Сдать отчетность в налоговую в электронном виде — значит отправить декларацию по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. Для НДС это единственный допустимый способ: бумажная декларация не считается представленной. По УСН электронная форма допустима, но есть свои сроки и правила.
Кто обязан отчитываться в электронном виде
По НДС обязанность прямая. Декларацию представляют в налоговые органы по месту учета не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, по установленному формату в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота (ст. 174 НК РФ). Если вы подадите декларацию по НДС на бумаге, она не будет считаться представленной. Это равно отсутствию отчетности со всеми последствиями.
По УСН жесткой привязки к электронной форме нет. Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Но даже если закон допускает бумагу, электронный канал удобнее: есть подтверждение отправки и дата приема.
Отдельно про новых предпринимателей. Для вновь созданных организаций и вновь зарегистрированных ИП декларация подается не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, в котором была создана организация или зарегистрирован ИП (ст. 80 НК РФ). Это касается отчетности за первый период работы.
Что понадобится для подключения
Электронная отчетность работает через оператора электронного документооборота. С ним заключают договор, получают идентификатор и ключ электронной подписи. Без действующей подписи отправить декларацию не получится.
Порядок такой. Выберите оператора и заключите договор. Получите квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. Установите программу для отправки отчетности и настройте рабочее место. Проверьте, что налоговая принимает документы: отправьте тестовую декларацию или дождитесь первого подтверждения от инспекции.
Учтите: подпись должна быть действующей на момент отправки. Если сертификат истек, декларация не уйдет или будет считаться неподписанной.
Как проходит отправка декларации
Сформируйте декларацию в программе или бухгалтерской системе. Проверьте контрольные соотношения — программа обычно показывает ошибки до отправки. Подпишите файл электронной подписью и отправьте через оператора.
После отправки вы получите подтверждение от оператора о доставке в налоговую. Затем приходит квитанция о приеме — это и есть доказательство, что декларация представлена. Сохраняйте обе квитанции: при споре с инспекцией они подтверждают дату сдачи.
Дата сдачи — дата отправки, зафиксированная оператором, а не дата, когда вы нажали кнопку. Если отправили в последний день, сохраните подтверждение оператора.
Сроки уплаты и связь с отчетностью
Отчетность и уплата — разные обязанности. По НДС налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). То есть декларацию за квартал вы сдаете до 25-го числа, а платежи растянуты на три месяца.
По УСН базовая ставка 6 % на объекте «доходы» (ст. 346.20 НК РФ). Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Эти цифры нужны, чтобы правильно заполнить декларацию и рассчитать суммы к уплате.
Если вы совмещаете режимы или перешли на НДС, проверьте, какие декларации и в какие сроки вы обязаны сдавать. Пропуск срока по одному налогу не отменяет обязанности по другому.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — отправить декларацию по НДС на бумаге. Такая декларация не считается представленной (ст. 174 НК РФ). Инспекция расценит это как отсутствие отчетности.
Вторая — отправить файл без действующей электронной подписи или в неверном формате. Документ не примут, а срок будет идти.
Третья — не сохранить квитанции о приеме. При споре доказать дату сдачи будет нечем.
Четвертая — перепутать сроки. По УСН организации сдают до 25 марта, ИП — до 25 апреля (ст. 346.23 НК РФ). По НДС — до 25-го числа месяца после квартала (ст. 174 НК РФ). Ведите календарь отчетности заранее.
Пятая — забыть про первый отчет нового бизнеса. Для новых организаций и ИП срок — не позднее 20-го числа месяца, следующего за кварталом регистрации (ст. 80 НК РФ).
Частые вопросы
Можно ли сдать декларацию по НДС на бумаге?
Нет. Декларация по НДС представляется в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. Бумажная декларация не считается представленной (ст. 174 НК РФ).
В какой срок сдавать декларацию по УСН?
Организации — не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ).
Когда платить НДС после сдачи декларации?
Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех месяцев, следующих за кварталом (ст. 174 НК РФ). Декларацию при этом сдают до 25-го числа.
Что будет, если отправить декларацию без электронной подписи?
Документ не примут, а срок сдачи будет идти. Проверьте действие сертификата до отправки и сохраните квитанцию о приеме.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.