6-НДФЛ сдают налоговые агенты — организации и ИП, которые выплачивают доходы физлицам. Расчёт за первый квартал, полугодие и девять месяцев подают не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. За год — не позднее 25 февраля следующего года. Это правило закреплено в ст. 230 НК РФ.
Какие сроки действуют
Срок зависит от периода, за который вы отчитываетесь. За первый квартал — до 25 апреля, за полугодие — до 25 июля, за девять месяцев — до 25 октября. За год — до 25 февраля следующего года.
Если крайняя дата выпадает на выходной или праздник, срок сдвигается на следующий рабочий день. Это общее правило переноса сроков, поэтому перед подачей проверьте календарь.
Отчётность квартальная, а не месячная. Внутри квартала 6-НДФЛ не сдают, даже если выплаты были каждый месяц. Но удержанный налог перечисляют в бюджет по своим правилам, и их путать со сдачей расчёта не стоит.
Что входит в расчёт
6-НДФЛ — это документ, в котором вы показываете доходы физлиц и суммы налога, исчисленного и удержанного с этих доходов. Форма состоит из титульного листа, разделов по суммам и приложения со сведениями по каждому физлицу.
Сведения о доходах за истекший год и суммах налога по каждому человеку подают не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим. То есть годовой отчёт объединяет в себе и расчёт, и персональные данные по сотрудникам.
Если у вас есть обособленные подразделения, отчётность подаётся с учётом этого. Российские организации с обособленными подразделениями представляют сведения и расчёт по установленным правилам — уточните порядок для своей структуры заранее, чтобы не подать документы не туда.
Кто обязан сдавать
Сдавать 6-НДФЛ должен каждый, кто признаётся налоговым агентом. Это значит, что вы начисляете и выплачиваете доходы физлицам и удерживаете с них налог: зарплата, премии, отпускные, больничные, выплаты по договорам подряда.
Если выплат в отчётном периоде не было, это не отменяет обязанность отчитаться. Нулевой расчёт подают по тем же срокам. Пропуск сдачи из-за отсутствия деятельности — распространённая ошибка, которая приводит к претензиям.
Индивидуальный предприниматель на спецрежиме тоже может стать налоговым агентом. Например, если он нанимает работников или выплачивает вознаграждение физлицу по гражданско-правовому договору. В этом случае отчётность подаётся в общем порядке.
Как организовать работу без просрочек
Составьте календарь отчётности на год и отметьте в нём четыре даты. Повесьте его там, где вы или ваш бухгалтер видите его каждый день. Это проще, чем вспоминать о сроке за неделю до него.
Закрывайте расчёт заранее. Запросите у бухгалтера черновик за несколько дней до крайней даты, проверьте суммы выплат и данные по людям. Ошибки в реквизитах физлиц и в суммах дохода — самая частая причина, по которой расчёт приходится подавать заново.
Проверьте, все ли выплаты попали в расчёт. Доходы по договорам подряда, разовые премии и выплаты бывшим сотрудникам часто выпадают из поля зрения. Сверьте расчёт с платежными документами и ведомостями.
Если нашли ошибку после сдачи, подайте уточнённый расчёт. Не ждите, пока её найдут при проверке: исправление по своей инициативе выглядит лучше, чем доначисление по итогам контроля.
Последствия просрочки и ошибок
За несданный или просроченный расчёт налоговый агент несёт ответственность. Точные размеры штрафов зависят от ситуации, поэтому ориентируйтесь на нормы НК РФ и не полагайтесь на цифры из старых памяток.
Отдельно стоит помнить про уплату налога. Если налог доначислен по декларации, порядок представления которой установлен ст. 229 НК РФ, уплатить его нужно не позднее чем через 15 календарных дней с момента подачи такой декларации. Это касается деклараций, которые подаёт само физлицо, а не ваш расчёт как агента, но путаница между этими документами встречается часто.
Ошибки в суммах и данных физлиц приводят к тому, что налог оказывается исчислен неверно. Тогда придётся пересчитывать, доплачивать и подавать уточнёнку. Чем раньше вы это сделаете, тем меньше вопросов возникнет.
Частые вопросы
Когда сдавать 6-НДФЛ за первый квартал?
Не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом, то есть до 25 апреля. Если дата выпадает на выходной, срок переносится на следующий рабочий день.
Нужно ли сдавать расчёт, если выплат сотрудникам не было?
Да. Обязанность отчитаться сохраняется, поэтому подаётся нулевой расчёт в те же сроки. Отсутствие деятельности не освобождает от сдачи.
Когда подают годовой расчёт и сведения о доходах?
За год — не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом. Сведения о доходах физлиц и суммах налога подают в тот же срок.
Что делать, если нашли ошибку после сдачи?
Подайте уточнённый расчёт с верными данными. Если из-за ошибки налог был исчислен неверно, пересчитайте его и доплатите разницу.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.