6-НДФЛ заполняют нарастающим итогом с начала года, но не полностью: суммы доходов, вычетов и налога в первом разделе считают с января, а даты и суммы удержания во втором разделе показывают только за последние три месяца. Если свести весь расчёт «за квартал» или, наоборот, продублировать в разделе 2 полугодие, отчёт придёт с ошибкой.
Что значит «нарастающим итогом» в 6-НДФЛ
Нарастающий итог — это подсчёт с 1 января по последний день отчётного периода. За первый квартал вы берёте январь–март, за полугодие — январь–июнь, за девять месяцев — январь–сентябрь, за год — все двенадцать месяцев.
Такой порядок действует для первого раздела. В нём показывают общую сумму начисленного дохода, налоговых вычетов и исчисленного налога. Каждый следующий отчёт включает цифры предыдущего и добавляет новые месяцы.
Второй раздел так не заполняют. В нём отражают только те выплаты и удержания, которые пришлись на последние три месяца отчётного периода. За полугодие это апрель, май и июнь — январь–март туда повторно не переносят.
Какие строки считают с начала года
В первом разделе нарастающим итогом идут суммы дохода по каждой ставке, налоговые вычеты и исчисленный налог. Если в компании работают и резиденты, и нерезиденты, суммы по разным ставкам считают отдельно и не складывают между собой.
Отдельно ведут и доходы в виде дивидендов, если они были. Для них предусмотрены свои строки, и общий доход по основной ставке они не увеличивают.
Практическое правило простое: перед сдачей отчёта за полугодие возьмите первый раздел отчёта за первый квартал и добавьте к нему начисления за апрель–июнь. Полученная сумма и должна попасть в новый расчёт. Если цифра меньше предыдущей, значит, где-то потерялись месяцы или доход был сторнирован.
Какие строки заполняют только за период
Второй раздел — это «касса» отчётного периода. В нём по каждой выплате указывают дату фактического получения дохода, дату удержания налога, срок перечисления и сумму удержанного налога.
Если зарплата за март выдана в апреле, она попадёт во второй раздел отчёта за полугодие, а не за первый квартал. Дата получения дохода по зарплате — последний день месяца, за который она начислена, поэтому мартовская зарплата относится к первому кварталу по первому разделу, но во втором разделе появится там, где фактически произошла выплата.
По этой причине цифры первого и второго разделов не совпадают, и это нормально. Не пытайтесь подогнать их друг под друга.
Как проверить расчёт перед отправкой
Сначала сверьте первый раздел с отчётом за предыдущий период: суммы должны только расти. Затем проверьте, что во втором разделе нет выплат, которые вы уже показывали в прошлом отчёте.
Дальше сравните удержанный налог с тем, что фактически перечислен в бюджет. Расхождения допустимы только по выплатам, срок уплаты которых ещё не наступил на последний день периода.
Если вы совмещаете несколько ставок или платите дивиденды, проверьте, что суммы не задвоены между блоками. Одна и та же выплата не должна попасть в два раздела с разными ставками.
Частые ошибки и последствия
Самая частая ошибка — заполнить второй раздел нарастающим итогом. Тогда в отчёте за полугодие снова появляются январские и февральские выплаты, и налоговая видит задвоенные суммы.
Вторая ошибка — наоборот, посчитать первый раздел только за три месяца. Тогда сумма дохода окажется заниженной, а расчёт не сойдётся с данными по предыдущему периоду.
Третья ошибка — неверно определить дату фактического получения дохода при выплате зарплаты раньше срока или премии. От этой даты зависят и срок перечисления налога, и место выплаты в отчёте.
За недостоверные сведения в расчёте предусмотрен штраф. Точный размер штрафа и порядок его расчёта уточняйте по действующей редакции норм — правила менялись, и цифру из старой редакции применять нельзя.
Что сделать сейчас
Возьмите отчёт за предыдущий период и выпишите из первого раздела суммы дохода, вычетов и налога. Добавьте к ним начисления за месяцы, вошедшие в новый период.
Отдельно соберите все выплаты за последние три месяца: дату выплаты, дату удержания и сумму налога. Эти данные пойдут во второй раздел.
Перед отправкой сверьте итог первого раздела с прошлым отчётом и убедитесь, что во втором разделе нет повторов. Если расчёт уже сдан с ошибкой, подайте уточнённый.
Частые вопросы
6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом?
Да, но только первый раздел: доходы, вычеты и исчисленный налог считают с 1 января. Второй раздел заполняют только за последние три месяца отчётного периода.
Нужно ли включать в отчёт за полугодие выплаты первого квартала?
В первый раздел — да, они входят в общий итог с начала года. Во второй раздел — нет, там только апрель, май и июнь.
Почему суммы первого и второго разделов не совпадают?
Потому что они считаются по-разному: первый — с начала года, второй — за три месяца. Кроме того, дата получения дохода и дата выплаты могут приходиться на разные периоды.
Что будет, если заполнить второй раздел нарастающим итогом?
В отчёте появятся задвоенные выплаты и суммы налога. Это недостоверные сведения, за них предусмотрен штраф, поэтому расчёт придётся уточнить.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.