Отчётность — это не бумаги «для налоговой», а список обязательств, которые возникают из вашей деятельности. Бухгалтерия закрывает квартал и год: считает налоги, подаёт декларации и платит суммы в бюджет. Вам как собственнику нужно понимать, какие отчёты и к какому сроку готовятся, чтобы вовремя передать документы и не получить блокировку счёта или штраф.
Что именно сдаёт бухгалтерия
Состав отчётности зависит от системы налогообложения и от того, есть ли у вас сотрудники и операции, облагаемые НДС. На УСН с объектом «доходы» базовая ставка налога — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). По этому налогу сдаётся декларация: организация — не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ).
Если вы работаете с НДС, добавляется отдельная декларация. Общая ставка налога — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ). Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев.
Отдельно идёт отчётность по сотрудникам и взносам, а также годовая бухгалтерская отчётность. Точный перечень зависит от того, какие выплаты вы делаете физлицам и какие операции проводите. Бухгалтерия должна получить от вас все первичные документы: договоры, акты, выписки, чеки, приказы по сотрудникам.
Порядок действий собственника
Сначала определитесь, кто отвечает за учёт: штатный бухгалтер, приходящий специалист или вы сами. Затем зафиксируйте, какие документы и в какой срок вы передаёте. Без первички бухгалтер не может посчитать налог и заполнить декларацию.
Дальше установите внутренний график. Например: до 5-го числа месяца, следующего за кварталом, вы отдаёте все документы за квартал. Бухгалтер проверяет их, считает налоги и готовит декларации. Вы согласуете суммы и подписываете отчётность.
Перед отправкой проверьте три вещи: период, сумму налога и реквизиты. Ошибка в периоде или сумме приводит к тому, что декларация считается недостоверной. После отправки сохраните подтверждение приёма — это ваше доказательство, что отчёт сдан.
Сроки и платёжный календарь
Сроки удобнее держать в одном календаре, а не в переписке. По УСН ориентир — 25 марта для организаций и 25 апреля для ИП (ст. 346.23 НК РФ). По НДС — 25-е число месяца после квартала для декларации и 28-е число трёх следующих месяцев для платежей (ст. 174 НК РФ).
Разделяйте два действия: сдать декларацию и заплатить налог. Это разные сроки и разные последствия. Декларация подтверждает расчёт, платёж закрывает обязанность перед бюджетом.
Если у вас несколько направлений или отдельные объекты, проверьте, не нужно ли считать базу отдельно по каждому из них. Такие правила есть, в частности, для новых морских месторождений углеводородного сырья (ст. 289 НК РФ). Для обычного малого бизнеса это неактуально, но показывает общий принцип: база считается по правилам вашей деятельности, а не «одной суммой на всё».
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — передавать документы после срока сдачи. Бухгалтер физически не успевает проверить первичку и посчитать налог. Вторая — присылать документы частями и без пояснений: непонятно, к какому договору относится платёж.
Третья ошибка — не сообщать о новых операциях. Открыли счёт, взяли сотрудника, начали работать с НДС — об этом нужно сказать до того, как придёт срок отчётности. Иначе декларация будет неполной.
Четвёртая ошибка — платить налог «примерно» и не сверять с расчётом бухгалтера. Недоплата и переплата одинаково мешают: первая даёт недоимку, вторая замораживает ваши деньги.
Что будет при нарушении сроков
За непредставление декларации в срок предусмотрена ответственность по НК РФ. Точный размер штрафа зависит от конкретной ситуации и нормы, поэтому обсуждайте её с бухгалтером применительно к вашему случаю. Не рассчитывайте, что «небольшое опоздание» пройдёт незаметно.
По НДС декларация подаётся только в электронной форме (ст. 174 НК РФ). Бумажный вариант не считается сданным. Если отправить не тот формат, обязанность останется неисполненной.
Отдельное последствие — блокировка операций по счёту за непредставление декларации. Это останавливает платежи и выплаты сотрудникам. Восстановление доступа занимает время, которое вы не контролируете.
Как проверить работу бухгалтерии
Запросите список отчётов, которые сдаются по вашему бизнесу, с указанием сроков. Сверьте его с тем, что вы знаете о своей деятельности: есть ли сотрудники, есть ли операции с НДС, есть ли обособленные объекты.
Раз в квартал смотрите подтверждения отправки деклараций и платёжные документы. Суммы в декларации и в платеже должны совпадать. Если расхождение — разбирайтесь сразу, а не в конце года.
Держите копии всей отчётности у себя. Если вы смените бухгалтера, новые документы продолжат историю, а не начнут её заново.
Частые вопросы
Какие отчёты сдаёт бухгалтерия, если у меня ИП на УСН «доходы»?
Декларацию по УСН — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Налог считается по базовой ставке 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Если есть сотрудники и операции с НДС, перечень расширяется.
Когда сдавать декларацию по НДС?
В электронной форме — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ). Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев.
Что будет, если бухгалтерия опоздает с отчётом?
Наступает ответственность по НК РФ, а по НДС бумажная декларация вообще не считается сданной (ст. 174 НК РФ). Возможна и блокировка операций по счёту. Поэтому сроки нужно держать в календаре, а подтверждения отправки — сохранять.
Что мне нужно делать как собственнику?
Передавать первичные документы по графику и сообщать о новых операциях до срока отчётности. Согласовывать суммы налогов и проверять подтверждения отправки. Копии отчётности хранить у себя.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.