Утвердить годовую бухгалтерскую отчетность ООО должны участники общества. Это решение принимается на общем собрании после окончания отчетного года. Сама отчетность за год сдается в налоговую не позднее трех месяцев после окончания отчетного года.
Что значит «утвердить отчетность»
Бухгалтерскую отчетность за год составляет бухгалтер или тот, кому это поручено. Но распоряжается ею не он, а участники общества. Пока участники не провели собрание и не приняли решение, отчетность считается составленной, но не утвержденной.
Утверждение оформляют решением общего собрания участников. В решении фиксируют, что отчетность за год утверждена. Это внутренний документ общества, и он подтверждает, что владельцы видели цифры и согласились с ними.
Отчетность за год включает бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Именно этот комплект представляют участникам к собранию.
К какому сроку нужно уложиться
По ст. 23 НК РФ организация представляет в налоговый орган по месту нахождения годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность не позднее трех месяцев после окончания отчетного года. Для отчетности за календарный год это значит: сдать ее нужно в первые три месяца следующего года.
Собрание участников должно пройти до сдачи отчетности в налоговую. Иначе получится, что в налоговую ушел документ, который владельцы еще не утвердили. Поэтому решение об утверждении принимают в те же три месяца, что отведены на сдачу.
Если общество не обязано вести бухгалтерский учет, обязанность сдавать годовую отчетность в налоговую у него не возникает. Это исключение из общего правила, и его нужно проверять по конкретной ситуации.
Порядок действий для владельца
Сначала получите от бухгалтера готовый комплект годовой отчетности. Проверьте, что в нем есть баланс и отчет о финансовых результатах и что цифры совпадают с тем, что вы знаете о делах компании.
Затем назначьте общее собрание участников. В повестку включите вопрос об утверждении годовой бухгалтерской отчетности. Соберите участников или оформите их решение в соответствии с уставом общества.
На собрании утвердите отчетность и оформите решение. В нем укажите, за какой год утверждается отчетность и что участники ее утвердили. После этого бухгалтер сдает отчетность в налоговую.
Если в обществе один участник, собрание не проводится. Решение оформляет единственный участник, и оно заменяет протокол общего собрания.
Ошибки, которые встречаются
Первая ошибка — сдать отчетность в налоговую до того, как ее утвердили участники. Формально срок сдачи соблюден, но порядок нарушен: в налоговой оказался документ без решения владельцев.
Вторая ошибка — провести собрание, но не оформить решение. Устная договоренность ничего не подтверждает. При проверке или споре понадобится документ, а его нет.
Третья ошибка — утвердить отчетность задним числом. Если собрание прошло позже срока сдачи, дату в решении менять нельзя. Лучше провести собрание вовремя, чем исправлять документы.
Четвертая ошибка — не сверить отчетность с данными учета. Участники утверждают то, что им представили. Если в балансе ошибка, ответственность за утвержденные цифры лежит в том числе на владельцах.
Последствия и что делать дальше
Утвержденная отчетность — это документ, на который опираются при распределении прибыли, выплате дивидендов и оценке состояния общества. Без решения участников эти действия теряют основание.
Если отчетность не сдана в налоговую в срок, наступает ответственность за нарушение обязанности по ст. 23 НК РФ. Размер санкций зависит от конкретной ситуации, поэтому лучше не доводить до просрочки.
Храните решение об утверждении отчетности вместе с самой отчетностью. Эти документы понадобятся при смене участников, продаже доли, проверках и запросах контрагентов.
Частые вопросы
Нужно ли утверждать отчетность, если общество применяет УСН?
Да. Обязанность вести бухгалтерский учет и представлять годовую отчетность в налоговую не зависит от налогового режима. Исключение — случаи, когда организация по закону не обязана вести бухгалтерский учет.
Можно ли утвердить отчетность после сдачи в налоговую?
Так делать не стоит. Сначала участники утверждают отчетность, потом она уходит в налоговую. Иначе нарушается порядок, и решение придется оформлять с фактической датой.
Кто подписывает решение об утверждении отчетности?
Решение оформляют участники общества. Если участник один, документ подписывает он. При нескольких участниках оформляют протокол общего собрания.
Что будет, если не провести собрание?
Отчетность останется неутвержденной. Это создает проблемы при распределении прибыли и при запросах документов. Кроме того, возрастает риск нарушить срок сдачи отчетности в налоговую.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.