Отчёт 6-НДФЛ — это расчёт сумм налога на доходы физических лиц, который налоговый агент сдаёт по выплатам своим работникам и другим физлицам. Заполнять его нужно нарастающим итогом за отчётные периоды, а не за отдельный месяц. Ошибки в датах получения дохода и в суммах ведут к неверным данным в расчёте, поэтому заполнение лучше строить по шагам.
Что такое 6-НДФЛ и кто его сдаёт
6-НДФЛ сдаёт каждый, кто выплачивает доходы физлицам и выступает налоговым агентом. Для ООО это выплаты работникам по трудовым договорам, а также подрядчикам и исполнителям по гражданско-правовым договорам. Для ИП расчёт возникает, если он привлекает наёмных работников или выплачивает доходы другим физлицам.
Если выплат в пользу физлиц не было, отчитываться по этому расчёту не нужно. Пустой отчёт за период без выплат не сдают. Это первое, что стоит проверить перед заполнением: были ли в периоде начисления и выплаты, по которым вы выступаете налоговым агентом.
Расчёт не заменяет другие отчёты по работникам. Он показывает именно суммы дохода, вычетов и налога, а также сроки, в которые налог удержан и перечислен. Поэтому данные в нём должны совпадать с тем, что вы фактически заплатили в бюджет.
Порядок действий при заполнении
Начните с титульного листа. Укажите период, за который сдаёте расчёт, и данные организации или ИП. Проверьте, что реквизиты совпадают с теми, что указаны в других ваших отчётах: расхождения создают лишние вопросы при сверке.
Затем соберите доходы по каждому физлицу. Возьмите начисления за период и определите, к какому месяцу они относятся. Для этого нужна дата фактического получения дохода: от неё зависит, в какой период попадёт сумма.
Отдельно посчитайте вычеты. Если работник получает стандартные, социальные или имущественные вычеты через работодателя, они уменьшают базу по налогу. Суммы вычетов должны быть подтверждены документами, иначе уменьшать налог не на что.
После этого рассчитайте налог по каждой выплате и проверьте, когда он удержан и перечислен. В расчёте отражаются и суммы налога, и сроки перечисления. Если налог перечислен позже срока, это видно при сверке с бюджетом.
В конце сверьте расчёт с расчётными ведомостями и платёжными документами. Суммы дохода, вычетов и налога должны сходиться с учётом. Расхождение почти всегда означает ошибку в одной из дат.
Дата получения дохода: главный источник ошибок
Дата фактического получения дохода определяется по ст. 223 НК РФ. Для зарплаты это обычно последний день месяца, за который она начислена. Поэтому зарплата за декабрь, выплаченная в январе, попадает в доход декабря, а не января.
Для выплат по гражданско-правовым договорам дата получения дохода — день выплаты. Если вы перечислили подрядчику деньги в одном месяце, а акт подписали в другом, ориентируйтесь на день платежа.
Отдельные правила действуют для командировочных расходов. По ст. 223 НК РФ при утверждении авансового отчёта после возвращения работника из командировки датой получения дохода признаётся последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт. Если отчёт утвердили с опозданием, доход попадёт в другой период.
Есть правило и для материальной выгоды от экономии на процентах по заёмным средствам. По ст. 223 НК РФ датой дохода признаётся последний день каждого месяца в течение срока, на который предоставлены заёмные средства. Если вы выдавали работнику заём под низкий процент, это нужно отслеживать ежемесячно, а не один раз при выдаче.
Типичные ошибки
Первая ошибка — путать месяц начисления и месяц выплаты. Из-за этого зарплата за декабрь оказывается в расчёте следующего года, а данные не сходятся с ведомостями. Проверяйте каждую выплату по дате получения дохода, а не по дате платёжного поручения.
Вторая ошибка — неверно отражать командировочные и другие выплаты с утверждаемым авансовым отчётом. Дата здесь привязана к месяцу утверждения отчёта, а не к дате выдачи денег или возвращения работника. Сдвиг на месяц меняет период отражения дохода.
Третья ошибка — забывать про материальную выгоду по займам. Доход возникает каждый месяц в течение срока займа, и его нужно отражать регулярно. Разовая запись при выдаче займа даст неполный расчёт.
Четвёртая ошибка — не сходиться с платёжными документами по налогу. Если в расчёте указана одна сумма, а в бюджет ушла другая, при сверке это обнаружится. Перед сдачей сравните расчёт с выписками по уплате налога.
Пятая ошибка — сдавать пустой расчёт, когда выплат не было. Такой отчёт не нужен, а лишняя отчётность только создаёт путаницу в данных.
Последствия ошибок и что делать
Неверные данные в расчёте означают, что налоговая видит неполную или искажённую картину по вашим выплатам. При сверке это выявляется, и вам придётся объяснять расхождения. Чем раньше вы найдёте ошибку сами, тем проще исправить ситуацию.
Если ошибка найдена до сдачи, исправьте расчёт и сдайте корректную версию. Если после сдачи, подайте уточнённый расчёт за тот же период. Уточнёнка должна содержать правильные суммы, а не только разницу.
Проверьте, не привёл ли сбой в датах к неверному налогу. Если налог удержан или перечислен не в том размере, это отдельный вопрос, который нужно закрыть вместе с исправлением расчёта. Сверка с бюджетом покажет, есть ли расхождение по суммам.
Чтобы не повторять ошибки, заведите простую привычку: перед сдачей сверять каждую выплату по дате получения дохода и по платёжному документу. Такой контроль занимает немного времени, но снимает большинство расхождений.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если в периоде не было выплат работникам?
Нет. Если вы не выплачивали доходы физлицам и не выступали налоговым агентом, расчёт за этот период не сдают.
В каком периоде отражать зарплату за декабрь, если выплатили её в январе?
В доходе декабря. По ст. 223 НК РФ дата получения дохода по зарплате — последний день месяца, за который она начислена, а не день выплаты.
Когда отражать командировочные расходы, если авансовый отчёт утвердили позже?
Датой получения дохода будет последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт. Смотрите на дату утверждения, а не на дату возвращения работника.
Как отражать доход по займу работнику без процентов?
Каждый месяц в течение срока займа. По ст. 223 НК РФ датой дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах признаётся последний день каждого месяца пользования заёмными средствами.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.