Риск штрафа из-за ошибок в учёте растёт незаметно: сначала мелочи в документах, потом расхождения в отчётности, потом требования и проверки. Владельцу не нужно знать проводки, чтобы вовремя увидеть тревожные сигналы. Достаточно регулярно смотреть на несколько простых вещей и задавать бухгалтеру конкретные вопросы.
Начните с документов, а не с отчётов
Отчётность строится на первичных документах. Если с ними беспорядок, ошибки неизбежно всплывут в декларациях и расчётах. Проверьте, что каждая сделка подтверждена документом: договором, счётом, актом, накладной, чеком. Отсутствие документа по операции — прямой повод для вопросов.
Посмотрите, как хранятся документы. Вам как руководителю должно быть понятно, где лежит подтверждение по любой сделке и как его найти. Если ответ «у бухгалтера в столе» или «в переписке», это слабое место. При запросе из налоговой или споре с контрагентом документ нужно предъявить быстро.
Отдельно проверьте, совпадают ли суммы в документах с тем, что вы помните по сделке. Расхождение в цифрах, датах или названии контрагента — сигнал, что документы оформляют невнимательно.
Сверяйте цифры, которые видите сами
Вам не нужен полный баланс. Достаточно нескольких контрольных точек, которые вы можете сравнить со своей картиной бизнеса.
Первое — поступления и списания по расчётному счёту. Просмотрите выписку за месяц и убедитесь, что каждая крупная операция вам знакома. Незнакомые платежи, странные назначения, переводы не тем контрагентам — повод разобраться сразу.
Второе — задолженности. Спросите, сколько компания должна контрагентам, сотрудникам, по налогам и сборам, и сколько должны ей. Если цифры не сходятся с вашим представлением, значит, часть операций учтена неверно или не учтена вовсе.
Третье — склад и остатки, если вы торгуете товарами. Сопоставьте, что реально есть в наличии, с тем, что числится в учёте. Распространённая ошибка — товар продан, а в учёте не списан, или наоборот.
Четвёртое — зарплата. Сравните суммы, которые сотрудники получают на руки, с расчётами. Расхождения по выплатам почти всегда означают ошибки в начислениях.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте вопросы, на которые можно ответить коротко и по делу. Это быстрее, чем разбираться в отчётах самому.
Спросите, все ли операции за период отражены в учёте и есть ли операции без подтверждающих документов. Попросите назвать их список. Если список длинный, риск ошибок в отчётности высокий.
Спросите, сходится ли учёт с данными расчётного счёта и с данными по контрагентам. Попросите показать сверку. Расхождения должны быть объяснены, а не просто названы.
Спросите, какие вопросы сейчас открыты: неясные платежи, спорные документы, незакрытые сделки. Хороший признак — бухгалтер сам держит такой список и может его перечислить.
Спросите, что изменилось в требованиях к учёту и отчётности за последнее время и как это отражено в вашей работе. Если ответа нет, есть риск, что учёт ведут по привычке.
Наконец, спросите, что вам как владельцу нужно сделать со своей стороны: какие документы подписать, какие данные передать, какие сроки не пропустить. Чёткий список задач для вас — признак организованного учёта.
Тревожные сигналы
Есть ситуации, в которых лучше не ждать конца квартала или года.
Бухгалтер не может быстро показать документ по конкретной сделке. Отчётность сдана, но вы не понимаете, на основании чего получились цифры. Сверка с банком или контрагентами не делается или расхождения не объясняются.
Вы узнаёте о проблеме от контрагента или из требований, а не от своего бухгалтера. Информация о состоянии учёта поступает только по вашему запросу и с задержкой.
Документы оформляются задним числом, суммы в них правятся, а объяснения звучат расплывчато. Учёт ведёт один человек без подмены и без передачи дел, и при его отсутствии никто не может ответить на вопросы.
Отдельный сигнал — вы сами не можете назвать, кто отвечает за учёт и к кому идти с вопросом. Размытая ответственность почти всегда означает, что часть операций остаётся без внимания.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте, что именно вызывает сомнения. Составьте короткий список: сделка, документ, сумма, вопрос. Так разговор с бухгалтером станет предметным, а не общим.
Запросите письменные пояснения по каждому пункту и документы, на которых основаны цифры. Полезно провести сверку с банком и с ключевыми контрагентами, чтобы увидеть расхождения своими глазами.
Если ошибки подтвердились, обсудите порядок исправлений и то, как вы будете проверять результат. Договоритесь о регулярном отчёте для вас: что сдано, какие вопросы открыты, что нужно от вас.
Когда отвечать на вопросы не получается или пояснения противоречат документам, стоит рассмотреть передачу учёта другому исполнителю. Перед этим соберите документы и данные, чтобы дела можно было принять и проверить. Чем раньше вы заметите проблему, тем меньше операций придётся разбирать.
Частые вопросы
Я не бухгалтер. Как часто мне проверять учёт?
Достаточно регулярного, но не ежедневного контроля: смотреть выписку по счёту, задолженности и список открытых вопросов. Главное — делать это постоянно, а не один раз в год.
Что делать, если бухгалтер говорит, что всё в порядке, а я сомневаюсь?
Попросите показать документы и сверки по конкретным сделкам. Если пояснения не подкреплены документами, сомнения стоит проверить глубже.
Какие документы запросить в первую очередь?
Подтверждения по крупным сделкам, сверку с банком и сверку с ключевыми контрагентами. По ним быстрее всего видно, совпадает ли учёт с реальными операциями.
Можно ли исправить ошибки в учёте без последствий?
Ошибки исправляют, но порядок зависит от того, что именно искажено и за какой период. Обсудите с бухгалтером план исправлений и то, как вы проверите результат.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.