Выездная проверка проходит на территории вашей компании — в офисе, цехе, складе или магазине. Решение о её проведении выносит руководитель или заместитель руководителя налогового органа. Если предоставить помещение невозможно, проверку проведут в самой инспекции.
Что написано в решении о проверке
Проверку открывает не звонок и не письмо, а решение налогового органа. В этом документе указаны полное и сокращённое наименование компании либо фамилия, имя и отчество предпринимателя. Там же есть предмет проверки — какие именно налоги проверяют, и периоды, за которые смотрят отчётность.
Попросите показать решение до того, как пускать кого-либо к документам. Сверьте наименование, налоги и годы. Если в решении указан не ваш адрес или чужие периоды, это повод задать вопросы и зафиксировать несоответствие.
Решение выносит инспекция по месту нахождения организации, по месту жительства предпринимателя или по месту нахождения обособленного подразделения иностранной компании. Есть и второй вариант: проверку может назначить налоговый орган, уполномоченный проводить выездные проверки на территории субъекта РФ, где находится налогоплательщик. Это значит, что прийти может не только ваша районная инспекция.
Где именно проходит проверка
По общему правилу проверяющие работают в вашем помещении. Это офис, производственная площадка, склад, торговая точка — всё, что вы используете для получения дохода или что связано с объектами налогообложения. Именно там инспекторы знакомятся с подлинниками документов.
Есть исключение: если у вас нет возможности предоставить помещение, проверка идёт по месту нахождения налогового органа. Для иностранных организаций, признанных налоговыми резидентами РФ, местом проведения может стать обособленное подразделение такой организации.
Отдельная ситуация — филиал или представительство. Самостоятельная выездная проверка филиала проводится по решению налогового органа по месту нахождения этого подразделения либо уполномоченного органа на территории соответствующего субъекта РФ.
Что вы обязаны обеспечить
Ваша обязанность — дать инспекторам возможность ознакомиться с документами по исчислению и уплате налогов. Подлинники смотрят на вашей территории. Исключения — проверка по месту нахождения инспекции и случаи, предусмотренные ст. 94 НК РФ.
Нужные для проверки документы у вас могут истребовать в порядке ст. 93 НК РФ. Это отдельное требование с перечнем бумаг, и отвечать на него нужно в установленном порядке, а не «по факту прихода».
Инспекторы вправе провести инвентаризацию имущества. Они могут осмотреть производственные, складские, торговые и иные помещения и территории, которые вы используете для дохода или которые связаны с объектами налогообложения. Порядок таких действий установлен ст. 92 НК РФ.
Какие периоды и налоги могут проверить
Проверка может идти по одному налогу или сразу по нескольким. Предмет — правильность исчисления и своевременность уплаты налогов, если в законе не сказано иное.
Период ограничен: проверяют не более трёх календарных лет, предшествующих году вынесения решения. Дополнительно могут посмотреть завершившиеся налоговые периоды того года, в котором решение вынесено. Всё, что старше, вне рамок проверки — на это стоит ссылаться, если требования выходят за пределы.
Ошибки владельца бизнеса
Первая ошибка — пускать проверяющих без решения или не читая его. Без документа с наименованием, налогами и периодами проверка не начинается.
Вторая — отдавать подлинники за пределы офиса. Ознакомление с оригиналами допускается только на вашей территории, кроме проверки по месту нахождения инспекции и случаев по ст. 94 НК РФ.
Третья — неготовность предоставить помещение и рабочие места. Если места нет, проверка переедет в инспекцию, и вы будете возить документы туда. Это дольше и создаёт лишние поводы для претензий.
Четвёртая — хаос в документах. Обязанность обеспечить доступ к бумагам по налогам лежит на вас. Если нужные документы не находятся, проверяющие зафиксируют это, а дальше последуют доначисления и споры.
Как подготовиться
Соберите документы по налогам за три года, предшествующих году решения, и за завершившиеся периоды текущего года. Разложите их по налогам и годам, чтобы отвечать на требования по ст. 93 НК РФ без задержек.
Определите, где вы разместите инспекторов: стол, доступ к копированию, интернет. Проверьте, что помещение, которое вы показываете, совпадает с адресом в решении.
Назначьте ответственного, который ведёт переписку и фиксирует, какие документы и когда переданы. Все требования и ответы оформляйте письменно.
Частые вопросы
Могут ли проверяющие прийти без предупреждения?
Проверка начинается на основании решения налогового органа. Решение содержит наименование, налоги и периоды, поэтому до его предъявления проверочные действия не начинаются.
Обязаны ли мы выделить инспекторам помещение в офисе?
Да, по общему правилу проверка идёт на вашей территории. Если предоставить помещение невозможно, проверка проводится по месту нахождения налогового органа.
Можно ли передать подлинники документов в инспекцию?
Ознакомление с подлинниками допускается только на территории налогоплательщика. Исключения — проверка по месту нахождения инспекции и случаи, предусмотренные ст. 94 НК РФ.
За какие годы могут проверить отчётность?
Период проверки не превышает трёх календарных лет, предшествующих году вынесения решения. Также могут проверить завершившиеся налоговые периоды года, в котором решение вынесено.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.