Справку КС-3 без НДС оформляют, когда исполнитель не начисляет налог: применяет освобождение или не является плательщиком НДС. В самой форме стоимость работ указывают без налога, а в документах делают надпись или ставят штамп «Без налога (НДС)». Если отметка недостоверна, обязанность по исчислению и уплате налога возложат на продавца работ — то есть на вас.
Когда в справке КС-3 нет НДС
Основание одно: у подрядчика нет обязанности начислять налог на реализацию. Это бывает, когда организация или ИП освобождены от исполнения обязанностей налогоплательщика, применяют специальный режим или вообще не признаются плательщиками налога.
Тогда в акте КС-2 и справке КС-3 стоимость работ показывают в той сумме, которую фактически получит исполнитель. Налог внутри этой суммы не «сидит» и сверху не добавляется.
Отдельно про налоговых агентов. Если вы арендуете государственное или муниципальное имущество, налог исчисляет и уплачивает арендатор как налоговый агент (ст. 161 НК РФ). В этом случае в договоре и первичном документе делают запись или ставят отметку «НДС исчисляется налоговым агентом» (ст. 168 НК РФ). Это другая ситуация, и путать её с «Без налога (НДС)» нельзя.
Что писать в самой форме КС-3
Форма КС-3 — это справка о стоимости выполненных работ и затрат. В ней есть строки «Всего с начала проведения работ», «с начала года» и «за отчётный период», а также отдельная строка для суммы налога.
Если налог не начисляется, в строке налога ставят прочерк или ноль. В строке «Всего» указывают ту же сумму, что и в стоимости работ, — без увеличения. Никаких расчётных надписей «в том числе НДС» в справке быть не должно: это создаст видимость, что налог начислен.
Сумма в КС-3 должна совпадать с итогом акта КС-2 за тот же период. Расхождение — первый повод для вопросов при проверке.
Какие документы приложить к справке
Одной КС-3 мало. Нужны документы, которые объясняют, почему налога нет.
- Договор подряда с формулировкой, что стоимость работ налогом не облагается, и ссылкой на основание освобождения.
- Акт КС-2 с той же суммой, что и в справке.
- Счёт или счёт-фактура. Если исполнитель освобождён от обязанностей налогоплательщика, счёт-фактура составляется без выделения сумм налога, а на документе делается надпись или ставится штамп «Без налога (НДС)» (ст. 168 НК РФ). Если исполнитель применяет упрощённую систему и освобождён от обязанностей налогоплательщика, счёт-фактура не составляется вовсе (ст. 168 НК РФ).
Заказчику стоит хранить эту папку целиком. При проверке смотрят не отдельную справку, а всю цепочку: договор, акт, справку, счёт.
Ошибки, из-за которых доначислят налог
Первая и самая дорогая — недостоверная отметка «Без налога (НДС)». Если установят, что отметка проставлена неправомерно, обязанность по исчислению и уплате налога возложат на налогоплательщика-продавца товаров, работ или услуг (ст. 161 НК РФ). То есть налог заплатит подрядчик, даже если он считал себя освобождённым.
Вторая ошибка — потеря права на освобождение или переход с патентной системы на общий режим. В такой ситуации исполнитель исчисляет и уплачивает налог по операциям реализации с периода, в котором перешёл на общий режим (ст. 161 НК РФ). Справки, оформленные «без НДС» после этой даты, окажутся неверными.
Третья ошибка — несовпадение сумм. В КС-3 стоит одна цифра, в КС-2 другая, в счёте третья. Это ломает учёт у обеих сторон и даёт повод пересчитать налоговую базу.
Четвёртая — выделение налога отдельной строкой там, где его нет. В расчётных документах, первичных учётных документах и счетах-фактурах сумма налога выделяется отдельной строкой (ст. 168 НК РФ). Если вы поставили такую строку, будьте готовы, что налог придётся заплатить.
Что делать заказчику перед подписанием
Сначала проверьте статус подрядчика: есть ли у него освобождение, какой режим он применяет, не утратил ли он право на освобождение в этом квартале. Попросите подтверждающий документ, а не ограничивайтесь устным заверением.
Затем сверьте три цифры: сумма в договоре, итог КС-2 и итог КС-3. Они должны совпадать до рубля.
Потом проверьте отметку в счёте или счёте-фактуре. Формулировка должна быть дословно «Без налога (НДС)» либо «НДС исчисляется налоговым агентом», если вы выступаете агентом.
Если подрядчик утратил освобождение в середине работ, пересчитайте закрытие. Справку за период после утраты права оформляют уже с налогом. Ставка — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Сроки и отчётность
Если налог всё-таки появился, у подрядчика возникает обязанность отчитаться. Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Заказчику эти сроки важны косвенно: если подрядчик не отчитался, вопросы придут и к нему — по цепочке сделок. Поэтому закрывайте квартал с полным комплектом документов, а не только с подписанной КС-3.
Частые вопросы
Можно ли в КС-3 написать «без НДС» от руки?
Лучше не надо. Отметка должна быть в документах, которые вы передаёте контрагенту: в договоре, первичном учётном документе, счёте. Исправления от руки в форме повышают риск спора о содержании документа.
Что делать, если подрядчик на УСН просит указать НДС в КС-3?
Если он освобождён от обязанностей налогоплательщика и применяет упрощённую систему, счёт-фактура не составляется (ст. 168 НК РФ). Указывать налог в справке нет оснований. Если подрядчик стал плательщиком налога, он оформляет документы с налогом по ставке 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Кто заплатит налог, если отметка «Без налога (НДС)» оказалась недостоверной?
Налогоплательщик-продавец товаров, работ или услуг (ст. 161 НК РФ). Заказчик в этой ситуации не становится плательщиком, но рискует потерять вычет, если он был заявлен.
Нужно ли заказчику проверять право подрядчика на освобождение?
Да, до подписания КС-3. Если освобождение утрачено, налог начисляется с периода перехода на общий режим (ст. 161 НК РФ), и справка без налога за этот период будет неверной.
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.