Каждая операция в учёте должна опираться на документ от контрагента: договор, счёт, акт, накладную, чек или платёжку. Если документа нет, операция держится на словах, а не на бумаге. Проверить это владелец может сам, без знания проводок: по выписке банка, папкам с документами и ответам бухгалтера.
Начните с банковской выписки
Выписка — самый простой источник проверки. Она показывает, с кем вы рассчитывались и на какие суммы. Возьмите выписку за месяц и пройдитесь по каждому поступлению и списанию.
К каждому платежу должен находиться документ-основание. Оплатили поставщику — есть счёт и закрывающий документ. Получили деньги от покупателя — есть счёт, акт или другой документ о реализации. Вернули или получили заём — есть договор.
Отдельно посмотрите на платежи без назначения или с размытым описанием. Если по списанию непонятно, за что заплатили, документ к нему тоже вряд ли есть. Такие строки выпишите и задайте по ним вопросы.
Сверьте папки с документами
Попросите показать, где хранятся документы от контрагентов: на бумаге или в электронном виде. Важна не форма, а то, что нужный документ находится быстро.
Проверьте несколько сделок от начала до конца. Договор, счёт, документ о передаче товара или приёмке работ, платёжка — всё должно быть в одной цепочке. Если в цепочке не хватает звена, операция подтверждена не полностью.
Обратите внимание на документы, которые легко потерять: акты от подрядчиков, чеки на мелкие расходы, документы по командировкам. Именно по ним чаще всего и образуются пробелы.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Вопросы лучше задавать конкретные, на которые можно ответить «да» или «нет» и показать документ. Общие формулировки вроде «всё ли в порядке» дают общие ответы.
Спросите, по каким операциям за период нет подтверждающих документов. Попросите список таких операций, а не устное заверение. Если список пуст, попросите показать, как это проверялось.
Спросите, как в учёте отражаются операции, по которым документы ещё не пришли. Узнайте, кто отвечает за то, чтобы документ был получен и подшит. Полезно спросить, какие документы бухгалтер запрашивает у контрагентов сам, а какие ждёт от вас.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — бухгалтер не может быстро показать документ по конкретной сделке. Второй — в учёте есть операции, которые вы не можете объяснить. Третий — документы появляются только после вашего напоминания.
Настораживает, когда расчёты с контрагентом идут, а закрывающих документов нет месяцами. Плохо, если документы хранятся в переписке и личных папках, а не в одном месте. И если на ваши вопросы отвечают общими словами без ссылки на конкретные бумаги.
Отдельный сигнал — расхождения между тем, что вы знаете о сделке, и тем, что отражено в учёте. Сумма, дата или контрагент не совпадают — значит, где-то ошибка или потерянный документ.
Что сделать при найденных пробелах
Составьте список операций без документов и передайте его бухгалтеру. По каждой строке нужно понять: документ есть, но не подшит, или его нет совсем. В первом случае его находят и подшивают, во втором — запрашивают у контрагента.
Заведите простое правило: сделка не считается закрытой, пока по ней нет полного набора документов. Это касается и вас, и бухгалтера. Договоритесь, кто и в какой момент запрашивает недостающие бумаги.
Проверяйте выписку и документы регулярно, а не раз в год. Так пробелы находятся, пока контрагент ещё на связи и готов выслать копию. Если контрагент пропал, восстановить документ будет сложнее.
Частые вопросы
Как часто проверять документы по операциям?
Регулярно, например раз в месяц вместе с выпиской. Так вы замечаете пробелы, пока сделка свежая и контрагент отвечает.
Что делать, если контрагент не присылает закрывающие документы?
Запросите документ письменно и сохраните запрос. Продолжайте напоминать и не считайте сделку закрытой, пока документ не получен.
Может ли бухгалтер вести учёт без части документов?
Он может отразить операцию, но подтвердить её будет нечем. Риск и ответственность за такие пробелы лежат на владельце бизнеса.
Достаточно ли электронных документов вместо бумажных?
Да, если документ получен от контрагента и хранится в доступном месте. Главное, чтобы его можно было быстро найти и показать.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.