Проверка не начинается с звонка или визита. Камеральная проверка идёт по вашей декларации без специального решения руководителя инспекции, а выездная — по решению, о котором вас извещают. Дальше разберём, как отличить одну от другой, сколько у вас времени на документы и какие ошибки дороже всего обходятся.
Камеральная проверка: идёт сама, без вашего участия
Камеральная проверка проводится уполномоченными должностными лицами налогового органа в соответствии с их служебными обязанностями, без какого-либо специального решения руководителя. Она начинается в день, когда вы сдали декларацию или расчёт. По общему правилу проверка длится три месяца со дня представления декларации (расчёта).
Отдельный срок — шесть месяцев со дня представления декларации по НДС иностранным лицом, состоящим на учёте в налоговом органе в соответствии с п. 4.6 ст. 83 НК РФ. Если вы обычное российское ООО или ИП, ориентируйтесь на три месяца.
Что это значит на практике. Вы сдали отчётность и не сидите спокойно: инспекция может запросить пояснения и документы. Молчание или формальная отписка часто превращают рядовую камеральную проверку в повод копнуть глубже.
Выездная проверка: решение, ознакомление с документами, три года
Выездная проверка приходит по решению налогового органа. Вы обязаны обеспечить возможность должностных лиц налоговых органов, проводящих выездную проверку, ознакомиться с документами, связанными с исчислением налогов (ст. 89 НК РФ). Это не просьба, а обязанность.
Проверяют, как правило, период не больше трёх календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Проверка в связи с реорганизацией или ликвидацией организации может проводиться независимо от времени проведения и предмета предыдущей проверки — при этом период остаётся в тех же трёх годах.
Есть и защита от повторного наказания. Если при повторной выездной проверке выявлено правонарушение, которое не нашли при первоначальной, налоговые санкции к налогоплательщику не применяются. Исключение — случай, когда невыявление правонарушения при первой проверке явилось результатом сговора между налогоплательщиком и должностным лицом налогового органа (ст. 89 НК РФ).
Требование о документах: 10 дней и подлинники
Документы, истребованные в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня получения требования (ст. 93 НК РФ). Для проверки консолидированной группы налогоплательщиков — 20 дней, для проверки иностранного лица, подлежащего постановке на учёт в соответствии с п. 4.6 ст. 83 НК РФ, — 30 дней.
Если необходимо, должностное лицо налогового органа вправе ознакомиться с подлинниками документов (ст. 93 НК РФ). Держите оригиналы в доступном месте, а не в коробках на складе у знакомого.
Отдельно про выемку. Налоговый орган вправе производить выемку документов при проведении проверок и дополнительных мероприятий налогового контроля, когда есть достаточные основания полагать, что документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены (ст. 31 НК РФ). Выемка — это уже не переписка, а процессуальное действие.
Что делать, когда пришло требование или уведомление
Первое — зафиксируйте дату получения. От неё считаются 10 дней на документы. Отметьте, что именно просят: конкретный перечень или «все документы за период». Второе — сверьте запрос с тем, что относится к проверяемому налогу и периоду.
Третье — подготовьте опись. Передавайте документы по описи с отметкой о приёме, чтобы потом не спорить о том, что вы что-то не сдавали. Четвёртое — если документов нет, не игнорируйте требование: сообщите об этом письменно и объясните причину.
Пятую роль играет вызов. Налоговые органы вправе вызывать на основании уведомления налогоплательщиков для дачи пояснений в связи с уплатой налогов либо в связи с налоговой проверкой (ст. 31 НК РФ). Явиться или направить представителя — решайте с учётом того, что неявка лица, извещённого надлежащим образом, не препятствует рассмотрению материалов проверки, кроме случаев, когда участие признано обязательным (ст. 101 НК РФ).
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — тянуть с ответом. Десять дней короткие, а просрочка сама по себе создаёт негативную картину. Вторая — присылать документы «как есть», без описи и без проверки, что в них нет противоречий между договором, счётом-фактурой и актом.
Третья — недооценивать взаимозависимость. По ст. 45 НК РФ обязанность по уплате налога может быть исполнена за организацию, являющуюся основным (преобладающим, участвующим) обществом, — с зависимых дочерних обществ, когда на их счета поступает выручка за товары, работы, услуги основного общества. Обратная ситуация тоже предусмотрена: с основного общества — если после того, как организация узнала или должна была узнать о назначении выездной или о начале камеральной проверки, произошла передача денежных средств или имущества основному обществу и это привело к невозможности взыскания задолженности.
Четвёртая ошибка — переписка в мессенджерах вместо официальных ответов. Пятая — отсутствие внутреннего порядка: непонятно, кто отвечает за требование, кто собирает документы, кто подписывает ответ.
Как подготовиться заранее
Соберите документы по годам: договоры, акты, счета-фактуры, банковские выписки, регистры. Проверьте, что подписи и суммы совпадают. Назначьте одного человека, который получает требования и ведёт их учёт.
Проверьте, что вы получаете корреспонденцию по адресу из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Если письма уходят в никуда, вы узнаёте о проверке с опозданием. Раз в квартал просматривайте, какие декларации сданы и нет ли расхождений между отчётностью и реальными операциями.
Частые вопросы
Когда начинается камеральная проверка?
В день представления декларации или расчёта. Отдельного решения руководителя инспекции для неё не требуется, а общий срок — три месяца со дня представления (ст. 88 НК РФ).
Сколько дней даётся на документы по требованию?
10 дней со дня получения требования (ст. 93 НК РФ). Для консолидированной группы — 20 дней, для иностранного лица по п. 4.6 ст. 83 НК РФ — 30 дней.
Могут ли оштрафовать повторно за то же нарушение?
Если правонарушение не выявили при первоначальной выездной проверке, при повторной санкции не применяются. Исключение — сговор налогоплательщика с должностным лицом налогового органа (ст. 89 НК РФ).
Что будет, если не прийти по уведомлению?
Материалы проверки рассмотрят без вас, если вы извещены надлежащим образом. Рассмотрение отложат только тогда, когда участие лица признано обязательным (ст. 101 НК РФ).
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.