Порядок согласования расходов считается закреплённым, когда он описан во внутреннем документе и подтверждается подписями на первичных документах. Проверить это можно самому: попросите показать документ, по которому вы согласовываете траты, и сравните его с тем, как оформлены последние платежи. Если документа нет или он расходится с практикой, порядок существует только «всем известно».
Что должно быть в документе о согласовании расходов
Такой документ описывает, кто и на каком этапе одобряет трату. В нём есть перечень видов расходов и уровни согласования: кто утверждает мелкие текущие платежи, кто — крупные, кто — необычные или разовые. У каждого уровня указана должность, а не имя, чтобы порядок не ломался при смене сотрудника.
Документ отвечает на вопросы: в какой форме даётся одобрение, что считается достаточным подтверждением, что делать, если согласующего нет на месте. Отдельно описаны расходы без предварительного согласования — например, срочные, — и то, как они потом подтверждаются. Хороший признак: у документа есть дата, номер и подпись руководителя, а также лист ознакомления сотрудников.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с простого: попросите бухгалтера показать документ, которым закреплён порядок согласования расходов. Если его не существует или он не обновлялся давно, дальше можно не искать — порядок держится на привычке.
Затем возьмите несколько последних платежей и пройдите по цепочке. По каждому должно быть видно, кто инициировал трату, кто одобрил и чем это подтверждено. Сверьте: одобрение есть до оплаты, а не после. Если подписи собираются задним числом, документ не работает.
Проверьте, совпадает ли реальная практика с написанным. В документе может быть три уровня согласования, а по факту всё решается звонком. Спросите, как оформляется одобрение, когда руководитель в отъезде, и посмотрите, есть ли пример такого случая.
Ещё одна проверка — стыковка с учётом. Расход, который прошёл согласование, должен попасть в учёт с тем же описанием и на том же основании. Если в документах одно название траты, а в учёте другое, порядок не связан с бухгалтерией.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, где хранится документ о согласовании и когда его пересматривали в последний раз. Уточните, кто отвечает за то, чтобы одобрение было получено до оплаты, и что происходит, если его нет.
Попросите объяснить, как в учёте отражается трата без согласования. Есть ли понятный порядок её оформления или она просто проводится молча. Спросите, какие документы бухгалтер считает достаточным подтверждением одобрения и почему.
Полезный вопрос: что изменится, если согласующий уйдёт в отпуск или уволится. Ответ покажет, продуман ли порядок или держится на конкретном человеке. И последнее — попросите показать один расход от заявки до записи в учёте целиком.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — документ о согласовании существует только в переписке или в памяти. Второй — подписи на документах появляются после оплаты. Третий — разные виды расходов согласуются по-разному без всякого правила.
Настораживает, когда бухгалтер не может быстро показать, на каком основании проведена конкретная трата. Или когда в учёте есть расходы, о которых владелец не знает. Это значит, что согласование не связано с бухгалтерией.
Ещё один признак — документ есть, но им никто не пользуется. Формально порядок закреплён, фактически платежи идут мимо него. Такой документ создаёт ложное чувство порядка.
Что делать при проблемах
Опишите порядок согласования сами — как он реально должен работать в вашей компании. Определите виды расходов, уровни одобрения и форму подтверждения. Поручите оформить это в виде документа с датой и подписью.
Затем попросите бухгалтера сверить учёт с этим порядком: по каждому расходу должно быть видно основание. Договоритесь, что трата без подтверждённого одобрения не проводится, и закрепите это правило.
Проверяйте выборочно: раз в месяц берите несколько платежей и проходите по цепочке от заявки до записи в учёте. Если расхождения повторяются, меняйте порядок или требуйте его соблюдения. Документ работает только тогда, когда по нему живут.
Частые вопросы
Достаточно ли устной договорённости о согласовании расходов?
Нет. Устная договорённость не подтверждает, кто и когда одобрил трату. При проверке или споре вы не сможете показать основание платежа.
Что делать, если документ о согласовании есть, но платежи идут мимо него?
Сначала выясните, почему так происходит: документ неудобен или его просто игнорируют. Затем либо перепишите порядок под реальную работу, либо требуйте его соблюдения.
Как часто проверять, что порядок соблюдается?
Достаточно выборочной проверки нескольких платежей регулярно. Важнее не частота, а то, что вы смотрите цепочку целиком: от заявки до записи в учёте.
Может ли бухгалтер сам установить порядок согласования расходов?
Бухгалтер может предложить формулировки и оформить документ. Но решает, кто и что согласует, владелец — это управленческое решение, а не учётное.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.