6-НДФЛ — это расчет сумм налога на доходы физических лиц, который налоговый агент сдает по выплатам работникам и другим физлицам. Сдать его нужно в налоговую по месту учета: заполнить расчет по начисленным и удержанным суммам и передать в инспекцию в установленный срок. Если вы платите доходы физлицам, вы налоговый агент и расчет касается вас напрямую.
Кто сдает расчет и за кого
Расчет подают организации и предприниматели, которые выплачивают доходы физлицам и удерживают с них налог. Это зарплата, премии, отпускные, больничные, выплаты по договорам подряда и другие доходы.
Если выплат в отчетном периоде не было, это не значит, что сдавать нечего. Нулевой расчет подается, когда обязанность налогового агента сохраняется. За отсутствие сведений тоже предусмотрена ответственность, поэтому проще отчитаться, чем объясняться с инспекцией.
Предприниматель на спецрежиме тоже становится налоговым агентом, как только начинает платить людям. Освобождение от других налогов не отменяет обязанность удерживать НДФЛ с выплат работникам.
Из чего состоит расчет
Расчет строится на начисленных и удержанных суммах. В нем отражаются доходы, налоговые вычеты, исчисленный и удержанный налог, а также сроки перечисления.
Отдельно показываются даты фактического получения дохода. По статье 223 НК РФ дата дохода определяется по конкретным правилам. Например, по материальной выгоде от экономии на процентах по заемным средствам датой дохода признается последний день каждого месяца в течение срока, на который предоставлены такие средства (ст. 223 НК РФ).
По командировочным расходам дата дохода привязана к утверждению авансового отчета. Это последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (ст. 223 НК РФ). Если считать дату «на глаз», срок перечисления налога сдвинется и появится недоимка.
Порядок действий перед сдачей
Сначала соберите все выплаты за период. Проверьте трудовые договоры, договоры подряда, приказы о премиях, листки нетрудоспособности и авансовые отчеты. Каждая сумма должна попасть в расчет с правильной датой дохода.
Затем проверьте вычеты. Стандартные, социальные и имущественные вычеты предоставляются на основании заявления работника и подтверждающих документов. Если работник принес уведомление на вычет, его нужно учесть при исчислении налога, иначе удержите лишнее.
Отдельно сверьте удержанный налог с перечисленным. Суммы в расчете должны совпадать с платежами в бюджет. Расхождение — первый признак ошибки в датах или в ставке.
После проверки заполните расчет и передайте его в инспекцию. Перед отправкой прогоните файл через проверку формата: так вы поймаете технические ошибки до того, как их найдет налоговая.
Как подать расчет
Расчет подается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Организации и предприниматели с работниками сдают его электронно, бумажный вариант для большинства случаев не подходит.
Подпишите файл квалифицированной электронной подписью и отправьте через оператора. Сохраните протокол приема: он подтверждает, что расчет принят. Если протокол не пришел, считайте, что отчетность не сдана.
Сроки сдачи привязаны к отчетным периодам. Точные даты смотрите в актуальной редакции налогового кодекса и календаре отчетности на текущий год: они меняются, и ориентироваться на прошлогодние даты нельзя.
Частые ошибки и последствия
Самая частая ошибка — неверная дата фактического получения дохода. Из-за нее налог попадает не в тот период, и инспекция видит расхождение с платежами.
Вторая ошибка — забытые выплаты. В расчет не попадают премии, подарки, материальная помощь сверх лимита, выплаты по договорам подряда. Проверяйте не только зарплатные ведомости.
Третья ошибка — неверно примененные вычеты. Вычет без заявления работника или без документов приводит к тому, что налог удержан меньше, чем нужно. Доначислить его придется за счет агента.
За опоздание с расчетом и за недостоверные сведения предусмотрена ответственность налогового агента. Точные размеры штрафов смотрите в действующей редакции НК РФ: они менялись. Кроме штрафа, инспекция может заблокировать счет за непредставление расчета.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если зарплата не начислялась?
Да, если вы остаетесь налоговым агентом. Нулевой расчет подается, чтобы подтвердить отсутствие выплат. Иначе инспекция расценит это как непредставление отчетности.
Можно ли сдать расчет на бумаге?
В общем случае нет. Расчет подается электронно по каналам связи с электронной подписью. Бумажный вариант допустим только в отдельных случаях, которые прямо указаны в законе.
Что делать, если нашли ошибку после сдачи?
Подайте уточненный расчет за тот же период. Укажите верные суммы и даты, чтобы налог встал в правильный период. Чем раньше вы это сделаете, тем меньше риск спора с инспекцией.
Как подтвердить, что расчет принят?
Сохраните протокол приема от оператора связи. Это единственное подтверждение, что файл дошел до налоговой. Без протокола доказать сдачу не получится.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.