Отчёт 6-НДФЛ — это расчёт по налогу на доходы физлиц, который сдаёт каждый работодатель. Чтобы его сделать, соберите данные по выплатам сотрудникам, проверьте даты получения дохода и удержания налога, заполните расчёт и отправьте в налоговую. Ниже — порядок действий и частые ошибки.
Что такое 6-НДФЛ и кто его сдаёт
6-НДФЛ — отчётность по налогу, который вы удерживаете с доходов сотрудников и перечисляете в бюджет. Сдают её организации и ИП, у которых есть наёмные работники, получающие доход.
Отчёт показывает две вещи. Первая — сколько дохода вы начислили и сколько налога удержали и перечислили за период. Вторая — конкретные даты выплат и сроки перечисления налога по каждому из них.
Если сотрудников нет и выплат физлицам вы не делали, отчёт не нужен. Как только появилась хотя бы одна выплата работнику, обязанность возникает.
Шаг 1. Соберите данные по выплатам
Начните с payroll: все начисления и выплаты сотрудникам за период. Вам нужны зарплата, премии, отпускные, больничные, доходы по договорам подряда и другие суммы, с которых удерживается налог.
По каждой выплате зафиксируйте три вещи: сумму дохода, дату фактического получения дохода и дату удержания налога. Без этих дат расчёт не сойдётся.
Дата получения дохода зависит от вида выплаты. Для части ситуаций она определяется как день совершения платежа. Для командировочных — последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт после возвращения работника из командировки (ст. 223 НК РФ).
Отдельно проверьте доходы в виде материальной выгоды от экономии на процентах по заёмным средствам. Здесь дата получения дохода — последний день каждого месяца в течение срока, на который выдан заём (ст. 223 НК РФ).
Шаг 2. Проверьте даты и суммы налога
Разделите данные на две группы: начисления и удержания. Налог удерживается при фактической выплате дохода, а перечисляется в бюджет в установленный срок. Если выплата и перечисление попали в разные периоды, это должно быть видно в расчёте.
Сверьте суммы с платёжными поручениями. Удержанный налог в отчёте должен совпадать с тем, что вы реально перечислили. Расхождение — первый признак ошибки.
Проверьте каждого сотрудника отдельно. Ошибки чаще всего возникают там, где у человека несколько видов выплат в одном месяце: оклад, отпускные, больничный.
Шаг 3. Заполните расчёт
Заполняйте расчёт по порядку: сначала общие суммы по всем сотрудникам, затем разбивка по датам выплат. Так проще поймать несостыковки.
Сверяйте каждую строку с расчётной ведомостью. Если сумма в отчёте не совпадает с ведомостью, ищите причину до отправки, а не после.
Не забывайте про доходы, которые вы выплачивали не деньгами, а иным способом. Зачёт встречных однородных требований и прекращение обязательства по безнадёжной задолженности — это тоже даты получения дохода по ст. 223 НК РФ. Если такие операции были, они должны попасть в расчёт.
Шаг 4. Проверьте отчёт перед отправкой
Перед отправкой пройдитесь по трём точкам. Первая — все выплаты периода попали в расчёт. Вторая — даты получения дохода и удержания налога стоят верно. Третья — суммы налога совпадают с перечислениями.
Отдельно проверьте, нет ли в отчёте выплат, которые вы сделали в пользу физлиц, не являющихся сотрудниками. Доходы по гражданско-правовым договорам тоже отражаются.
Если нашли ошибку, исправьте её до отправки. Исправлять уже сданный расчёт сложнее и дольше.
Частые ошибки и последствия
Самая частая ошибка — неверная дата получения дохода. Из-за неё налог попадает не в тот период, и расчёт не сходится с платежами.
Вторая ошибка — пропущенные выплаты. Забывают про отпускные, больничные, премии, доходы по договорам подряда. Каждая пропущенная сумма — это неверный налог.
Третья ошибка — расхождение удержанного налога с перечисленным. Причина обычно в том, что выплата и перечисление попали в разные периоды, а в отчёте это не отражено.
Последствия зависят от того, что именно нарушено. За недостоверные сведения и ошибки в расчёте предусмотрены штрафы. Точный размер зависит от конкретной ситуации, поэтому сверяйтесь с действующими нормами и своими документами.
Чтобы снизить риск, ведите учёт выплат и перечислений в одном месте. Тогда расчёт собирается из готовых данных, а не восстанавливается по памяти.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если сотрудников нет?
Нет, если вы не делали выплат физлицам. Обязанность появляется, как только появилась хотя бы одна выплата работнику.
Что делать, если выплата и перечисление налога попали в разные периоды?
Отразите это в расчёте так, как было фактически. Удержание происходит при выплате дохода, а перечисление — в свой срок. Расчёт должен показывать обе даты.
Как отразить командировочные?
Дата получения дохода по ним — последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт после возвращения работника из командировки (ст. 223 НК РФ). Отражайте по этой дате.
Что будет за ошибку в отчёте?
За недостоверные сведения и ошибки в расчёте предусмотрены штрафы. Размер зависит от ситуации, поэтому проверяйте отчёт до отправки и сверяйте суммы с платёжными документами.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.