Полная проверка учёта — задача бухгалтера или аудитора. Но владелец может сам увидеть, нет ли в учёте провалов: часть операций не проведена, документы потерялись, отчётность собрана не из тех данных. Для этого не нужно знать проводки — достаточно сверить то, что вы видите в бизнесе, с тем, что показывает учёт.
Начните с денег: банк и касса
Самый простой тест — сравнить движение денег по выпискам с тем, что отражено в учёте. Возьмите выписку по расчётному счёту за месяц и посмотрите, каждая ли операция нашла отражение: поступления от покупателей, оплата поставщикам, зарплата, налоги, комиссия банка, возвраты. Если по выписке деньги ушли, а в учёте этой операции нет, значит, часть расходов или доходов не попала в базу.
Отдельно проверьте кассу, если работаете с наличными. Наличная выручка должна попадать в учёт так же, как безналичная. Разница между тем, что реально прошло через кассу, и тем, что отражено, — прямой сигнал о пробеле.
Полезно посмотреть на остатки: сходится ли сумма на счёте в учёте с реальным остатком в банке на ту же дату. Расхождение означает, что какие-то операции не проведены или проведены неверно.
Сверьте документы с учётом
Учёт строится на первичных документах: договоры, акты, накладные, счета-фактуры, чеки. Если документ есть, а операции по нему в учёте нет — это потеря. Если операция в учёте есть, а документа нет — это риск при проверке.
Что можно сделать самому: взять папку с документами за месяц и выборочно сверить несколько сделок с тем, что отражено. Особенно те, где суммы крупные или условия нестандартные: предоплата, возврат, зачёт, бартер, сделка с иностранным контрагентом.
Обратите внимание на конец периода. Операции последних дней месяца часто «зависают»: документы пришли позже, бухгалтер их не увидел, и месяц закрыт без них. Спросите, как организована передача документов и что происходит с теми, что приходят после закрытия периода.
Посмотрите на отчётность и её логику
Отчётность должна быть не только сданной, но и понятной вам. Если вы не можете объяснить, откуда в отчёте взялась та или иная сумма, — это повод разобраться. Попросите бухгалтера показать, из каких операций сложились ключевые показатели: выручка, расходы, налоговая база.
Сравните отчётность с реальностью бизнеса. Выручка в учёте должна быть сопоставима с тем, что вы фактически заработали. Расходы — с тем, что реально потратили. Если цифры в учёте заметно расходятся с вашим ощущением бизнеса, ищите причину вместе с бухгалтером.
Проверьте, что отчётность сдана и принята. Убедитесь, что у вас есть подтверждение сдачи, а не только слова бухгалтера. Это касается и налоговой отчётности, и отчётности в фонды, если она требуется.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Хороший признак — бухгалтер отвечает конкретно и показывает, где в учёте лежит та или иная операция. Плохой — отвечает общими словами и просит «не лезть в бухгалтерию».
Спросите:
- все ли операции за период отражены и как вы это проверяете;
- какие документы вы не получили и что с ними делать;
- как учитываются операции, по которым нет документов;
- сходятся ли данные учёта с банком и кассой;
- что изменилось в учёте за последний период и почему.
Ответы на эти вопросы показывают, ведётся ли учёт системно или собирается наспех к сдаче отчётности.
Тревожные сигналы
Насторожить должны несколько вещей сразу. Бухгалтер не может показать, откуда взялась сумма в отчёте. Документы передаются, но в учёте не появляются. Остатки по банку и кассе не сходятся с реальностью. Отчётность сдана, но подтверждения сдачи нет. На ваши вопросы отвечают «всё нормально» без пояснений.
Отдельный сигнал — учёт ведётся только к моменту сдачи отчётности, а в остальное время не обновляется. В таком режиме ошибки и пропуски накапливаются и всплывают уже тогда, когда исправлять их дорого.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте, что именно не сходится: какие операции, за какой период, какие суммы. Это разговор с бухгалтером по существу, а не «мне кажется, что-то не так».
Попросите восстановить пропущенные операции и показать результат. Если расхождения системные, а не разовые, обсудите, как изменить порядок передачи документов и закрытия периода, чтобы ситуация не повторялась.
Если разобраться не получается или ответы вас не убеждают, имеет смысл привлечь стороннего бухгалтера или аудитора для проверки. Это дешевле, чем исправлять последствия ошибок в отчётности и разбираться с вопросами по уже сданным данным.
Частые вопросы
Как часто владельцу проверять учёт?
Достаточно регулярно смотреть на сверку с банком и кассой и на ключевые цифры отчётности. Полную проверку имеет смысл делать перед сдачей годовой отчётности и при смене бухгалтера.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сверка денег с выписками, проверка документов и вопросы о том, откуда взялись суммы в отчёте, не требуют знания проводок.
Что делать, если бухгалтер отказывается показывать расчёты?
Это само по себе тревожный сигнал. Попросите письменные пояснения и рассмотрите проверку учёта сторонним специалистом.
Опасно ли, если часть операций не отражена?
Да. Пропуски в учёте искажают отчётность и создают риск при проверке. Чем раньше их находят, тем проще исправить.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.