить обмен документами. Возможно, стоит подключить менеджеров и склад к передаче данных напрямую. Если договориться не получается, есть смысл показать учёт по возвратам и претензиям другому бухгалтеру и получить второе мнение.
Частые вопросы
Как часто проверять учёт возвратов и претензий?
Достаточно сверять журнал возвратов и претензий с учётом раз в месяц. Если сделок с возвратами много, проверяйте чаще.
Что делать, если возврат был, а документов от покупателя нет?
Восстановите документы: запросите у покупателя заявление или соглашение, оформите приёмку товара на складе. Без документов операцию в учёт лучше не проводить.
Бухгалтер говорит, что претензия не влияет на налоги. Это нормально?
Признанную претензию и обязательство по ней нужно отражать в учёте, даже если сумма налога не меняется. Попросите объяснить, где эта претензия видна в отчётности.
Можно ли проверить полноту учёта без знания бухгалтерии?
Да. Сравнивайте свои списки возвратов и претензий с отчётами по покупателям и складу. Расхождения и будут ответом на вопрос о полноте учёта.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.