Проверить первичку можно без знания проводок. Смотрите на три вещи: как документы поступают в учёт, совпадают ли даты в документах с реальными событиями и можете ли вы за несколько минут найти любой документ за прошлый период. Если хотя бы одно звено даёт сбой, риск потери первички и дорисовки документов задним числом высок.
Как документы попадают в учёт
Начните с маршрута документа. Спросите, каким каналом к бухгалтеру приходит первичка от поставщиков и подрядчиков: почта, мессенджер, папка на диске, электронный документооборот. Качественный учёт начинается с понятного и постоянного канала, а не с разрозненных пересылок.
Проверьте, кто отвечает за сбор документов со стороны компании. Если это «все понемногу», часть бумаг осядет у менеджеров и водителей. Назначьте одного ответственного и убедитесь, что бухгалтер знает, к кому идти за недостающей бумагой.
Посмотрите, есть ли реестр входящих документов. Это может быть таблица или отчёт из программы, где видно, что поступило, что проведено и чего не хватает. Без такого списка потеря документа обнаруживается случайно и поздно.
Даты в документах и даты событий
Возьмите несколько документов за прошлый месяц и сравните дату на бумаге с реальной датой события. Накладная должна быть датирована днём отгрузки, акт — днём фактического оказания услуги, авансовый отчёт — днём утверждения. Расхождения в один-два дня бывают, но систематическое «сдвигание» дат — тревожный признак.
Проверьте, не появляются ли документы за прошлые периоды в текущем. Если в этом месяце вы видите акты и накладные с датами нескольких месяцев назад, спросите, почему они не были проведены вовремя. Иногда причина уважительная — поставщик прислал поздно. Но если так происходит постоянно, значит, сбор первички не налажен.
Обратите внимание на документы, оформленные в последний день месяца или квартала. Массовое появление бумаг одной датой в конце периода говорит о том, что документы собирают рывком, а не по ходу работы. Это удобная почва для восстановления задним числом.
Что спросить у бухгалтера
Задайте прямые вопросы и посмотрите на реакцию. Хороший признак — спокойные и конкретные ответы, плохой — общие формулировки и раздражение.
Спросите, как бухгалтер узнаёт о недостающих документах и как часто сверяет свои данные с вашими. Уточните, что происходит, если поставщик не прислал документ вовремя: ждут, запрашивают, фиксируют в реестре. Спросите, кто проверяет первичку на корректность реквизитов и как оформляется замена ошибочного документа.
Отдельно уточните, как хранятся документы и кто имеет к ним доступ. Вы должны понимать, где лежит бумажный архив и где электронные копии. Если ответ расплывчатый, это повод насторожиться.
Проверки, которые владелец делает сам
Выберите любой документ наугад и попросите бухгалтера найти его за пару минут. Повторите с документом полугодовой давности. Если поиск занимает долгое время или требует переписки, архив не организован.
Сверьте выписку по банку с документами по нескольким операциям. К каждому списанию и поступлению должен находиться подтверждающий документ: счёт, акт, накладная, договор. Пропуски показывают, где первичка не собрана.
Посмотрите на кредиторскую и дебиторскую задолженность. Если долг висит давно, а документов по нему нет, вероятно, бумаги потеряны или операция оформлена не полностью. Попросите показать основание по каждой крупной сумме.
Проверьте, совпадают ли суммы в документах с тем, что вы согласовывали с контрагентом. Расхождение в цифрах или реквизитах — повод разобраться до того, как документ уйдёт в учёт и отчётность.
Тревожные сигналы
Первый признак — бухгалтер просит вас подписать документы задним числом или «переделать» акт с другой датой. Это прямое указание на то, что первичка оформляется не вовремя. Соглашаться на такое не стоит.
Второй — документы появляются только после вашего напоминания. Если без вашего звонка первичка не собирается, процесс держится на вас, а не на учёте.
Третий — нет доступа к документам. Когда бухгалтер не может быстро показать архив или отказывается объяснять, где что лежит, вы теряете контроль над учётом.
Четвёртый — постоянные исправления и замены документов. Единичные случаи нормальны, системные — нет.
Что делать при проблемах
Начните с разговора и попросите описать, как устроен сбор и хранение первички. Зафиксируйте договорённости: кто собирает документы, в какой срок они передаются бухгалтеру, где хранятся. Письменная договорённость лучше устной.
Введите простой реестр входящих документов и сверяйте его с банковскими операциями раз в месяц. Это займёт немного времени, но покажет, где теряются бумаги.
Если нарушения повторяются, а объяснения не меняются, рассмотрите смену бухгалтера или аудит учёта. Чем раньше вы обнаружите потери и документы, оформленные задним числом, тем меньше последствий придётся разбирать.
Частые вопросы
Как быстро понять, что первичка теряется?
Попросите найти несколько документов за разные периоды и сверьте банковские операции с подтверждающими бумагами. Если часть документов не находится или не имеет основания, потери есть.
Что делать, если бухгалтер предлагает оформить документ задним числом?
Откажитесь и обсудите, как оформлять такие операции правильно. Систематическое восстановление документов задним числом создаёт риск при проверках и спорах с контрагентами.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в проводках?
Да. Смотрите на маршрут документов, совпадение дат с реальными событиями, доступность архива и наличие реестра. Эти проверки не требуют знания бухгалтерских счетов.
Как часто стоит сверять документы с банком?
Регулярно, например раз в месяц. Частая сверка помогает замечать пропуски сразу, пока поставщик или подрядчик ещё может прислать или восстановить документ.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.