Смена реквизитов контрагента — повод проверить, совпадают ли данные в ваших документах, договорах и учёте с новыми. Начните с первичных документов по этому партнёру и сверки расчётов. Дальше пройдитесь по договорам и попросите бухгалтера показать, как изменения отражены в учёте.
Проверьте первичные документы
Возьмите последние документы от контрагента: счета, акты, накладные, универсальные передаточные документы. Сравните наименование, адрес и банковские данные с тем, что вам прислали в уведомлении об изменении реквизитов. Расхождения в одном документе — повод запросить исправленный экземпляр.
Отдельно посмотрите, откуда пришло уведомление. Если письмо пришло с незнакомого адреса или в нём просят перевести деньги на новые счета, проверьте информацию по другим каналам связи с партнёром. Позвоните по номеру из договора, а не из письма.
Проверьте, есть ли у вас документ, которым контрагент сообщил об изменениях. Это может быть письмо, дополнительное соглашение или официальное уведомление. Такой документ стоит хранить вместе с договором.
Сверьте расчёты с контрагентом
Запросите у партнёра акт сверки на текущую дату. Сравните его с тем, что видите в своём учёте: суммы долга, оплаты, закрывающие документы. Если цифры не сходятся, выясните, из-за чего.
Проверьте, не остались ли платежи, отправленные по старым реквизитам. Если деньги ушли на прежний счёт после смены данных, уточните у контрагента, получил ли он их. Сохраните платёжные поручения и переписку.
Посмотрите, нет ли задвоенных операций. Иногда при смене реквизитов в учёте появляется второй «контрагент» с почти таким же названием, и расчёты разъезжаются по двум карточкам. Это видно по сверке и по списку контрагентов.
Изучите договоры и допсоглашения
Проверьте, есть ли в договоре условие о том, как стороны сообщают об изменении реквизитов. Если такое условие есть, посмотрите, соблюдено ли оно. Если нет — зафиксируйте изменения письменно, чтобы потом не спорить.
Убедитесь, что в вашем экземпляре договора и в приложениях стоят актуальные данные. Старые реквизиты в действующем договоре создают путаницу при оплате и при подготовке документов.
Если по договору были предоплаты или долг, проверьте, не привязаны ли они к старым банковским данным в ваших внутренних документах. Это касается счетов на оплату и заявок на перечисление денег.
Задайте вопросы бухгалтеру
Спросите, обновлены ли данные контрагента в учётной программе. Уточните, одна карточка у партнёра или появилось несколько. Попросите показать, как выглядит сальдо расчётов по этому контрагенту.
Спросите, все ли документы от партнёра проведены и нет ли среди них тех, что оформлены по старым реквизитам. Попросите перечислить, какие документы вы ещё ждёте от контрагента.
Уточните, как в учёте отражены платежи, сделанные до и после смены реквизитов. Если бухгалтер не может быстро ответить на эти вопросы, это сигнал разобраться подробнее.
Тревожные сигналы в учёте
Первый сигнал — вы не можете быстро получить сверку по конкретному контрагенту. Второй — в учёте числятся документы, которых у вас нет на руках. Третий — суммы в акте сверки от партнёра расходятся с вашими, и никто не может объяснить причину.
Настораживает, когда данные контрагента в разных документах отличаются, а исправлять их никто не спешит. Также плохо, если оплата ушла по старым реквизитам, а в учёте это никак не отмечено.
Если вы видите такие сигналы, начните с письменной сверки с контрагентом. Затем попросите бухгалтера подготовить пояснения по каждой расходящейся сумме. При серьёзных расхождениях стоит проверить учёт по этому участку целиком.
Что сделать прямо сейчас
Соберите все документы по контрагенту в одну папку: договор, уведомление об изменении реквизитов, счета, акты, платёжные поручения, переписку. Так вы быстро увидите, где данные не совпадают.
Отправьте партнёру запрос на акт сверки и дождитесь ответа. Параллельно попросите бухгалтера показать карточку контрагента и список проведённых документов. Сравните три источника: свои документы, сверку партнёра и учёт.
Если найдутся расхождения, зафиксируйте их списком и назначьте, кто что исправляет. По итогам проверки убедитесь, что в учёте осталась одна карточка контрагента с актуальными данными.
Частые вопросы
Контрагент прислал новые реквизиты по электронной почте. Этого достаточно?
Письмо удобно как уведомление, но лучше подстраховаться. Подтвердите изменения по другому каналу связи и сохраните подтверждение вместе с договором.
Что делать, если оплата уже ушла на старый счёт?
Свяжитесь с контрагентом и уточните, получил ли он деньги. Сохраните платёжное поручение и переписку, а бухгалтера попросите отразить ситуацию в учёте.
Как понять, что учёт ведётся качественно?
Вы можете быстро получить сверку по любому контрагенту, документы совпадают с тем, что есть на руках, а расхождения объясняются. Если на простые вопросы нет быстрых ответов, стоит разобраться глубже.
Нужно ли менять договор при смене реквизитов?
Если в договоре есть условие о порядке уведомления, следуйте ему. В остальных случаях зафиксируйте изменения письменно, чтобы избежать путаницы при оплатах и сверках.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.