Оплата поставщику считается отражённой в учёте, когда она видна в банковской выписке, совпадает с документом от поставщика и закрывает долг перед ним в учёте. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках: сравните выписку банка, документы от поставщика и то, что показывает бухгалтер. Ниже — конкретные шаги и признаки, по которым видно, что учёт ведётся качественно.
Начните с банковской выписки
Возьмите выписку по расчётному счёту за нужный период. Найдите платежи поставщикам и отметьте каждый: дата, сумма, назначение платежа, название контрагента. Это ваш первичный список того, что должно быть в учёте.
Если платежей много, выберите несколько крупных и несколько случайных. Крупные показывают, как ведётся учёт по значимым суммам, случайные — не теряется ли мелочь. Дальше по каждому платежу вы должны найти подтверждение, что он не остался висеть «в воздухе».
Попросите бухгалтера показать, где в учёте виден конкретный платёж. Ответ «всё учтено» без документа — не ответ. Нужна привязка платежа к поставщику и к документу, по которому вы платили.
Сверьте платёж с документом поставщика
К каждой оплате должен быть документ: счёт, акт, накладная, договор. Сравните сумму и назначение в платёжном поручении с тем, что указано в документе. Расхождения бывают из-за оплаты нескольких счетов одной суммой, предоплаты или зачёта.
Отдельно проверьте предоплаты. Если вы заплатили вперёд, а поставка ещё не закрыта, платёж не должен выглядеть как обычная закрытая сделка. Спросите бухгалтера, как в учёте отражён аванс и что произойдёт, когда придёт документ на поставку.
Проверьте и обратную ситуацию: поставщик привёз товар или оказал услугу, а оплаты ещё не было. Такой долг тоже должен быть виден. Если в учёте нет ни оплаты, ни долга, значит, операция прошла мимо.
Попросите акт сверки с поставщиком
Акт сверки — самый понятный для владельца документ. В нём построчно видно: что вы должны поставщику, что он должен вам, какие платежи и поставки учтены. Запросите сверку у поставщика и сравните с тем, что говорит ваш бухгалтер.
Если суммы не сходятся, не пытайтесь разобраться в одиночку. Попросите бухгалтера объяснить каждое расхождение: потерянный платёж, неучтённая поставка, ошибка в сумме. Хороший признак — когда расхождения находятся быстро и по каждому есть документ.
Сверку стоит делать регулярно, а не раз в год. Так потерянный платёж находится вскоре после оплаты, пока легко восстановить документы и переписку с поставщиком.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Вопросы должны быть простыми и допускать проверяемый ответ. Например: «Покажите, где в учёте платёж от такого-то числа такому-то поставщику». «Какие платежи поставщикам за период не закрыты документами?» «Есть ли оплаты, которые висят без назначения или без контрагента?»
Спросите, как ведётся работа с первичными документами: кто получает счета и акты, где они хранятся, что происходит, если документ не пришёл. Если ответ расплывчатый, попросите показать порядок на примере одного поставщика.
Отдельно уточните, как вы узнаете о проблемах. Вам нужно не разовое объяснение, а понятный сигнал: например, список платежей без документов к определённой дате. Тогда вы видите ситуацию сами, а не узнаёте о ней постфактум.
Тревожные сигналы в учёте
Первый сигнал — платёж есть в банке, но бухгалтер не может показать его в учёте. Второй — суммы в учёте не совпадают с документами поставщика, и объяснения меняются от разговора к разговору. Третий — акт сверки с поставщиком расходится с вашими данными, а причину никто не называет.
Настораживает, когда документы от поставщиков приходят вам, но до учёта не доходят. Или когда вы слышите «это неважно» про конкретный платёж. Любая оплата важна: она либо закрывает долг, либо создаёт аванс, либо подлежит возврату.
Ещё один признак — вы не можете получить простой отчёт: сколько и кому вы должны, сколько должны вам, какие платежи не закрыты документами. Если такие данные собираются долго и со сбоями, качество учёта под вопросом.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте факты: выписка банка, документы поставщика, вопросы и ответы бухгалтера. Это поможет не спорить о впечатлениях, а разбирать конкретные операции. Начните с самых крупных и самых старых платежей.
Запросите сверку с поставщиками, где есть расхождения. Параллельно попросите бухгалтера дать список платежей без документов и список долгов. Если списки не сходятся с вашей выпиской, разбирайте каждый пункт.
Если ошибки повторяются, обсудите, как изменить порядок работы: кто и когда передаёт документы, как проверяются платежи, когда вы получаете отчёт. Если договориться не получается, стоит показать документы другому бухгалтеру и получить второе мнение. Это не про недоверие, а про спокойствие за деньги компании.
Частые вопросы
Как быстро понять, потерялся ли платёж?
Возьмите выписку банка и попросите показать этот платёж в учёте с привязкой к поставщику и документу. Если привязки нет или ответ нельзя проверить, разбирайтесь дальше.
Что делать, если поставщик говорит, что оплаты не было?
Найдите платёжное поручение и выписку банка с отметкой об исполнении. Затем сверьте данные с поставщиком и попросите бухгалтера показать, как платёж отражён в учёте.
Нужен ли акт сверки, если есть документы?
Да, сверка показывает картину целиком: платежи, поставки и остаток долга. По ней проще заметить потерянный платёж или неучтённую поставку.
Как часто проверять платежи поставщикам?
Регулярно, а не раз в год: так ошибки находятся, пока документы и переписка свежие. Достаточно выборочной проверки крупных и нескольких случайных платежей.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.