Документы от поставщиков не должны жить в почте и мессенджерах. Если счета, акты и накладные приходят на личную почту или в чат и дальше никуда не двигаются, бухучёт начинает отставать от реальных дел компании. Проверить это можно самому, без специальных знаний: посмотреть, как устроен приём документов, и задать бухгалтеру несколько прямых вопросов.
Куда на самом деле приходят документы от поставщиков
Начните с простого: спросите, на какой адрес поставщики присылают счета и акты. Если это личная почта директора, менеджера по закупкам или общий ящик, куда пишут все подряд, документы легко теряются. Письмо с актом может неделями лежать среди рассылок, а бухгалтер о нём не знает.
Правильнее, когда для документов есть отдельный адрес или папка, о которой знают и поставщики, и бухгалтер. Хорошо, если у компании есть понятное правило: поставщик присылает документ на конкретный адрес, а сотрудник, который получил письмо, передаёт его дальше. Проверьте, действует ли это правило на практике, а не только на словах.
Посмотрите, что происходит с бумажными оригиналами. Если поставщик привозит акт или накладную на бумаге, у них должно быть место, где они ждут передачи бухгалтеру. Стопка на подоконнике или в ящике стола — плохой признак.
Есть ли у документов понятный путь
Спросите бухгалтера, что происходит с документом после того, как он попал в компанию. Должен быть понятный путь: получение, проверка, запись в учёт, хранение. Если на вопрос «где сейчас акт от такого-то поставщика» никто не может ответить быстро, значит, пути нет.
Обратите внимание, как ведётся список ожидаемых документов. Поставщик отгрузил товар или оказал услугу, а документ ещё не пришёл — это нормальная ситуация, но её нужно держать на виду. Спросите, есть ли у бухгалтера перечень документов, которые должны прийти, но пока не пришли. Если такого перечня нет, часть документов может всплыть слишком поздно.
Проверьте, сверяют ли полученные документы с тем, что реально было. Акт должен соответствовать заказу, счёту и фактической поставке. Если бухгалтер записывает документы, не глядя на суть сделки, ошибки и лишние суммы попадут в учёт.
Что владелец может проверить сам
Возьмите несколько последних сделок с поставщиками и пройдите по ним. Найдите счёт, акт или накладную и посмотрите, когда документ пришёл и когда попал в учёт. Если между этими моментами проходит много времени, стоит разобраться почему.
Загляните в почту, на которую приходят документы. Сколько писем с вложениями там лежит без ответа и пересылки? Если такие письма копятся, значит, документы оседают. Это видно за пару минут и не требует доступа к бухгалтерским программам.
Спросите у сотрудников, которые работают с поставщиками, куда они складывают полученные документы. Если каждый делает это по-своему, единого порядка нет. Проверьте, знают ли они, кому передавать счёт или акт и что делать, если документ пришёл в мессенджер.
Ещё одна простая проверка — попросить бухгалтера показать, какие документы от поставщиков за последнее время ещё не получены. Если ответ расплывчатый, значит, учёт ожидаемых документов не ведётся.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и посмотрите на реакцию. Хороший признак — спокойные и конкретные ответы, плохой — общие слова и раздражение.
Спросите, как бухгалтер узнаёт о новом документе от поставщика. Кто ему сообщает, в какой момент и что происходит дальше. Спросите, что он делает, если документ не пришёл вовремя: ищет ли сам, напоминает ли поставщику, сообщает ли вам.
Уточните, как хранятся документы и можно ли быстро найти нужный. Попросите найти конкретный акт или счёт за прошлый период. Если поиск занимает много времени или документ не находится, это тревожный сигнал.
Спросите, сверяет ли бухгалтер расчёты с поставщиками и как часто. Расхождения в суммах и закрывающих документах — обычное дело, но их нужно вовремя замечать и разбирать.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — документы приходят в разные места и никто не отвечает за их сбор. Второй — бухгалтер узнаёт о поставке от вас, а не из документов. Третий — на вопрос о конкретном документе нет быстрого ответа.
Плохо, если закрывающие документы появляются в учёте с большим опозданием, ближе к отчётности. Тогда разбираться с ошибками и недостающими бумагами приходится в спешке. Ещё один признак — вы сами регулярно пересылаете бухгалтеру письма от поставщиков, потому что иначе он их не увидит.
Насторожить должно и то, что бухгалтер не может показать список недостающих документов. Значит, он не отслеживает, всё ли получено, и часть сделок может остаться без подтверждения.
Что делать, если документы теряются
Начните с порядка в приёме документов. Заведите отдельный адрес или папку для счетов и актов от поставщиков и сообщите его поставщикам. Договоритесь, кто из сотрудников отвечает за то, чтобы документы доходили до бухгалтера.
Затем обсудите с бухгалтером, как ведётся учёт ожидаемых документов и как вы будете узнавать о недостающих. Договоритесь о регулярной сверке: раз в месяц смотреть, все ли документы получены и совпадают ли суммы.
Если после этого ситуация не меняется, стоит задуматься о смене того, кто ведёт учёт. Теряющиеся документы — это не мелочь: из-за них в учёте появляются пробелы, а разбираться с ними приходится вам.
Частые вопросы
Как быстро понять, что документы теряются?
Посмотрите на почту, куда приходят счета и акты. Если там лежат необработанные письма с вложениями, а бухгалтер о них не знает, документы оседают.
Обязательно ли заводить отдельную почту для документов?
Нет, но должен быть понятный адрес или папка, о которой знают поставщики и бухгалтер. Главное, чтобы документы не расходились по личным ящикам сотрудников.
Что делать, если поставщик присылает документы в мессенджер?
Договоритесь с поставщиком о другом способе передачи. Если это невозможно, назначьте сотрудника, который будет пересылать такие документы бухгалтеру и следить, чтобы они не потерялись.
Как часто проверять, всё ли в порядке с документами?
Достаточно регулярной сверки, например раз в месяц. Так вы вовремя заметите недостающие документы и расхождения, а не узнаете о них перед отчётностью.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.