Сделки с новым контрагентом стоит держать под особым контролем: именно в них чаще всего всплывают ошибки в документах и пробелы в учёте. Владельцу не нужно знать проводки — достаточно проверить несколько понятных вещей. Ниже — признаки, по которым видно, что учёт ведётся качественно, и сигналы, которые должны насторожить.
Проверьте контрагента до сделки
Начните с того, что доступно без специальных знаний. Запросите у контрагента копии учредительных документов и подтверждение полномочий подписанта. Сверьте название, адрес и реквизиты во всех документах — они должны совпадать.
Проверьте, что контрагент реально существует и работает. Позвоните по указанным телефонам, посмотрите сайт, оцените, совпадает ли профиль компании с предметом сделки. Если поставщик мебели предлагает строительные работы, это повод задать вопросы.
Отдельно посмотрите на поведение партнёра. Насторожить должны спешка с подписанием, отказ обсуждать детали договора, просьбы менять реквизиты в последний момент. Такие вещи обсуждайте с бухгалтером до подписания, а не после.
Документы по сделке: что должно быть на месте
Качественный учёт начинается с документов. По каждой сделке должен быть договор, а к нему — первичные документы: счета, акты, накладные, универсальные передаточные документы. Проверьте, что в них нет пустых полей, исправлений и расхождений с договором.
Сравните суммы и количество в документах с тем, что вы реально получили или отправили. Если в акте указан объём работ, которого не было, это проблема не бухгалтера, а сделки. Такой документ нельзя принимать к учёту.
Посмотрите, как оформлены подписи. Документы должен подписывать тот, у кого есть на это полномочия. Если подписывает не директор, нужна доверенность. Копии таких документов стоит хранить вместе с договором.
Что спросить у бухгалтера
Задайте бухгалтеру прямые вопросы по конкретной сделке. Как она отражена в учёте? Какие документы получены и каких не хватает? Есть ли вопросы к контрагенту?
Спросите, проверяли ли контрагента и что вызвало сомнения. Хороший признак — когда бухгалтер сам говорит о рисках и просит документы, а не молчит до проверки. Плохой — ответ в духе «всё нормально, не переживайте» без пояснений.
Уточните, как в учёте разделены сделки с разными контрагентами и как хранятся документы. Вы должны понимать, где лежит подтверждение по каждой сделке и как его быстро найти. Если ответ расплывчатый, это сигнал.
Тревожные сигналы в учёте
Первый сигнал — документы появляются позже сделки или задним числом. Второй — часть сделок вообще не имеет подтверждающих документов. Третий — суммы в учёте не совпадают с тем, что вы знаете по факту.
Насторожить должно и другое. Бухгалтер избегает прямых ответов, ссылается на занятость, не показывает расчёты. Вы не можете получить простую справку по сделке. Документы хранятся в хаосе, и никто не может сказать, чего не хватает.
Отдельный сигнал — сделка с контрагентом, которого никто не проверял, а документы оформлены «на глаз». Если партнёр предлагает упростить оформление или подписать документы без даты, это повод остановиться.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала остановите платежи и отгрузки по сомнительной сделке. Соберите все документы, которые есть, и составьте список недостающих. Запросите их у контрагента письменно.
Поговорите с бухгалтером предметно: какие документы нужны, что уже отражено в учёте, что нужно исправить. Зафиксируйте договорённости. Если ответов нет или они противоречат документам, стоит получить второе мнение по учёту.
Дальше действуйте по ситуации. Ошибки в документах исправляются, недостающие бумаги запрашиваются, а сделки с непроверенными партнёрами лучше не продолжать до прояснения. Чем раньше вы заметите проблему, тем меньше документов придётся восстанавливать.
Частые вопросы
Как понять, что учёт ведётся качественно, без глубоких знаний бухучёта?
По каждой сделке есть полный набор документов, суммы совпадают, бухгалтер отвечает на вопросы прямо и сам говорит о рисках. Если вы можете быстро найти подтверждение по любой сделке, учёт в порядке.
Что делать, если у нового контрагента нет части документов?
Запросите недостающие документы письменно и не закрывайте сделку до их получения. Пока документов нет, не принимайте такие расходы к учёту и обсудите ситуацию с бухгалтером.
Можно ли доверять бухгалтеру, который говорит, что всё в порядке?
Смотрите не на слова, а на документы. Попросите показать подтверждение по конкретной сделке и объяснить расчёты. Если пояснения совпадают с бумагами, доверие оправдано.
Стоит ли менять бухгалтера при первых сомнениях?
Не обязательно. Сначала обсудите проблемы и дайте время на исправление. Если ответов нет и документы не приводятся в порядок, стоит рассмотреть смену бухгалтера или второе мнение.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.