Декларацию по НДС формируют по итогам квартала и сдают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев. Собрать декларацию можно самому: нужны данные учёта продаж и покупок, счета-фактуры и подтверждающие документы.
С чего начать: определите свои операции
Сначала выпишите все операции квартала, по которым возникает НДС. Это продажи товаров, работ и услуг, а также передача товаров, работ и услуг для собственных нужд, расходы на которые не принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль. По таким операциям налоговая база определяется как стоимость этих товаров, работ и услуг (ст. 159 НК РФ).
Отдельно отметьте операции по ставке 0 процентов, если они у вас есть. Для них действует свой порядок подтверждения права на нулевую ставку (ст. 165 НК РФ). Если подтверждающих документов нет, применяется общая ставка.
Проверьте, не было ли в квартале продажи предприятия в целом. Это редкая операция, но у неё особый порядок: налоговая база определяется отдельно по каждому виду имущества (ст. 158 НК РФ).
Проверьте ставку и расчётные значения
Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Убедитесь, что в счетах-фактурах и в учёте стоит именно она, а не ставка из старых шаблонов.
Для отдельных операций применяется расчётная ставка 18,03 %. В частности, её указывают в графах «Ставка НДС» и «Сумма НДС» по каждому виду имущества при реализации предприятия в целом. Это правило действует для товаров и имущественных прав, отгруженных и переданных начиная с 01.01.2026 (ст. 158 НК РФ).
Если в вашем учёте есть операции с расчётной ставкой, сверьте её с этим значением. Ошибка в ставке искажает сумму налога и всю декларацию.
Соберите документы до заполнения
Основа декларации — книга продаж и книга покупок. Их формируют на основании счетов-фактур, а также иных документов, которые вы ведёте по своим операциям. Проверьте, что все счета-фактуры квартала зарегистрированы, а номера и даты не дублируются.
Сверьте вычеты. Вычет — это НДС, который вам предъявили поставщики и который вы приняли к вычету. Каждый вычет должен опираться на документ. Если счёт-фактура оформлена с ошибками, вычет могут снять.
Если вы применяете нулевую ставку, подготовьте подтверждающие документы заранее. Налоговый орган при проверке вправе выборочно истребовать документы, и на их представление даётся 30 календарных дней с даты получения требования (ст. 165 НК РФ). Собранные заранее документы помогут уложиться в этот срок.
Заполните декларацию по разделам
Декларация состоит из титульного листа и разделов. В общем случае заполняют раздел с суммой налога к уплате или возмещению и разделы с расшифровкой операций и вычетов. Конкретный набор разделов зависит от ваших операций: экспорт, операции по ставке 0 процентов и другие особенности требуют дополнительных разделов.
Заполняйте разделы последовательно: сначала суммы продаж и налоговая база, затем вычеты, затем итоговая сумма налога. Итог должен совпадать с данными книг продаж и покупок. Расхождение внутри декларации — частая причина вопросов от налоговой.
Проверьте титульный лист: период, код налогового органа, коды по месту учёта. Техническая ошибка в кодах приводит к тому, что декларация не проходит приём.
Отправьте декларацию в электронной форме
Декларацию по НДС подают только в электронной форме. Бумажный вариант не считается сданным. Отправляйте её через оператора электронного документооборота и сохраните подтверждение приёма с датой.
Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ). Не откладывайте отправку на последний день: при сбое связи или ошибке формата вы не успеете исправить файл.
После отправки налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Например, за квартал, закончившийся в декабре, первый платёж идёт в январе, затем в феврале и марте. Поставьте напоминания на эти даты.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — неверная ставка. Если в квартале применялась ставка 22 %, а в декларации осталась старая, сумма налога будет неверной. Исправляйте до отправки, а не после.
Вторая ошибка — вычеты без документов или с дефектными счетами-фактурами. При проверке такие вычеты снимают, и налог доначисляют.
Третья ошибка — несоблюдение формата и сроков. Декларация, отправленная не в электронной форме или с нарушением срока, приводит к разбирательству с налоговой. Если нашли ошибку уже после сдачи, подайте уточнённую декларацию за тот же период.
Частые вопросы
В какой срок нужно сдать декларацию по НДС?
Не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Декларацию подают в электронной форме (ст. 174 НК РФ).
Можно ли сдать декларацию по НДС на бумаге?
Нет. Декларация по НДС подаётся в электронной форме. Бумажный вариант не будет считаться сданным.
Какая ставка НДС указывается в декларации?
Общая ставка — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Для отдельных операций, например при реализации предприятия в целом, применяется расчётная ставка 18,03 % (ст. 158 НК РФ).
Когда платить налог после сдачи декларации?
Равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующих за кварталом (ст. 174 НК РФ).
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.