Расхождения в книгах — это не мелочь и не повод ругаться с бухгалтером. Это сигнал, что вы не понимаете, что происходит с вашими деньгами и отчётностью. Чем раньше вы зададите вопросы, тем дешевле обойдётся разбор.
Что значит «качественный учёт» на практике
Качественный учёт — это когда цифры в документах совпадают с реальностью, а вы можете получить понятный ответ на любой вопрос о своих доходах, расходах и обязательствах. Не «так положено», а «вот документ, вот проводка, вот почему так».
Хороший признак — учёт предсказуем. Вы заранее знаете, какие документы нужно принести, к какому числу, что будет с налогами при той или иной сделке. Если каждый месяц сюрприз, система не работает.
Второй признак — следы. Любая цифра в отчёте должна раскручиваться до первичного документа: договора, акта, накладной, выписки. Если бухгалтер не может показать, откуда взялась сумма, это плохо.
Третий признак — регулярность. Книги ведутся не перед сдачей отчётности, а постоянно. Тогда расхождений либо нет, либо они находятся и закрываются сразу.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Вам не нужно знать план счетов. Достаточно нескольких простых сверок.
Сверьте деньги. Остаток на расчётном счёте в банковской выписке на конец периода должен совпадать с тем, что учтено в книге. То же по кассе, если она есть. Расхождение — первый повод для разговора.
Сверьте долги. Попросите список тех, кто должен вам, и тех, кому должны вы. Позвоните паре контрагентов и уточните, совпадают ли суммы. Часто выясняется, что оплата прошла, а в учёте не отражена, или наоборот.
Сверьте документы. Возьмите несколько крупных сделок за период и проверьте, что по каждой есть договор, счёт, акт или накладная и отметка об оплате. Если чего-то не хватает, спросите почему.
Посмотрите на отчётность глазами неспециалиста. Понятно ли из неё, сколько вы заработали и сколько заплатили? Если цифры вызывают недоумение, просите объяснить простыми словами.
Проверьте, как учитываются ваши личные деньги. Если вы пополняете счёт из своих средств или забираете деньги на себя, эти операции должны быть оформлены, а не просто «висеть» в учёте.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте вопросы не раз в год, а по ходу дела. Это нормально и не обидно для бухгалтера.
Спросите, как он сверяет учёт с банком и с контрагентами и как часто. Ответ «когда-нибудь» — тревожный.
Спросите, что происходит с расхождениями, когда они находятся. Кто их ищет, кто исправляет, остаётся ли пометка о причине.
Спросите, какие документы вы обязаны приносить и к какому моменту. Если требования меняются от месяца к месяцу, зафиксируйте их письменно.
Спросите, что будет, если документ пришёл позже или потерялся. У качественного учёта есть понятный порядок действий на такой случай.
Спросите, кто вас подменяет во время отпуска или болезни бухгалтера. Учёт не должен останавливаться.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не можете получить цифры. Бухгалтер отвечает общими словами, откладывает, ссылается на занятость. Это плохо, потому что данные принадлежат вам.
Второй — расхождения повторяются. Один раз ошиблись — бывает. Если одна и та же сверка не сходится из месяца в месяц, значит, причину не ищут.
Третий — документы «дорисовываются» задним числом. Исправления возможны, но у них должна быть понятная причина и след.
Четвёртый — вы узнаёте о проблемах последним. Например, о долге перед контрагентом или о неотражённой оплате вы слышите от партнёра, а не от своего бухгалтера.
Пятый — учёт держится на одном человеке без передачи дел. Если всё хранится только у него в голове и в его личной папке, вы в уязвимом положении.
Что делать при расхождениях
Не начинайте с обвинений. Соберите факты: какие суммы не сходятся, за какой период, по каким документам. Так разговор пойдёт по делу.
Попросите письменное объяснение. Пусть бухгалтер опишет причину расхождения и что сделано, чтобы оно не повторилось. Письменный ответ дисциплинирует обе стороны.
Договоритесь о регулярной сверке. Например, раз в месяц вы получаете короткий отчёт: остатки, долги, крупные операции. Это занимает немного времени, но снимает большинство сюрпризов.
Если расхождения серьёзные и повторяются, а объяснений нет, стоит получить второе мнение. Покажите документы другому бухгалтеру или аудитору и выслушайте оценку. Это не предательство, а проверка.
И последнее: не откладывайте. Чем дольше расхождение живёт в книгах, тем сложнее распутать и тем больше вопросов оно вызовет при проверке.
Частые вопросы
Я не бухгалтер. Как мне вообще понять, что учёт ведётся плохо?
Смотрите на три вещи: сходятся ли деньги с банком, есть ли документы по крупным сделкам и получаете ли вы понятные ответы на свои вопросы. Если хотя бы одно хромает, разбирайтесь.
Бухгалтер обидится, если я начну проверять?
Нормальный бухгалтер относится к вопросам спокойно. Учёт — ваша ответственность перед государством, и вы вправе понимать, что в нём происходит.
Что делать, если расхождение нашлось, а причина непонятна?
Попросите письменное объяснение и план исправления. Если ответа нет, покажите документы стороннему специалисту.
Можно ли обойтись без сверок, если отчётность сдаётся вовремя?
Сдача в срок не значит, что цифры верные. Ошибки в учёте всплывают позже и обычно в самый неудобный момент.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.