Код абонента — это идентификатор, который оператор электронного документооборота присваивает вам при подключении к сервису сдачи отчётности. По нему система понимает, от какой организации или ИП пришёл файл. Без действующего кода отчётность через портал не уйдёт в налоговую.
Зачем нужен код абонента
Отчётность в электронной форме передаётся по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. Оператор связывает вас с налоговой и присваивает вам код абонента — уникальный номер в своей системе.
Код привязан к конкретному налогоплательщику: к ООО или к ИП. Если у вас несколько организаций, у каждой будет свой код. Путать их нельзя: отчётность, поданная с чужим кодом, к вашей организации не относится.
Код абонента не заменяет электронную подпись. Сообщения и декларации, переданные по каналам связи, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью лица, которое их представило, или подписью его представителя (ст. 23 НК РФ). Код лишь указывает, чей это документ.
Как получить код абонента
Порядок такой:
- Выберите оператора электронного документооборота, который передаёт отчётность в налоговую.
- Заключите с ним договор на обслуживание.
- Получите усиленную квалифицированную электронную подпись на руководителя или на ИП.
- Пройдите регистрацию в сервисе оператора — вам присвоят код абонента.
- Установите программу или зайдите в личный кабинет сервиса и проверьте, что код отображается в реквизитах организации.
Код абонента вам выдаёт оператор, а не налоговая. В инспекцию вы его отдельно не подаёте: он уже есть в системе оператора, через которую идёт отправка.
Если отчётность готовит бухгалтер на стороне, код абонента должен быть у него. Передайте ему доступы и проверьте, что в отправляемых файлах стоят ваши реквизиты, а не реквизиты другого клиента.
Что и когда вы отправляете через портал
Через портал уходят декларации, расчёты и сообщения, для которых закон требует электронной формы. Сроки привязаны к календарю, и опоздание по техническим причинам не отменяет ответственности.
Декларацию по УСН организация подаёт не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Декларацию по НДС сдают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ).
НДС платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Базовая ставка УСН на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ).
Отдельно следите за сообщениями, которые закон требует передавать в электронной форме. Их направляют через оператора в срок не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом (ст. 23 НК РФ). Пропустить такое сообщение из-за того, что код абонента не активирован, — типичная ошибка.
Ошибки, из-за которых отчётность не проходит
Отправка со старым кодом. Оператор меняет реквизиты при смене тарифа, перерегистрации или переходе на новый сервис. Если в программе остался прежний код, файл может не дойти.
Чужой код. Бухгалтер по ошибке выбрал в программе другую организацию. Декларация уйдёт, но числиться будет не за вами.
Просроченная электронная подпись. Подпись действует ограниченный срок, и после продления её нужно заново установить. С просроченной подписью отправка не пройдёт, а срок подачи уже наступил.
Неверные контрольные соотношения. Если показатели декларации не сходятся с контрольными соотношениями, декларация считается непредставленной. Уведомление об этом налоговая направляет в электронной форме не позднее дня, следующего за днём получения декларации (ст. 23 НК РФ). То есть вы будете считать, что отчитались, а по факту нет.
Отправка не в ту инспекцию. Код абонента привязан к вашей регистрации. При смене адреса организации нужно обновить данные у оператора, иначе отчётность уйдёт в прежнюю инспекцию.
Что будет при сбое отправки
Сохраняйте подтверждение оператора о приёме файла. Это ваш аргумент, если налоговая заявит, что декларация не поступила. Дата приёма фиксируется в протоколе, и именно она подтверждает, что вы уложились в срок.
Если отправка не прошла, не ждите конца срока. Проверьте код абонента, срок действия подписи и статус подключения у оператора. При необходимости отправьте декларацию повторно и сохраните оба протокола.
При смене оператора заранее получите новый код абонента и проверьте, что прежний договор закрыт. Двойное подключение путает реквизиты и создаёт риск отправить документ не от той организации.
Частые вопросы
Где взять код абонента?
У оператора электронного документооборота, с которым у вас заключён договор. При регистрации в его сервисе код присваивается автоматически и отображается в реквизитах организации.
Можно ли отправить декларацию без кода абонента?
Нет. Передача отчётности по каналам связи идёт через оператора, и без действующего кода система не определит, от кого документ.
Что делать, если код абонента утерян?
Обратитесь к оператору: он восстановит доступ и подскажет, где посмотреть код в личном кабинете. Заодно проверьте срок действия электронной подписи.
Нужно ли сообщать код абонента в налоговую?
Нет. Код нужен для работы в системе оператора. В инспекцию вы передаёте саму отчётность, заверенную усиленной квалифицированной электронной подписью (ст. 23 НК РФ).
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.