Декларацию по НДС составляют по итогам квартала на основе книг покупок и продаж, счетов-фактур и первичных документов. Сдать её нужно в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Соберите документы до заполнения
Начинать стоит не с самой формы, а с документов. Вам понадобятся счета-фактуры от поставщиков, выставленные вами счета-фактуры покупателям, книга покупок и книга продаж, банковские выписки и акты по отгрузкам. Без этих документов заполнять разделы бессмысленно: каждая сумма в декларации должна опираться на конкретную бумагу или электронный документ.
Проверьте, что все счета-фактуры получены и зарегистрированы. Если поставщик выставил документ с опозданием, решите, в каком квартале вы заявляете вычет. Ошибка в этом решении искажает сумму налога сразу за два периода.
Отдельно проверьте операции, где применяется ставка 0 процентов. Для них нужны документы, подтверждающие право на такую ставку, и их состав зависит от вида операции (ст. 165 НК РФ). Если документы собраны не полностью, заявлять нулевую ставку рискованно.
Определите налоговую базу
Налоговая база — это стоимость отгруженных товаров, выполненных работ и оказанных услуг без учёта налога. Считайте её по моменту определения базы: как правило, это день отгрузки или день оплаты, если речь об авансе (ст. 167 НК РФ). Авансы, полученные от покупателей, тоже попадают в базу.
Отдельно посчитайте операции для собственных нужд, расходы по которым не принимаются к вычету при расчёте налога на прибыль. По ним база определяется как стоимость этих товаров, работ или услуг (ст. 159 НК РФ). Такие операции часто забывают, а они увеличивают налог.
Если вы продаёте предприятие в целом как имущественный комплекс, действует особый порядок. По каждому виду имущества в графах «Ставка НДС» и «Сумма НДС» указывается расчётная ставка 18,03 процента и сумма налога как соответствующая ей доля базы (ст. 158 НК РФ). Это правило применяется к товарам и имущественным правам, отгруженным и переданным начиная с 01.01.2026.
Проверьте ставку и суммы налога
Общая ставка НДС — 22 процента (п. 3 ст. 164 НК РФ). Убедитесь, что в счетах-фактурах и книге продаж стоит именно та ставка, которая относится к вашей операции. Если ставка в документе не совпадает с той, что вы применяете в декларации, налоговая увидит расхождение при сверке.
Сложите налог по всем операциям и вычтите вычеты. Вычет — это налог, который вам предъявили поставщики и который вы вправе принять. Итог к уплате — разница между начисленным налогом и вычетами. Если вычеты больше начисленного налога, разница заявляется к возмещению, и к такой декларации внимание налоговой будет выше.
Сверьте итоговые суммы с оборотами по счетам учёта. Сумма реализации в декларации должна совпадать с выручкой в бухгалтерском учёте, а сумма вычетов — с данными книги покупок. Расхождения почти всегда означают ошибку в одном из документов.
Заполните и отправьте декларацию
Декларация по НДС сдаётся только в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Бумажный вариант не принимается. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ). Если последний день выпадает на выходной, срок переносится по общим правилам.
Заполняйте разделы по фактическим операциям. Титульный лист, раздел 1 с суммой налога к уплате и разделы с расчётами по операциям — это минимум. Если у вас были операции со ставкой 0 процентов, заполняются соответствующие разделы и прикладываются подтверждающие документы или реестры (ст. 165 НК РФ).
Перед отправкой прогоните файл через проверку формата. Ошибки в контрольных соотношениях приводят к тому, что декларация считается непредставленной. Сохраните протокол приёма от оператора: это подтверждение, что отчётность дошла до налоговой.
Заплатите налог по графику
Уплата не совпадает со сроком сдачи. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующих за кварталом (ст. 174 НК РФ). То есть сумму за квартал вы делите на три платежа и вносите их по графику.
Не оставляйте платёж на последний день. Поручение может не пройти из-за недостатка средств или ошибки в реквизитах, а срок уже наступит. Проверьте, что в платёжном поручении верно указаны статус плательщика, код периода и назначение платежа.
Если вы платите частями, сверяйте расчёты с налоговой после каждого платежа. Так вы вовремя увидите, что платёж не разнёсся по нужному коду, и успеете исправить ситуацию до сверки.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — неверный вычет по счетам-фактурам, полученным с опозданием. Вторая — забытые авансы: полученная предоплата увеличивает базу, и налог с неё нужно начислить. Третья — расхождение между декларацией и книгой продаж, которое налоговая находит автоматически при сверке.
Четвёртая ошибка — сдача на бумаге или не в тот срок. Декларация по НДС принимается только в электронной форме, и нарушение формата означает, что отчётность не считается поданной. Пятая — неправильная ставка в документе, из-за чего сумма налога расходится с данными контрагента.
Последствия зависят от того, что именно нарушено. За несданную или просроченную декларацию наступает ответственность по Налоговому кодексу, а налоговая может заблокировать счёт. Занижение налога из-за ошибки в вычетах приводит к доначислению налога и требованиям пояснений.
Чтобы снизить риск, сверяйте данные с контрагентами до сдачи. Если расхождение уже возникло, подготовьте пояснения и подтверждающие документы заранее. Исправленную декларацию подавайте в электронной форме так же, как и первичную.
Частые вопросы
Можно ли сдать декларацию по НДС на бумаге?
Нет. Декларация подаётся в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ст. 174 НК РФ). Бумажный вариант налоговая не примет.
Когда платить налог, если декларация уже сдана?
Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующих за кварталом (ст. 174 НК РФ). Срок сдачи декларации — 25-е число, это разные даты.
Какую ставку указывать в декларации?
Общая ставка — 22 процента (п. 3 ст. 164 НК РФ). Для отдельных операций применяются иные ставки, например расчётная 18,03 процента при продаже предприятия как имущественного комплекса (ст. 158 НК РФ).
Что будет, если не сдать декларацию вовремя?
Наступает ответственность по Налоговому кодексу, а налоговый орган может заблокировать банковский счёт. Кроме того, налог всё равно придётся заплатить по графику.
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.