Качественный учёт по договору с поставщиком видно по простым вещам: документы совпадают между собой, суммы сходятся, а на ваш вопрос бухгалтер отвечает по существу и быстро находит подтверждение. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках. Ниже — пять признаков, конкретные проверки и сигналы, при которых стоит разбираться.
Признак первый: договор, счёт и накладная говорят одно и то же
Начните с папки по конкретному поставщику. Возьмите договор, счёт на оплату, накладную или акт и выписку по счёту. Сверьте три вещи: название контрагента, предмет поставки и сумму. Если в договоре одна сумма, в счёте другая, а оплата прошла третьей — это повод задать вопрос, а не списывать на «так получилось».
Отдельно посмотрите, что оплата ушла именно тому поставщику, который указан в договоре. Перевод на счёт третьего лица или на карту физлица без оформленных документов — типичное место, где учёт расходится с реальностью. Хороший признак: к каждой оплате у бухгалтера находится документ-основание, и он лежит в той же папке.
Признак второй: поставка и оплата не висят «в воздухе»
Попросите бухгалтера показать, как в учёте выглядит расчёт с этим поставщиком на текущую дату. Смысл простой: если вы получили товар, но он не отражён как полученный, а деньги уже ушли — в учёте образуется разрыв. То же бывает наоборот: оплата есть, а поставки нет, и никто не отслеживает, когда она придёт.
Спросите прямо: «Что сейчас числится за этим поставщиком — наша задолженность или его?» Ответ должен быть конкретным, с суммой и объяснением, откуда она взялась. Если бухгалтер называет сумму и сразу показывает документы, из которых она сложилась, — это хороший знак. Если ответ звучит как «там примерно», проверяйте дальше.
Признак третий: первичные документы хранятся так, что их можно найти
Проверка занимает пару минут. Попросите найти документы по одному случайному поставщику за прошлый период. Смотрите, сколько времени это займёт и что вам принесут. В порядке вещей — когда документы лежат по поставщикам и периодам, а не в общей куче сканов с непонятными именами файлов.
Обратите внимание на качество копий. Если накладная нечитаемая, без подписи и даты, или вместо документа присылают фото экрана — это риск. При проверке или споре такой документ сложно предъявить. Хороший признак: у бухгалтера есть понятное правило, какие документы он запрашивает у поставщика и в каком виде хранит.
Признак четвёртый: вы получаете понятную картину, а не только цифру налога
Владельцу не нужны проводки, но нужна связка: сколько мы должны поставщикам, сколько нам, что уже оплачено и что ещё нет. Если бухгалтер раз в месяц присылает короткую сводку по расчётам с контрагентами и вы сверяете её со своей памятью о сделках — это работает.
Проверьте на себе: возьмите три последних крупных поставки и попробуйте по отчёту бухгалтера сказать, какая из них закрыта документами, а какая нет. Если получается — учёт вам понятен. Если отчёт состоит из терминов, а на вопросы «закрыта ли эта поставка» ответа нет, попросите переделать формат под ваши задачи.
Признак пятый: расхождения обсуждаются сразу, а не после проверки
Спросите бухгалтера, что он делает, когда поставщик присылает документ с суммой, которая не совпадает с вашей. Нормальный порядок — не подшивать молча, а зафиксировать расхождение, запросить у поставщика исправленный документ и сказать вам. Молчаливое «подогнали, чтобы сошлось» — плохой признак.
Ещё один сигнал: бухгалтер сам говорит вам, каких документов не хватает. Например, пишет, что по конкретной поставке нет накладной или акта, и просит их получить. Если такие запросы приходят регулярно и по делу — процесс живой. Если вы узнаёте о нехватке документов только от налоговой или из банка, система дала сбой.
Что спросить у бухгалтера и что делать при тревожных сигналах
Задайте несколько вопросов по одному договору. Какие документы подтверждают эту поставку? Какая сумма сейчас числится за поставщиком и из чего она сложилась? Есть ли по этому договору незакрытые вопросы? Где лежат документы, если их запросят? Ответы должны быть точными и со ссылкой на конкретные бумаги.
Тревожные сигналы: суммы в документах не совпадают и это никак не объяснено; оплата ушла не тому, кто указан в договоре; документы не находятся; на вопросы отвечают общими словами; о нехватке бумаг вы узнаёте последним. При любом из них не откладывайте разбор.
Что делать: соберите свою папку по этому поставщику — договор, счета, накладные, выписку. Сверьте с тем, что есть у бухгалтера. Зафиксируйте расхождения письменно, хотя бы списком в переписке, и попросите устранить их и объяснить причину. Если расхождения повторяются по разным договорам, обсудите порядок работы: кто запрашивает документы, в какие сроки и как вы узнаёте о проблемах. Когда договориться не получается, разумно получить второе мнение по учёту — до того, как вопросы появятся у проверяющих.
Частые вопросы
Можно ли проверить учёт, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да. Достаточно сверять договор, счёт, накладную и оплату между собой и задавать бухгалтеру вопросы по конкретному поставщику. Вам нужна не терминология, а подтверждение, что каждая сумма опирается на документ.
Что делать, если поставщик прислал документ с другой суммой?
Не подписывайте и не оплачивайте по нему, пока расхождение не объяснено. Попросите поставщика исправить документ и сообщите бухгалтеру, чтобы он не проводил его до выяснения.
Как часто стоит смотреть расчёты с поставщиками?
Достаточно регулярного ритма, который совпадает с вашими платежами и закрытием поставок. Главное — сверять сводку со своими сделками, а не просто получать её.
Это плохо, если бухгалтер часто просит документы?
Нет, это рабочий момент. Запросы означают, что учёт опирается на бумаги, а не на догадки. Настораживает обратное: когда о нехватке документов вы узнаёте не от бухгалтера.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.