6-НДФЛ по обособленному подразделению сдают в налоговую по месту учета этого подразделения. Налог с доходов его работников тоже перечисляют туда. Есть исключение: если головная организация и подразделение находятся в одном муниципальном образовании, можно отчитываться по месту нахождения организации.
Общее правило: отчетность по месту подразделения
Сумма НДФЛ, которую удержали с доходов работников, перечисляется по месту учета налогового агента, а также по месту нахождения каждого обособленного подразделения. Это правило закреплено в п. 7 ст. 226 НК РФ. Значит, по каждому подразделению вы отчитываетесь отдельно.
Сумму налога по подразделению считайте по доходам, которые начислены и выплачены его работникам. В расчет входят и выплаты по договорам гражданско-правового характера, если такой договор заключало подразделение или его уполномоченные лица от имени организации. Это прямо указано в п. 7 ст. 226 НК РФ.
Проверьте, стоит ли подразделение на учете в своей налоговой. Если постановка на учет не завершена, сдать отчет не получится: у подразделения нет своего КПП и привязки к инспекции.
Когда можно отчитываться по головной организации
Закон допускает один вариант, когда отчетность собирается в одной инспекции. Если организация и ее обособленные подразделения находятся на территории одного муниципального образования, налог можно платить по месту нахождения организации. Место выбирает сам налоговый агент с учетом порядка, установленного п. 2 ст. 230 НК РФ.
Это удобно: вместо нескольких отчетов вы сдаете один. Но решение нужно зафиксировать и применять последовательно. Если подразделения разбросаны по разным муниципальным образованиям, льгота не действует — отчитывайтесь по каждому адресу.
Страховые взносы: отдельный расчет
По страховым взносам действует похожая логика. Уплата взносов и представление расчетов идут по месту нахождения организации и по месту нахождения обособленных подразделений. Подразделение должно иметь открытые счета в банках и само начислять выплаты физлицам — п. 11 ст. 431 НК РФ.
Сумму взносов по подразделению определяйте по величине базы, которая относится к этому подразделению (п. 12 ст. 431 НК РФ). Сумма по головной организации считается как разница между общим начислением по организации и совокупной суммой по всем подразделениям (п. 13 ст. 431 НК РФ).
Если подразделение находится за пределами России, взносы платят и расчеты сдают по месту нахождения организации (п. 14 ст. 431 НК РФ). Для зарубежных филиалов отдельная отчетность не нужна.
Порядок действий для владельца
Сначала определите, есть ли у подразделения свой КПП и постановка на учет. Затем решите, попадаете ли вы под исключение по одному муниципальному образованию. Если нет — готовьте отдельный отчет по каждому адресу.
Дальше распределите доходы. Каждое начисление должно попасть в отчет того подразделения, которое выплачивает его работнику. Смешивать базы нельзя: инспекции сверяют данные с выплатами и взносами.
Отдельно проверьте договоры гражданско-правового характера. Если их заключает подразделение, выплаты идут в его отчет. Если договор подписан головной организацией, доход относится к ней.
Ошибки и последствия
Самая частая ошибка — сдать один отчет по всем подразделениям, когда исключение не применяется. Инспекция увидит расхождение между выплатами и налогом по конкретному адресу. Это грозит штрафом за недостоверные сведения и требованием пояснений.
Вторая ошибка — неверное распределение базы. Если доход работника подразделения попал в отчет головной организации, налог ушел не туда. Придется подавать уточненные расчеты и доплачивать.
Третья ошибка — забыть про подразделение, которое открыли в середине года. С момента, когда оно начало платить людям, у вас появляется обязанность отчитываться по его месту учета. Ведите список подразделений с адресами, КПП и датами выплат.
Частые вопросы
Куда сдавать 6-НДФЛ, если подразделение в другом городе?
В налоговую по месту учета этого подразделения. Налог с доходов его работников перечисляйте туда же.
Можно ли сдавать один отчет на все подразделения?
Только если организация и подразделения находятся в одном муниципальном образовании. Тогда отчет сдают по месту нахождения организации.
Куда платить страховые взносы за работников подразделения?
По месту нахождения подразделения, если у него есть счета в банке и оно само начисляет выплаты. Сумму считают по базе этого подразделения.
Что будет, если отправить отчет не в ту инспекцию?
Налог окажется не на том адресе. Придется подать уточненный расчет и доплатить, а инспекция может запросить пояснения и оштрафовать за недостоверные сведения.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.